Como usar o método Ivy Lee no Microsoft To Do

É comum olhar para sua lista de tarefas e se perguntar por onde começar. Com tanta coisa disponível, escolher um ponto de partida todas as manhãs pode ser um desafio, sem falar no estresse.

Usando o método Ivy Lee para planejar suas tarefas, você saberá exatamente por onde começar todos os dias. E ao combiná-lo com os layouts de lista de verificação simples no Microsoft To Do, você terá um sólido processo de gerenciamento de tarefas. Quer aprender como? Primeiro, vamos mergulhar em uma breve explicação do método Ivy Lee.

O que é o método Ivy Lee?

O método Ivy Lee é uma excelente maneira de aliviar o estresse do planejamento diário. Aqui está uma rápida visão geral de como funciona:

• Anote seis tarefas todas as noites para se concentrar no dia seguinte.
• Liste-os em ordem, colocando os itens de maior prioridade primeiro.
• No dia seguinte, trabalhe em sua lista e marque os itens à medida que avança.
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• Se você terminar sua lista, evite adicionar mais tarefas - talvez use o tempo para colocar coisas menores em dia ou relaxar.
• O que sobrar em sua lista, leve-o para o dia seguinte enquanto escreve sua nova lista.

A ideia é que você saiba exatamente por onde começar no dia seguinte e qual tarefa vem a seguir. Se você compare Apple Reminders, Google Keep e Microsoft To Do, você notará que todos eles oferecem um formato de lista de verificação. Mas este último parece ter sido feito para o método Ivy Lee, graças ao seu Meu dia e Tarefas exibições de lista.

Você pode estar se perguntando o que acontece com todas as suas outras tarefas, as seis que não fazem parte da lista diária. Meu dia e tarefas trabalham juntos para evitar que as coisas saiam do controle. Meu dia é sua lista diária e Tarefas é para todas as outras listas. Você pode chamar isso de backlog.

Criando um Backlog no Microsoft To Do

Um backlog é onde você armazena todas as suas tarefas. Pode parecer meio caótico, mas não há necessidade de ficar muito granular. Pense em tarefas de trabalho, tarefas domésticas e projetos que não fazem parte de sua rotina diária. Por exemplo, revisar um relatório ou escrever uma proposta de marketing, não verificar seus e-mails ou lavar a louça.

Quando você aprende sobre a tarefa, você a adiciona ao seu backlog, onde não será esquecida, não será uma distração e estará facilmente acessível a qualquer momento.

O local perfeito para o seu backlog no Microsoft To Do é na guia Tarefas. Você o encontrará na barra lateral à esquerda. Criar uma lista de tarefas aqui é tão simples quanto digitar os itens que você deseja incluir no adicionar uma tarefa campo e apertando enter.

Se você deseja adicionar mais detalhes às tarefas, clique naquela que deseja expandir e uma barra lateral direita será aberta. Aqui você pode:

• Adicione a tarefa à sua lista Meu dia.
• Crie lembretes.
• Dê uma data de vencimento à sua tarefa.
• Coloque-o em repetição, tornando-o uma tarefa recorrente diária, semanal, mensal, anual ou personalizada.
• Categorize suas tarefas.
• Anexar um arquivo.
• Escreva uma nota.

Você não precisa ser excessivamente detalhado, mas deve incluir informações suficientes sobre a tarefa para lembrar detalhes mais tarde. Isso é especialmente importante para itens que podem ficar no backlog por um tempo.

Depois de listar todas as suas tarefas, você usará sua lista de pendências para planejar sua lista de tarefas diárias.

Escrevendo sua lista de tarefas diárias no Microsoft To Do

Assim como o backlog, o Microsoft To Do oferece o local perfeito para sua lista diária, o Meu dia aba. Você pode encontrá-lo na barra lateral esquerda na parte superior. É importante lembrar que sua lista será limpa automaticamente assim que a data mudar, para que você não queira mover os itens ao escolher o que deseja fazer no dia seguinte.

Em vez disso, ao revisar os itens em sua lista de pendências, clique na estrela nos seis itens nos quais deseja trabalhar.

De manhã, clique nas tarefas que deseja mover e selecione Adicionar ao meu dia para fazer isso. Eles também ficarão em sua lista de pendências ou na guia Tarefas com o rótulo Meu dia. Quando o Microsoft To Do limpa todos os itens inacabados, você pode encontrá-los rapidamente, graças às estrelas que você colocou neles anteriormente.

Certamente, seria mais fácil se sua lista não fosse limpa todas as noites, mas isso lhe dá tempo para revisar suas tarefas pela manhã e também um novo começo a cada dia. Dentro do seu Meu dia guia, você pode clicar e arrastar os itens aqui para priorizá-los. Você também pode dar uma olhada em alguns dos itens em sua lista de pendências clicando em Sugestões no canto superior direito.

Ao marcar uma tarefa, você pode encontrá-la no Concluído seção da guia Tarefas. Além disso, você pode ativar o Concluído lista inteligente em suas configurações - a engrenagem no canto superior direito da tela - para mostrar suas tarefas concluídas na barra lateral.

Você pode encontrar um número diferente de tarefas que funcionam para você. Não se preocupe se você não conseguir encontrar seis todos os dias, especialmente se você sabe que não completará tantos.

Listas inteligentes para usar junto com o método Ivy Lee no Microsoft To Do

Há muitas maneiras produtivas de usar o Microsoft To Do. Juntamente com seus layouts simples de lista de tarefas, o Microsoft To Do oferece listas inteligentes para ajudá-lo a se manter organizado e fazer as coisas. Eles são especialmente úteis se você quiser manter listas adicionais para lembretes, ideias ou coisas aleatórias para evitar que sobrecarreguem sua lista de tarefas ou lista de pendências.

Aqui está o que eles fazem:

• Importante- clicar na estrela ao lado de qualquer item o classifica como importante. O Microsoft To Do reúne essas tarefas na guia Importante do aplicativo, para que você possa encontrá-las em um só lugar. Isso é especialmente útil se sua lista de pendências for longa e você quiser encontrar seus itens com estrela rapidamente.
• Planejado—Microsoft To Do também reúne todos os itens aos quais você atribui uma data na guia Planejado. Aqui você encontrará suas tarefas em grupos como Hoje, Amanhã, Semana que vem, e Mais tarde.
• Atribuído a mim — se você colaborar com outras pessoas no Microsoft To Do ou no Microsoft Planner, também poderá verificar aqui as tarefas delegadas a você.
• Todos— esta lista inteligente mostra todas as tarefas que você cria no Microsoft To Do.
• Concluído- um lugar para todas as suas tarefas concluídas. Depois de marcar um item, você pode encontrá-lo aqui ou no Concluído seção de sua lista.

Se você não deseja que um ou nenhum deles apareça na barra lateral, pode desativá-los nas configurações, no ícone de roda dentada no canto superior direito. Além disso, você pode ocultar automaticamente listas inteligentes vazias e ocultar os títulos da barra lateral dos aplicativos conectados—planejador e E-mail sinalizado.

A capacidade de ocultar o que você não usa traz mais foco para os recursos que você usa. Dessa forma, você presta atenção apenas ao que é mais importante e as tarefas têm menos probabilidade de serem negligenciadas ou esquecidas.

Evite que as tarefas caiam entre as rachaduras com o Microsoft To Do

O Microsoft To Do quase parece que seus desenvolvedores tinham o método Ivy Lee em mente. Suas guias Tarefas e Meu dia combinam para oferecer uma lista diária perfeita que ajudará a facilitar o planejamento. Se você precisar levar sua lista de tarefas para onde estiver, basta baixar o aplicativo móvel. Melhor ainda, o Microsoft To Do está disponível gratuitamente com uma conta da Microsoft.