Aumente a comunicação em sua equipe com essas dicas

A maneira mais crítica de obter sucesso com o seu negócio é por meio de uma comunicação eficaz. Sua equipe deve se sentir à vontade para fazer perguntas, ter uma compreensão profunda dos objetivos da empresa e saber que seus pensamentos são valorizados. Fortes hábitos de comunicação dentro de sua equipe não acontecem da noite para o dia. É preciso comprometimento para implementar estratégias que funcionem e, finalmente, criar um ambiente de trabalho aberto.

Se você está empenhado em aumentar a comunicação eficaz com sua equipe, leia as dicas que você precisa para começar a implementar para obter sucesso e manter todos felizes.

Comunique-se por meio do resumo

Ouvir ativamente na comunicação é procurar entender. É imperativo garantir que todos estejam na mesma página. A falta de comunicação acontece com muita frequência nas empresas e pode ser facilmente aliviada pelo resumo da prática.

"Resumir ou parafrasear é uma habilidade de escuta ativa que envolve repetir o que uma pessoa comunicou", explica Max Ade, CEO da

Pickleheads. "Embora esse tipo de comunicação possa parecer repetitivo, é a maneira mais eficaz de evitar mal-entendidos. O processo envolve ouvir ativamente uma pessoa falar, resumir e repetir o que ela disse e confirmar o entendimento entre o grupo."

Como isso se parece na prática? Ian Heyman, fundador da Proteção masculina contra gotejamento compartilha: "Pode parecer diferente para todos, mas uma maneira de abordá-lo é ter uma base de contato com sua equipe onde todos praticam a paráfrase. Ao repetir como cada um de vocês entende um conceito ou conversa, você pode evitar muitos problemas de comunicação. Isso pode levar sua equipe a ser mais produtiva porque todos sabem com clareza o que você está trabalhando."

Resumir como uma habilidade de comunicação requer prática. Para os líderes, é melhor dar o exemplo e lançar essa estratégia. Levará algum tempo para que todos participem e se acostumem com esse método de comunicação, mas será incrivelmente benéfico em geral.

Definir agendas claras para todas as reuniões

Uma das maiores reclamações de muitos funcionários em relação às reuniões é que elas tomam muito tempo e são ineficazes. Isso tende a acontecer quando as reuniões não são planejadas e executadas adequadamente. O melhor método para garantir que as reuniões sejam benéficas para a equipe é ter agendas claras delineadas com bastante antecedência.

"Nunca se pode estar preparado demais", diz Max Schwartzapfel, CMO da Lutando por você. "Ao organizar uma reunião, considere montar uma agenda clara e coesa com pelo menos três dias de antecedência. Fazer isso pode dar à sua equipe tempo para preparar quaisquer entregas, perguntas ou pensamentos de antemão. Tentar se comunicar no local pode deixar espaço para informações perdidas, e ninguém quer isso."

Muitas vezes, é muito fácil que as reuniões saiam do controle. “Reuniões cronometradas com agendas rígidas são uma ótima maneira de garantir que você realmente faça as coisas”, compartilha Karim Hachem, vice-presidente de comércio eletrônico da Maxine de Hollywood. “Mapeie um cronograma para cada tópico e peça a alguém que controle o tempo para que você fique dentro do cronograma. Você também pode deixar um espaço ao final das reuniões para perguntas; desta vez também é uma ótima maneira de determinar se um tópico precisa de mais atenção. Cronometrar as reuniões ajuda a garantir que você acerte tudo o que deseja discutir enquanto descobre o que precisa de mais comunicação."

Durante as reuniões, certifique-se de que sua equipe se sinta à vontade para se abrir sobre o que está acontecendo na empresa. Abra espaço para perguntas, convide discussões animadas e inclua todos na conversa. Quando você tem uma política de portas abertas, esta deve ser a norma e sua equipe estará ansiosa para compartilhar seus pensamentos.

Bases de toque periódico do host

Quando sua equipe está ocupada fazendo o trabalho, a comunicação muitas vezes pode cair no esquecimento. Mas sem essa comunicação, o trabalho sofrerá. É importante deixar tempo na carga de trabalho de sua equipe para tocar na base. Isso pode ser na forma de equipes específicas de projetos individuais, equipes completas ou de outra forma. A frequência disso é algo que você pode determinar para atender às suas necessidades específicas, contanto que você garanta que todas as reuniões de contato sejam eficazes e não simplesmente esgotem o tempo.

Christy Pyrz, diretora de marketing da Peptídeos Paradigmáticos diz: “Considere que os líderes se reúnam com sua equipe individualmente todos os meses. Você não precisa de agendas para essas reuniões. Em vez disso, você pode usá-lo como um período de comunicação aberta para discutir o trabalho do funcionário, saúde mental, crescimento e ideias gerais para o negócio."

Se você perceber que o moral da equipe está diminuindo, considere adicionar bases de contato para colocar a equipe na mesma página. "Vendo uma queda no moral da equipe? Experimente realizar uma reunião de contato”, compartilha Melissa Rhodes, CEO da Psychics1on1. "Manter o grupo de base de contato pequeno - cerca de 5 a 6 pessoas - torna o processo ainda mais tranquilo. Todos devem poder falar livremente sobre suas ideias e pensamentos.”

Crie uma zona sem julgamento

Uma das principais razões pelas quais muitos funcionários não se sentem à vontade para falar no trabalho é o medo. Eles temem que suas palavras não sejam levadas a sério ou sofrerão repercussões. Se você leva a sério o aumento da comunicação com sua equipe, precisa criar um ambiente livre de julgamento para fazer isso.

"Você nunca quer que os funcionários sejam repreendidos por usar a voz", explica Mary Kay Bitton, chefe de inovação de produtos da Flo Vitaminas. "É essencial valorizar as opiniões de todos e garantir que cada pessoa se sinta segura para falar o que pensa."

Se você deseja criar e promover uma zona sem julgamento com sua equipe, implemente uma política de portas abertas para convidar sua equipe a expressar seus pensamentos. Forneça um espaço seguro para eles fazerem isso, como em uma reunião ou individualmente. Mantenha todos na mesma página com a política e garanta que todos estejam cumprindo o precedente. Você quer garantir que nada aconteça nos bastidores que leve sua equipe a questionar se essa política tem valor ou não.

Embora sua empresa possa ter uma política de portas abertas, algumas pessoas podem não se sentir dispostas a compartilhar seus pensamentos abertamente com uma grande equipe, por isso é aconselhável oferecer uma solução alternativa. "Um fator chave para garantir que as pessoas se sintam bem em falar é dar a elas a oportunidade de falar de uma maneira que pareça segura para elas. Você pode fazer isso incentivando as pessoas a agendar reuniões com alguém com quem desejam discutir tópicos particulares. Você também pode ter uma caixa de sugestões on-line para permitir que os funcionários enviem suas preocupações anonimamente.”

Com qualquer nova política, a implementação leva tempo e a construção de uma cultura exigirá consistência e tempo. Continue assim e, eventualmente, isso se tornará a norma. “É importante que você continue seus esforços, mesmo que não veja uma melhora imediata”, diz Ryan Delk, CEO da cartilha. “Como a maioria de nós sabe, as coisas boas levam tempo, então continue avançando, especialmente quando parecer desafiador.”

Mantenha todos informados sobre as novidades da empresa

Para que todos se sintam pertencentes à empresa, você deseja que eles se mantenham informados sobre todos os acontecimentos, mesmo que isso não afete diretamente seu cargo ou função. Essa é uma estratégia fundamental na formação de equipes e também garante que todos fiquem atualizados sobre as notícias atuais da empresa, incluindo metas, realizações e até mesmo as coisas difíceis.

"Uma ótima maneira de garantir que todos sejam informados sem levar as coisas muito a sério é ter um boletim informativo da empresa", compartilha Justin Soleimani, cofundador da Tombo. "Pode começar por necessidade, mas pode rapidamente se transformar em uma maneira de aumentar o moral. Claro, você ainda deseja compartilhar atualizações sobre o negócio, mas também pode incluir histórias edificantes sobre a equipe, comemorar marcos e aniversários e muito mais.”

Outro benefício dos boletins internos ou resumos semanais de e-mail é que eles reduzem as reuniões, melhorando a produtividade. “Se você acha que você e sua equipe estão gastando muito tempo em reuniões, considere tentar um resumo semanal por e-mail”, diz Brittany Dolin, co-fundadora da agência de bolso. “Muito do que você aborda nas reuniões pode muito bem ser comunicado por e-mail. Você pode tentar enviar atualizações semanais com resumos do que está acontecendo. É uma ótima maneira de compartilhar notícias e, ao mesmo tempo, fornecer algo concreto para referência no futuro, se necessário.”

Especialmente quando você tem equipes grandes e deseja garantir que todos tenham as informações necessárias sobre o empresa, considere encontrar uma solução para distribuir as informações com detalhes completos que possam ser referenciado. Isso reduz a fofoca e evita falhas de comunicação.

Conclusão

Você definitivamente não quer cortar custos quando se trata de comunicação da equipe. Quando a má comunicação se torna a norma, será necessário um esforço extra para quebrar o mau hábito e implementar uma solução duradoura.

A melhor maneira de começar é criar uma pequena força-tarefa com membros de sua equipe de todos os níveis. Faça um brainstorm de um plano sobre como será o objetivo final da comunicação e, em seguida, crie estratégias para chegar lá. Comunique essa nova cultura com a equipe e faça com que todos participem. É uma vitória para todos.