Se você luta com prazos, tende a procrastinar muito ou se distrai facilmente com uma notificação aleatória; você pode ser uma vítima da lei de Parkinson. A lei de Parkinson explica que quanto mais tempo nos é dado para uma determinada tarefa, mais tempo levará para completá-la.
Esta é a razão pela qual a procrastinação é tão prevalente. Mas como superá-lo? Antes de podermos falar sobre a superação da lei de Parkinson, é importante entender sua natureza e por que ela é prevalente.
O que é a Lei de Parkinson?
A Lei de Parkinson é um ditado, cunhado por Cyril Northcote Parkinson, um historiador naval britânico. Ele afirma:
É lugar-comum observar que o trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível para sua realização.
Para entender o conceito, considere uma pessoa encarregada de escrever uma redação em um prazo de 48 horas. A pessoa, no primeiro dia, coletará dados relevantes para a pesquisa e formará um esboço. No próximo, eles irão trabalhar e escrever o primeiro rascunho do ensaio.
À medida que o prazo se aproxima, com algumas horas restantes, eles irão editar, revisar e, finalmente, enviar o rascunho. E se a pessoa tivesse um prazo de 24 horas? É perfeitamente possível que a pessoa tenha escrito facilmente a redação designada em 24 horas, sem sacrificar a qualidade.
Agora pense em quantas vezes você se deparou com circunstâncias semelhantes. Você provavelmente pode pensar em várias instâncias em que recebeu uma tarefa com um prazo mais longo. Mas, em vez de concluir a tarefa no tempo necessário para concluí-la, você usou todo o tempo disponível (de acordo com o prazo) para concluí-la.
Usando a Lei de Parkinson para maximizar sua produtividade
Embora a lei de Parkinson seja predominante e aparentemente inevitável, você pode usá-la a seu favor controlando como gasta seu tempo. Aqui estão algumas estratégias que você pode usar para superar a lei de Parkinson e se tornar mais produtivo:
1. Definir metas SMART
As pessoas tendem a relaxar e procrastinar mais quando não sentem que seu trabalho é importante. Outra grande causa de procrastinação é a incerteza sobre os próximos passos. Se você não sabe o que fará quando terminar um projeto, provavelmente atrasará sua conclusão.
Por isso é importante definir metas SMART para superar a lei de Parkinson. Ter em mente um objetivo específico e com restrição de tempo o deixa mais ansioso para trabalhar nele e usar seu tempo e outros recursos de forma mais consciente.
2. Agendar Efetivamente
Todos nós sabemos a importância do agendamento. Isso nos ajuda a permanecer conscientes de como gastamos nosso tempo, minimizando o impacto negativo da lei de Parkinson. Para agendamento e planejamento eficazes, você pode usar aplicativos de calendários para agendar tarefas.
No entanto, você deve sempre incluir um horário limite em sua programação. Um horário limite designado (para o dia) lhe dá uma sensação de urgência e você é obrigado a concluir suas tarefas do dia dentro desse prazo.
Quando você não tem um horário limite definido, sente que tem mais tempo e provavelmente se distrairá ou trabalhará devagar. Você diz a si mesmo que compensará isso adicionando mais horas à noite, "ampliando o trabalho".
A lei de Parkinson atinge com mais força quando você tem um projeto enorme com um prazo longo. Um prazo mais longo significa que você tem mais tempo para relaxar e se distrair. Para evitar isso, você precisa dividir o projeto em tarefas menores. Agora estabeleça prazos intermediários para cada uma das tarefas menores e programe-as de acordo.
Dividir um grande projeto em tarefas menores o torna menos assustador e mais factível; então é menos provável que você procrastine. Além disso, ao se dar prazos mais curtos e imediatos, você não está se dando muito tempo. Como não há muito tempo sobrando, você sente uma sensação de urgência que o motiva a concluir as tarefas.
4. Rastrear tempo
É provável que suas estimativas sejam imprecisas, inicialmente. Você pode se dar 3 horas para um projeto. Mas enquanto trabalha nele, você descobre que precisará de mais 2 horas para completá-lo. Se isso acontecer, simplesmente reajuste sua agenda e reserve um tempo extra. Definir prazos precisos para seus projetos ajuda você a planejá-los com eficiência. Para isso, você pode começar a monitorar o tempo que leva para concluir cada projeto.
Existem vários ótimos aplicativos de controle de tempo que você pode usar para rastrear quanto tempo leva um determinado projeto. Ao usar um aplicativo de controle de tempo, você pode acessar o registro de tempo e ver quanto tempo levou para concluir diferentes projetos. Isso ajuda a fazer estimativas melhores e definir prazos mais realistas para seus projetos e evita que você perca tempo.
5. Usar Timeboxing
Quando precisamos fazer algo, não pensamos em quanto tempo levará para concluir o projeto. Em vez disso, pensamos em quanto tempo nos é dado para o projeto. É aí que a lei de Parkinson entra em ação. Se o tempo determinado para a tarefa atribuída for maior do que o tempo necessário, tendemos a adiar a tarefa até o último minuto.
Para evitar que isso aconteça, use o timeboxing. Timeboxing envolve pensar em quanto tempo um determinado projeto levará para concluir uma tarefa, definir um prazo auto-imposto (uma caixa de tempo) de acordo com o tempo necessário para a tarefa e aderir a isto.
Digamos que você tenha três dias para concluir um projeto. Após avaliação, você descobre que isso pode ser feito em três horas. Defina um prazo de 3 horas para o projeto e se esforce para concluí-lo dentro do prazo. Com o timeboxing, você se torna mais consciente de como e onde está usando seu tempo. Quando há um prazo iminente em sua mente, é menos provável que você procrastine.
6. Use a Técnica Pomodoro
Assim como o timeboxing, você pode Use o método Pomodoro para se tornar mais produtivo e vencer a lei de Parkinson. O método Pomodoro envolve sessões de trabalho curtas, mas intensivas, com intervalos curtos entre elas.
Ao usar o método Pomodoro, você não está pensando no prazo real da tarefa, mas nos 25 minutos que definiu para si mesmo. Isso elimina a possibilidade de a lei de Parkinson entrar em ação. Veja como você pode usar a técnica Pomodoro:
- Anote uma lista de tarefas, em ordem de prioridade.
- Defina um cronômetro para 25 minutos.
- Comece a trabalhar na tarefa de maior prioridade até o cronômetro desligar.
- Faça uma pausa de 5 minutos.
- Repita quatro sessões de 25 minutos.
- Faça uma pausa de 30 minutos.
Embora você possa usar um timer em seu telefone ou laptop, existem aplicativos para a técnica Pomodoro que o tornam muito mais fácil e eficaz.
Faça mais em menos tempo
Você não precisa começar com todas essas estratégias desde o primeiro dia; você pode escolher um ou dois e executá-los da maneira mais eficaz possível. O truque é tornar-se consciente de como você usa seu tempo e evitar que a lei de Parkinson "expanda seu trabalho".
Depois de pegar o jeito, você pode incorporar mais dessas estratégias em sua rotina. Mas não pare por aí! Você pode aprender sobre mais maneiras de aumentar sua produtividade e fazer mais em menos tempo.