Como transformar e-mails em tarefas e comentários com o ClickUp

Você está cansado de acompanhar sua lista de tarefas alternando constantemente entre sua caixa de entrada do Gmail e o espaço de trabalho do ClickUp? Bem, o ClickUp tem uma solução para eliminar esse incômodo.

Você pode transformar seus e-mails em tarefas e comentários no ClickUp sem precisar sair do Gmail. Vamos orientá-lo através deste processo para transformar a maneira como você trabalha para aumentar sua produtividade geral.

Se você deseja encaminhar um e-mail para a seção de comentários de uma tarefa em ClickUp, você precisará obter o endereço de e-mail exclusivo da tarefa. Sim, você ouviu direito! Cada tarefa que você cria no ClickUp tem um endereço exclusivo. Para obter esse endereço, passe o mouse sobre a tarefa para a qual deseja encaminhar e-mails e clique no botão ícone de reticências.

Na lista suspensa, selecione Enviar e-mail para tarefa.

Na caixa pop-up, clique em cópia de para copiar o e-mail da tarefa para a área de transferência.

Agora abra o Gmail e clique Ctrl + V na barra de endereço para colar o e-mail da tarefa. Você notará que o texto muda imediatamente para o nome da tarefa ClickUp. Isso é muito útil se você quiser enviar outro e-mail para o mesmo endereço - basta digitar o nome da tarefa e selecioná-lo nas opções suspensas.

Adicione uma linha de assunto e corpo ao e-mail e clique no botão Enviar botão.

Após o envio do e-mail, ele aparece na seção de comentários da tarefa (conforme imagem abaixo). Observe como o ClickUp identifica o remetente e exibe o assunto e o corpo do e-mail. Também inclui um arquivo HTML do conteúdo do e-mail, que você pode baixar para o seu computador.

Assim como qualquer comentário adicionado ao ClickUp, há várias alterações que você pode fazer no e-mail encaminhado. Ao passar o mouse sobre o comentário, você pode editá-lo, visualizá-lo no modo de tela inteira ou atribuí-lo a um membro da equipe. Os membros da sua equipe também podem interagir com o comentário reagindo a ele com um emoji ou deixando uma resposta direta.

Ao clicar no ícone de reticências do comentário, você obtém opções adicionais que permitem:

• Copie o URL do comentário.
• Adicione o comentário à área de descrição da sua tarefa.
• Defina um lembrete para agir sobre o comentário.
• Exclua o comentário.

Crie novas tarefas no ClickUp via e-mail

Semelhante às tarefas no ClickUp, cada lista também possui um endereço exclusivo. Isso significa que você pode encaminhar e-mails como uma tarefa para essa lista. Para obter o endereço de qualquer lista, passe o mouse sobre o nome da lista na barra lateral principal de navegação e clique no botão ícone de reticências para abrir as configurações da lista.

Nas opções suspensas, selecione E-mail para lista.

Na caixa pop-up, clique em cópia de para copiar o e-mail da lista para a área de transferência.

Cole o e-mail na barra de endereços do Gmail, adicione uma linha de assunto e corpo e clique em Enviar. Desta vez, seu assunto será o nome de sua tarefa no ClickUp e o corpo será adicionado à área de descrição da tarefa. Todos os arquivos que você adicionar ao e-mail irão para a seção Anexos da tarefa (além do arquivo HTML que o ClickUp anexa automaticamente).

Você pode definir propriedades adicionais para a nova tarefa adicionando-as à linha de assunto:

• Cessionário: Atribua a nova tarefa a você ou a um membro da equipe (por exemplo, John Doe) usando ou.
• Data de vencimento: Defina datas de vencimento especificando datas exatas como ou usando linguagem natural, como, , ou.
• Tag: Adicione tags à sua tarefa usando. Se o nome da tag que você especificar não existir, ele será criado automaticamente.

Depois de enviar o e-mail, ele aparece na lista ClickUp especificada, conforme mostrado na imagem abaixo.

Se você trabalha frequentemente com determinadas listas em seu espaço de trabalho, reserve um tempo para salvar seus endereços no Gmail, para que seja mais fácil acessá-los rapidamente.

Como encaminhar e-mails automaticamente para o ClickUp

Se você estiver constantemente encaminhando e-mails de um determinado remetente para o ClickUp como uma tarefa ou comentário, configurar a automação economizará um tempo valioso. Não deixe que o termo "automação" o intimide. Tudo o que você precisa fazer é configurar um filtro de encaminhamento no Gmail.

Adicionar um endereço de e-mail de encaminhamento ao Gmail

Antes de começar a encaminhar e-mails, você precisa adicionar um endereço de e-mail de encaminhamento (da tarefa ou lista) para onde os e-mails serão enviados. Para isso, clique no ícone de engrenagem no canto superior direito do Gmail e selecione Ver todas as configurações.

Na guia Encaminhamento e POP/IMAP, clique no botão Adicionar um endereço de encaminhamento botão.

Cole sua tarefa ClickUp ou endereço de lista no campo de texto. Certifique-se de limpar o texto extra e os colchetes angulares adicionados ao início e ao final do endereço e clique em Próximo. Nos próximos dois pop-ups que aparecem, clique em Continuar então OK.

Quando você abre seu espaço de trabalho do ClickUp, o link de confirmação aparece como uma nova tarefa na lista para onde você encaminhará os e-mails.

Ao abrir a tarefa, clique no link de confirmação, que estará na área de descrição. Na janela pop-up que aparece, clique em confirme para finalmente adicionar o endereço de e-mail ao Gmail.

Definir filtros para encaminhar e-mails para ClickUp

Depois de adicionar o endereço de e-mail de encaminhamento, agora você pode configurar um filtro para enviar e-mails para esse endereço. Na imagem abaixo, o filtro verifica apenas se o remetente de um e-mail possui um endereço específico.

Quando um e-mail atende aos critérios definidos, ele é arquivado e encaminhado para o endereço ClickUp selecionado.

Você concluiu com sucesso a configuração da automação para encaminhar e-mails específicos para o ClickUp. Se você quiser levar isso para o próximo nível, você pode configurar filtros para encaminhar e-mails para o Slack, e outro filtro para encaminhar e-mails para o Outlook. Este é um recurso muito útil para organizar sua caixa de entrada e mantê-la organizada enquanto mantém sua lista de tarefas pendentes.

Organize seus e-mails e mantenha-se organizado com o ClickUp

Transformar seus e-mails em tarefas e comentários no ClickUp é uma virada de jogo quando se trata de gerenciar seu fluxo de trabalho. Com apenas alguns cliques, você pode transformar o caos em seu e-mail em uma "tarefa a fazer" simplificada e organizada, fácil de rastrear e gerenciar. E isso é apenas o começo - existem maneiras mais criativas de aprender a usar o ClickUp que talvez você não conheça.