8 dicas para aproveitar ao máximo seu aplicativo de anotações

Fazer anotações é uma habilidade essencial que ajuda você a organizar seus pensamentos e tarefas e progredir no trabalho com eficiência. E com seu smartphone ou laptop sendo seu ajudante diário, fazer anotações em movimento é mais fácil do que nunca.

Embora existam vários aplicativos de anotações disponíveis, cada um fornecendo funções exclusivas, a maioria dessas ferramentas também compartilha recursos semelhantes. Independentemente do aplicativo de anotações que você usa, aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a aproveitá-lo ao máximo.

Sempre haverá momentos em que você precisará anotar rapidamente uma ideia ou informação importante. No entanto, seu aplicativo de anotações pode ficar confuso rapidamente se você não tiver uma maneira de organizar suas anotações, e de que adiantaria se você não conseguisse encontrar as informações sempre que precisasse? A maioria dos aplicativos de anotações oferece várias maneiras de organizar suas anotações, incluindo pastas e tags.

As pastas são ótimas para agrupar notas ou assuntos relacionados e mantê-los separados de outras notas. Por exemplo, você pode criar pastas para trabalho, escola, leitura ou filmes e armazenar todas as notas relacionadas em cada pasta. Se você usa pastas específicas mais do que outras, pode dar a elas um lugar na primeira fila marcando-as como favoritas ou adicionando-as à barra lateral do aplicativo.

As tags são outra maneira útil de organizar suas anotações, pois permitem adicionar palavras-chave a cada anotação que você pode usar posteriormente para pesquisar e classificar suas anotações. Por exemplo, se você marcar várias notas com uma data específica, poderá acessar rapidamente todas as notas relacionadas a essa data, independentemente de suas pastas.

2. Use uma convenção de nomenclatura consistente

É muito bom classificar suas anotações usando pastas e tags, mas se você não tiver uma convenção de nomenclatura consistente para suas anotações, será difícil diferenciá-las.

Com que frequência você pesquisou uma nota com base no nome que achou dela, apenas para encontrar vários documentos com títulos semelhantes ou nada? A melhor maneira de evitar isso é usar um sistema de nomenclatura simples e consistente.

Algumas práticas recomendadas para nomear suas anotações incluem:

1. Use um formato simples e consistente (por exemplo, YYYYMMDD_Title).
2. Inclua palavras-chave curtas e significativas no título para facilitar a pesquisa posterior.
3. Evite caracteres especiais como !, ?, ou * pois podem ser difíceis de procurar.
4. Use uma versão comum e abreviada do assunto/tópico se for longo (por exemplo, "Fin_Strat" ​​para "Estratégias financeiras").

Seguindo essas práticas recomendadas ou criando as suas próprias, você pode desenvolver um sistema de nomenclatura previsível que torna muito mais fácil encontrar as notas de que você precisa ao procurá-las. O mais importante é ser consistente e usar um sistema que funcione para você.

3. Aproveite a gravação de voz

Alguns os melhores aplicativos de anotações oferecem recursos de gravação de voz que permitem gravar notas de áudio, permitindo capturar ideias mesmo quando você não tem tempo para escrevê-las. Esse recurso pode ser útil durante reuniões ou palestras em que você deseja capturar todos os detalhes, mas não pode escrever tão rapidamente quanto o palestrante está falando.

Da mesma forma, se, por algum motivo, você não puder digitar suas anotações, talvez porque suas mãos estejam ocupadas com outra coisa, então você pode aproveitar o recurso de fala para texto do seu telefone para ditar ideias rapidamente em suas anotações aplicativo. Esses dois recursos podem economizar seu tempo e facilitar a captura de seus pensamentos em trânsito.

4. Proteja suas anotações com uma senha

Seu aplicativo de anotações provavelmente contém informações pessoais e profissionais confidenciais, como senhas, detalhes de contato ou registros financeiros. Para garantir que esses dados permaneçam seguros e aproveitar ao máximo seu aplicativo de anotações, é importante proteger suas anotações com uma senha forte.

Dessa forma, mesmo que outra pessoa consiga acessar seu smartphone, ela não conseguirá acessar essas informações. Você deve encontrar esse recurso nas configurações da maioria dos aplicativos de anotações.

5. Sincronize suas anotações entre dispositivos

Um dos recursos mais importantes para aproveitar em seu aplicativo de anotações é a capacidade de sincronizar suas anotações em vários dispositivos e plataformas. Por exemplo, sempre que tiver uma ideia, você pode anotá-la rapidamente em seu aplicativo de anotações em seu smartphone e, em seguida, acessar ou fazer revisões na nota de seu laptop ou tablet.

Dessa forma, você pode acompanhar facilmente todas as suas ideias e tarefas sem perder o ritmo. Embora a maioria dos aplicativos de anotações salve e sincronize dados automaticamente, às vezes você pode querer fazer isso manualmente se não estiver conectado à Internet quando criou uma anotação.

Além disso, para precaução extra, você pode querer exportar suas anotações e manter uma cópia em seu computador ou solução de armazenamento em nuvem. Dessa forma, se houver um problema com seu dispositivo ou aplicativo, você sempre poderá restaurar suas anotações e garantir que suas anotações mais importantes permaneçam seguras.

Conectar seu aplicativo de anotações com outras ferramentas em seu kit de ferramentas é uma ótima maneira de economizar tempo e maximizar a eficiência. Por exemplo, um dos melhores truques para tirar o máximo proveito do Evernote é conectá-lo à sua conta do Google Agenda. Isso lhe dá uma visão panorâmica de suas anotações e eventos de calendário, permitindo que você planeje seu dia com mais eficiência.

Esta é apenas a ponta do iceberg, pois você pode conectar seu aplicativo de anotações ao Slack, Microsoft Teams, Microsoft Outlook e Gmail, para citar alguns. Este é um dos fundamentos a considerar antes de escolher seu próximo aplicativo de anotações.

7. Usar modelos

Os modelos são um recurso útil que muitos aplicativos de anotações oferecem, pois ajudam você a economizar tempo. Eles são particularmente úteis para tarefas recorrentes que exigem o mesmo tipo de entrada, como planejar a agenda de uma reunião, registrar no diário ou fazer anotações durante uma sessão de brainstorming. Esses modelos geralmente são personalizáveis, permitindo que você os ajuste de acordo com suas necessidades.

8. Adicionar lembretes às suas notas

Uma das melhores maneiras de aproveitar ao máximo seu aplicativo de anotações é adicionar lembretes às suas anotações, pois elimina a necessidade de lembrar de cada item da sua lista de tarefas. Isso é particularmente útil se o seu aplicativo de anotações funcionar como gerenciador de tarefas ou aplicativo de lista de tarefas. Portanto, se você deseja garantir o controle de suas tarefas ou lembrar-se de revisar uma ideia que anotou, adicionar lembretes é uma ótima maneira de fazer isso.

Aumente sua produtividade com essas dicas de anotações

Seu aplicativo de anotações é uma peça importante do seu quebra-cabeça de produtividade, semelhante a um "segundo cérebro". A implementação das dicas mencionadas ajudará você a aproveitar ao máximo seus aplicativos de anotações, bem como o conteúdo salvo neles. A combinação certa de ferramentas e estratégias é a chave para construir seu segundo cérebro e organizar seu digital.