Matriz de Eisenhower vs. Lista de tarefas: qual é melhor para gerenciamento de tempo?

Entre gerenciar e-mails de trabalho, fazer malabarismos com as tarefas domésticas e reservar tempo para os compromissos familiares, pode ser um desafio acompanhar as demandas de nossas vidas pessoais e profissionais. Uma estratégia de gerenciamento de tempo pode ajudá-lo a recuperar mais horas no dia.

Continue lendo para descobrir como a Matriz de Eisenhower difere do método da lista de tarefas, os pontos fortes e fracos de cada abordagem e qual método atende melhor às suas necessidades e objetivos.

Os fundamentos da matriz de Eisenhower e listas de tarefas

Uma abordagem popular para o gerenciamento do tempo é a tradicional lista de tarefas. Isso envolve escrever uma lista de tarefas em ordem de prioridade e trabalhar com elas uma a uma. Embora essa abordagem possa ser útil, ela nem sempre considera o fator de urgência.

Por outro lado, a Eisenhower Matrix ajuda a priorizar tarefas com base em sua urgência e importância. Esse método pode ajudá-lo a aumentar a produtividade e a eficiência, concentrando-se nas tarefas mais importantes e ajudando-o a identificar as tarefas menos críticas que você pode delegar ou adiar.

Aqui estão quatro fatores a considerar ao escolher entre os dois.

1. Priorização

A priorização ao fazer uma lista de tarefas normalmente envolve anotar todas as tarefas em ordem de importância e trabalhar nelas nessa ordem. Este método pode ser eficaz para tarefas simples ou projetos com um curto período de tempo. No entanto, para projetos mais complexos ou de longo prazo, pode não ser a abordagem mais eficaz.

A Eisenhower Matrix adota uma abordagem diferente para a priorização. Envolve a categorização de tarefas em quatro quadrantes diferentes com base em sua urgência e importância:

1. Tarefas que são ambos urgente e importante, como um projeto com prazo apertado.
2. Tarefas que são importante mas não urgente, como planejamento de longo prazo ou desenvolvimento de habilidades.
3. Tarefas que são urgente mas não importante, como tarefas ou reuniões que podem ser delegadas ou adiadas.
4. Tarefas que são nem urgente nem importante, como tarefas de baixa prioridade.

Ao categorizar as tarefas dessa maneira, a Eisenhower Matrix pode ajudá-lo a aumentar seu foco e atenção nas tarefas mais importantes primeiro e evitar a lentidão por tarefas menos críticas.

2. Urgência vs. Importância

Antes de categorizar suas tarefas, você deve entendê-las e segregá-las com base em sua urgência e importância. Analise cada tarefa que você tem que fazer por quem tem que fazer isso e quando precisa ser feito. A questão de “quem” ajudaria você a entender o quanto isso é importante. Se requer sua atenção pessoal, considere-o de alta importância.

A questão de “quando” o ajudaria a determinar o quão urgente é a tarefa, para que você possa decidir quanto tempo tem antes do prazo. Aprender a diferenciar e separar tarefas urgentes e importantes é outra maneira de aumentar a produtividade fazendo mais em menos tempo.

Enquanto uma lista de tarefas serve principalmente como um lembrete para tarefas, a Eisenhower Matrix fornece uma estrutura para priorizar tarefas com base em sua urgência e importância. Lembre-se de que ela não inclui inerentemente parâmetros para decidir "quem" e "quando" das tarefas dentro da própria matriz. No entanto, pode ser efetivamente usado para tomar tais decisões.

Por exemplo, avaliando a urgência de uma tarefa, você pode determinar se ela requer atenção imediata ou pode ser agendada para um momento posterior. Da mesma forma, considerando a importância de uma tarefa, você pode decidir se ela deve ser realizada pessoalmente ou delegada a outra pessoa.

Embora a Eisenhower Matrix não englobe explicitamente esses aspectos, ela oferece uma metodologia prática para incorporá-los ao gerenciamento de tarefas. Portanto, o caso de uso da Eisenhower Matrix pode ser estendido além de apenas priorizar e auxiliar em tomada de decisão sobre delegação de tarefas e agendamento, áreas onde as listas de tarefas tradicionais podem cair curto.

3. Flexibilidade

Ao usar uma lista de tarefas, você constantemente tem a pressão de fazer todas as tarefas pendentes em uma ordem específica. Organizando uma lista de tarefas usando itens de ação também significa atualizá-lo constantemente e reorganizar as tarefas com base na mudança de urgência ou importância.

Além disso, quando você tem um prazo apertado, não tem tempo para analisar suas tarefas dessa forma e pode acabar trabalhando nelas todas de uma vez, desconsiderando os benefícios de uma lista de afazeres.

Quando você prioriza tarefas para produtividade com a Eisenhower Matrix, ela oferece flexibilidade para escolher com base em sua importância e urgência. Quando você tem a liberdade de escolher as coisas que precisam ser feitas com urgência, obtém flexibilidade para fazer outras tarefas não urgentes em seus próprios termos.

Ao categorizar suas tarefas em diferentes quadrantes de urgência e importância, você pode planejar todas as suas tarefas com antecedência. Também ajuda você a alocar tempo para todas as suas tarefas, garantindo que nada importante seja esquecido.

4. Compromisso com horário

Com uma lista de tarefas, você verifica as tarefas de sua lista à medida que as conclui. Embora você ainda tenha outras tarefas mais importantes em mente (o que pode contribuir para a falta de foco), a tarefa em que está trabalhando no momento exigirá toda a sua atenção.

O sistema Eisenhower Matrix pode ajudá-lo a concentrar seu tempo e atenção nas tarefas que se enquadram no primeiro quadrângulo. Isso ajuda a reduzir as tarefas críticas e de valor agregado em seu fluxo de trabalho e concluí-las a tempo, ajudando você a evitar erros de gerenciamento de tempo também.

Escolhendo o método certo de gerenciamento de tempo

Vamos pegar o exemplo de concluir um projeto com um prazo apertado. Em uma lista de tarefas, suas tarefas serão organizadas em uma ordem cronológica simples. Porém, com a Matriz de Eisenhower, as tarefas mais urgentes e importantes cairiam no primeiro quadrante, indicando sua alta urgência e importância.

Então, você tem o segundo quadrante, onde pode ter planejamento de longo prazo ou desenvolvimento de habilidades. Essas tarefas podem ser feitas gradualmente, pois levam mais tempo. Embora essas tarefas possam não ter um prazo imediato, elas são críticas e essenciais para o sucesso a longo prazo.

As tarefas do terceiro quadrante podem ser delegadas a seus subordinados para garantir que sejam concluídas dentro do prazo. Por exemplo, você pode querer que alguns documentos sejam entregues ao seu cliente antes do final do dia. Você pode delegar a tarefa a um mensageiro, certificando-se de que a tarefa seja concluída a tempo, sem o seu envolvimento ativo.

As tarefas que se enquadram no quarto quadrante podem ser delegadas e adiadas, pois não são uma prioridade nem uma tarefa importante. Por exemplo, comprar novos artigos de escritório. Enquanto a lista de tarefas tradicional apenas lembra todas as suas tarefas, o sistema Eisenhower Matrix ajuda você a se concentrar primeiro nas tarefas importantes e urgentes.

Pregue suas tarefas urgentes com a matriz de Eisenhower

Uma lista de tarefas pode ajudá-lo a economizar tempo em tarefas de curto prazo que não se repetem, como uma lista de verificação ou uma lista de compras. No entanto, o sistema Eisenhower Matrix irá ajudá-lo com tarefas que se repetem ou continuam ao longo de um período gradual.

Você pode escolher e decidir o que, quando e como realizar as tarefas e garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo e sem demora.