Como criar um mapa de tempo para melhorar sua produtividade

Com que frequência você se sente perdido - incapaz de lidar com o fluxo interminável de tarefas lançadas em seu caminho? Você deita na cama à noite pensando em todo o trabalho que poderia ter feito durante o dia, mas não conseguiu.

Você pensa em como poderia ter gerenciado melhor seu tempo e feito mais. Mas o dia está perdido. Se ao menos você tivesse feito todo esse planejamento com antecedência. Se o cenário acima descreve sua situação, você precisa considerar o mapeamento de tempo.

O que é mapeamento de tempo? Como é diferente do bloqueio de tempo?

O mapeamento do tempo refere-se ao processo de criação de uma estrutura que mapeia suas atividades (trabalho, reuniões, compromissos pessoais) em relação ao tempo. É fácil confundir mapeamento de tempo com agendamento ou métodos convencionais de gerenciamento de tempo, como bloqueio de tempo. No entanto, há uma diferença notável.

Um mapa de tempo oferece uma visão holística do seu dia, semana ou mês. Ele fornece clareza sobre como você deve passar seus dias, o que precisa fazer e quando. Depois de ter um esqueleto de como planeja gastar seu tempo, você pode começar a agendar blocos de tempo para tarefas de alta prioridade (bloqueio de tempo).

Ao contrário de outros métodos de gerenciamento de tempo, o mapeamento de tempo não é apenas alocar tempo para o trabalho. É o plano completo de como você gasta seu tempo, desde o trabalho e passatempos até o lazer e a família. E quando você cria o hábito de mapear o tempo, a mágica acontece.

Você obtém um mapa claro do que deve fazer, para que o cansaço da decisão desapareça. Os dias de malabarismo entre vários projetos desaparecem porque você já agendou blocos de tempo para tarefas de alta prioridade. Você sabe quando é hora de trabalhar e quando é hora de esquecer suas preocupações e tomar uma xícara de café quente. Você não está mais com pressa e está trabalhando mais.

Parece bom, certo? Vamos falar sobre como criar um mapa do tempo para aumentar a produtividade e assumir o controle de sua vida.

Como criar um mapa de tempo para melhorar a produtividade

Não existe uma maneira padrão de criar um mapa de tempo porque o mapeamento de tempo é pessoal. As pessoas têm objetivos, temperamentos e circunstâncias diferentes. O que funciona para um pode não funcionar para outro. No entanto, o guia a seguir fornece um esboço de um processo típico de criação de mapa de tempo que você pode seguir e moldar de acordo com suas circunstâncias específicas.

Etapa 1: considere como você gasta o tempo

Antes de começar a criar um mapa do tempo, é crucial se perguntar: por que você está criando um mapa do tempo e o que espera alcançar? Essas são questões importantes que afetam a eficácia do mapeamento de tempo para você. É por isso que é crucial ser sincero ao responder a essas perguntas.

Você pode começar pensando em como gasta seu tempo em um dia normal. Você está feliz com sua rotina atual? Se não, pense no que você gostaria de melhorar. Não se esqueça de que você está criando um mapa de tempo para si mesmo.

Isso significa que você deve levar em consideração sua personalidade, pico de horas produtivas e hábitos ao responder a essas perguntas. Por exemplo, se você sabe que trabalha melhor tarde da noite, pode definir blocos de tempo para suas tarefas de maior prioridade à noite para garantir a máxima eficiência.

Depois de ter uma visão panorâmica do seu estilo de vida, considerado as falhas em sua rotina, notado o coisas que você deseja melhorar e percebeu o que deseja alcançar com seu mapa de tempo, passe para a próxima etapa.

Etapa 2: crie uma lista de tarefas

Liste as atividades que você deseja fazer em um período de tempo definido. Para o seu mapa pela primeira vez, é melhor ficar com um período de tempo mais curto, de preferência uma semana. Isso porque um período de tempo mais curto ajuda você a definir metas realistas e a se sentir menos sobrecarregado.

Ao listar suas atividades da semana, crie categorias para as diferentes áreas de sua vida (trabalho, hobbies, saúde, amigos e família). Você pode gerenciar facilmente suas tarefas depois de segregá-las em categorias relevantes. Mas não exagere. É melhor manter suas categorias entre 3-5 para evitar confusão.

Etapa 3: Codificar atividades diferentes com cores

Criar mapas de tempo não precisa ser chato. Você pode (deve) adicionar cor às diferentes categorias de mapas de tempo. Isso torna seu mapeamento de tempo divertido e as diferentes cores ajudam a visualizar seu mapa de tempo. Mas não adicione cores aleatoriamente. Cores diferentes representam sentimentos diferentes, portanto, codifique as cores de acordo.

O verde representa a natureza e a abundância, e é por isso que atribuímos uma cor verde à minha categoria de saúde no Clockify.

Passo 4: Priorize Tarefas

Ao listar as atividades que deseja concluir em uma semana, você perceberá que não há horas suficientes para concluir todas as tarefas. É aqui que você terá que começar a priorizar. A maioria das pessoas, no entanto, acha difícil priorizar. Se é você, use a matriz de Eisenhower para priorizar suas tarefas.

A matriz de Eisenhower ajuda a categorizar as tarefas em quatro quadrantes com base em sua importância e urgência. As tarefas mais importantes e urgentes recebem a prioridade mais alta, enquanto as tarefas menos importantes e menos urgentes são agendadas para mais tarde, delegadas ou removidas da lista de tarefas.

Etapa 5: agendar blocos de tempo

Depois de priorizar as tarefas, o bloqueio de tempo é o próximo passo. Veja como criar blocos de tempo em seu calendário:

1. Crie blocos de tempo para tarefas de alta prioridade.
2. Depois disso, crie blocos de tempo para reuniões.
3. Se você tiver horários suficientes, crie blocos de tempo para outras tarefas ou projetos importantes.

Embora o processo pareça simples, você cometerá erros inicialmente. Mas não se preocupe, você vai melhorar nisso eventualmente. No entanto, para facilitar o processo e minimizar as chances de erro, aqui estão algumas dicas a serem lembradas:

• Mantenha seus blocos de tempo flexíveis o suficiente para deixar espaço para chamadas inesperadas e distrações inevitáveis.
• Defina um horário fixo para tarefas rotineiras (café da manhã, corrida matinal, jantar).
• Agende reuniões (se possível) em um único bloco de tempo porque as reuniões dispersas ao longo do dia podem prejudicar a produtividade.
• Não se esqueça de criar blocos de tempo para descanso.
• Deixe blocos de tempo em branco para eventos súbitos e inesperados.

Passo 6: Revise e Revise

Agora que você criou seu mapa de tempo, é hora de revisá-lo. Veja se o seu mapa de tempo semanal representa perfeitamente como você deseja passar a semana. Se não, modifique-o. Por exemplo, se você acumulou muito trabalho intensivo na segunda e na terça - enquanto você tem tempo considerável de sobra na quarta-feira - você pode adicionar algum trabalho na quarta-feira para equilibrar seus dias.

Seu mapa de tempo não é uma ordem judicial, portanto, sinta-se à vontade para modificá-lo e fazer os ajustes que julgar adequados. Mas faça isso antes de começar a segui-lo, porque mudar seu mapa de tempo no meio do caminho pode atrapalhar toda a programação da semana.

Ao seguir seu mapa de tempo, veja como ele funciona. Pergunte a si mesmo: você foi capaz de segui-lo? Aumentou sua produtividade? Existem áreas que precisam de mais melhorias? Com base em suas respostas, faça os ajustes necessários em seus mapas de tempo futuros.

O software de mapeamento de tempo não é uma necessidade, mas torna o processo mais eficiente. Tudo o que você precisa é de papel e caneta para criar um mapa de tempo, listando e priorizando as atividades semanais e criando blocos de tempo para a semana.

Mas há um problema com isso. Você não pode fazer alterações. O software de mapeamento de tempo torna o mapeamento de tempo mais fácil e eficiente. Além disso, seu mapa de tempo está sempre acessível em seu telefone.

Clockify é um dos melhores softwares de gerenciamento de tempo. Ele oferece uma interface elegante e fácil de navegar e muitos recursos que ajudam a criar mapas de tempo abrangentes.

Você pode facilmente criar blocos de tempo no aplicativo visualização de calendário. Clique em qualquer intervalo de tempo (que ainda não esteja bloqueado) e um Adicionar entrada de hora aparecerá. Agora preencha os detalhes e clique no botão ADICIONAR botão. Repita o processo por quantos blocos de tempo desejar.

Você pode use o TimeCamp para economizar tempo, aumentar a produtividadee criar mapas de tempo. Depois de adicionar blocos de tempo para a semana (ou mês), integre o Google Agenda ao seu TimeCamp.

Os blocos de tempo do seu Google Agenda aparecerão automaticamente no quadro de horários do TimeCamp no horário designado. Além do mais, o TimeCamp oferece rastreamento automático de tempo - um salva-vidas para pessoas que muitas vezes se esquecem de adicionar entradas de tempo.

O Planyway permite integrar Trello, Jira, Google Calendar e Microsoft Teams. Se você gerencia projetos no Trello e agenda reuniões no Google Agenda, pode ser difícil saber o que fazer e quando.

O Planyway reúne tudo em um só lugar, facilitando a criação de um mapa do tempo. Você pode arrastar blocos de tempo pelo calendário Planyway, facilitando os ajustes de última hora.

Desde escrever artigos e fazer orçamentos até criar uma lista de observação dos meus filmes favoritos, você pode fazer muito com o pacote Google Docs Editors. Criar um mapa de tempo não é diferente.

O Planilhas Google oferece tudo o que você precisa para criar o mapa de tempo perfeito. O que diferencia o Planilhas Google de outros softwares de mapeamento de tempo é a liberdade que ele oferece. Você pode criar seu mapa de tempo como quiser, sem se limitar à interface do aplicativo.

Mas se você não quer o incômodo de criar um mapa de tempo do zero, aqui está um Modelo de mapa de tempo do Planilhas Google que você pode usar e personalizar.

A procrastinação é o inimigo

O mapeamento de tempo ajuda você a gerenciar melhor seu tempo. Dá-lhe direção e um caminho a seguir. Mas você deve se comprometer com ele para que ele mostre suas maravilhas. E o maior obstáculo que você enfrentará no caminho é a procrastinação.

Muitas pessoas lutam contra a procrastinação e usam métodos diferentes para lidar com isso. Embora todos esses métodos tenham seus pontos positivos, a regra dos cinco minutos é uma das mais eficazes.