10 erros que tornam seu e-mail fora do escritório pouco profissional

Você se encontrará trabalhando contra o relógio antes de sair de licença. Como a maioria dos funcionários, você deve delegar tarefas, concluir entregas pendentes e organizar reuniões. Todas essas obrigações podem levar uma semana inteira.

Considerando sua agenda agitada, você pode ignorar tarefas aparentemente menores, mas críticas, como configurar e-mails fora do escritório (OOO). Sim, você está com pressa, mas não copie e cole modelos. Mantenha uma imagem profissional e respeitável, mesmo nas férias, evitando esses 10 erros em seu e-mail fora do escritório.

1. Abreviação de fora do escritório como OOO

Use a abreviação OOO com moderação. Embora a maioria das pessoas saiba o que isso significa, digitar “fora do escritório” parece mais profissional. Mantém um tom formal. Indivíduos conservadores podem até achar o uso excessivo de abreviações inapropriado na comunicação empresarial.

A mesma regra se aplica a outras siglas. Sempre soletre sua primeira menção - use apenas o jargão depois de defini-los explicitamente. Facilite ao máximo a compreensão de seus e-mails.

Você pode usar OOO em seu linha de assunto do e-mail se a frase completa for muito longa. Idealmente, fique com menos de 60 caracteres.

2. Uso excessivo de piadas e trocadilhos

Muitos funcionários brincam em seus e-mails fora do escritório. Comentários espirituosos sobre não responder porque estão tomando margaritas ou nadando com golfinhos são comuns. Você pode até ter recebido alguns antes.

Embora o humor aumente o moral e promova a camaradagem, você deve transmiti-lo com cuidado. Há hora e lugar para piadas no local de trabalho. E enviar trocadilhos em massa por meio de mensagens de ausência temporária pode causar mal-entendidos, especialmente entre aqueles que você mal conhece.

Evite usar piadas em e-mails fora do escritório. Você pode enviá-los para colegas próximos, mas evite piadas ofensivas sobre seu empregador e colegas de trabalho. Use piadas seguras no trabalho ou nenhuma.

3. Não indicar quando você retornará ao escritório

Embora incomum, algumas pessoas esquecem de mencionar a data de retorno em e-mails fora do escritório. Eles usam modelos genéricos ou se concentram em informações desnecessárias. É um erro pouco profissional e caro. Seus colegas podem até pensar que você não é confiável por ignorar esses detalhes cruciais.

Para garantir clareza, divida sua disponibilidade. Indique as datas de saída e retorno e, em seguida, defina os períodos em que ficará online para responder a mensagens de trabalho. Programações detalhadas minimizam o risco de e-mails não solicitados ou mal direcionados.

4. Deixar de especificar o que constitui uma situação de emergência

Defina explicitamente o que constitui uma emergência se você anexar números de contato alternativos em seu e-mail de ausência temporária. Dizendo: “Enviar mensagem em caso de emergência!” é vago. Alguns destinatários podem ultrapassar os limites e bombardeá-lo com solicitações relacionadas ao trabalho, interrompendo seu intervalo.

Para maior clareza, forneça exemplos de incidentes que provavelmente acontecerão. Especifique os canais apropriados para questões e protocolos não urgentes ao enviar mensagens diretamente para você. E não hesite em ignorar colegas de trabalho que ignoram essas instruções.

5. Contando a todos sobre o seu número de emergência

Pare de anexar seus números de contato a todos os seus e-mails fora do escritório. Algumas pessoas ainda ultrapassarão os limites, mesmo que você defina protocolos e instruções claras. Infelizmente, nem todos respeitam os intervalos dos colegas de trabalho.

Em vez de discutir com essas pessoas, limite totalmente sua interação com elas. Não dê a eles seus dados de contato. Confie seu número a algumas pessoas escolhidas a dedo com as quais você se dá bem dentro e fora do escritório.

Atribua uma pessoa de contato temporária em vez de enviar suas informações de contato pessoais em massa. Peça-lhes para lidar com suas mensagens durante a sua licença. Eles devem organizar as tarefas pendentes para que você possa começar a trabalhar rapidamente ao retornar ao escritório.

Em casos como estes, contratar um assistente pessoal é conveniente. Se você não conseguir um, pergunte a seus colegas de trabalho se eles podem responder às suas mensagens de trabalho temporariamente. Apenas certifique-se de seguir o processo adequado. Descarregar sua carga de trabalho em subordinados aleatórios é abusivo e injusto.

7. Compartilhando muitos detalhes sobre por que você está de licença

A transparência no local de trabalho é admirável, mas o compartilhamento excessivo de e-mails fora do escritório faz com que você pareça pouco profissional. Mantenha sua vida pessoal privada. A maior parte de sua mensagem deve incluir sua data de retorno e ponto de contato temporário, não o motivo de sua licença.

Além disso, você não deve uma explicação aos seus colegas. Mantenha seu motivo para quebrar em segredo, a menos que isso afete as operações comerciais. Digamos que seu parceiro esteja passando por uma cirurgia. Basta dizer que você tem alguns assuntos pessoais para resolver em vez de contar a todos sobre a emergência médica.

8. Dizendo que você verificará sua caixa de entrada intermitentemente

Evite dizer que verificará suas mensagens. Oferecer disponibilidade contínua fora de consideração anula o propósito de enviar e-mails fora do escritório. Os destinatários podem nem respeitar sua licença. Eles vão achar que não há problema em ligar e enviar mensagens para você como fazem regularmente.

Atenha-se à data de devolução especificada. Claro, você pode verificar sua caixa de entrada, responder a mensagens críticas e gerenciar tarefas, mas nunca garante sua disponibilidade. Seus colegas de trabalho não têm controle sobre seus assuntos pessoais.

9. Reciclando os mesmos modelos genéricos fora do escritório

Trabalhadores ocupados tendem a reciclar seus e-mails fora do escritório. Eles apenas copiarão e editarão suas mensagens antigas, poupando-os do incômodo de escrever do zero. Embora conveniente, parece preguiçoso. Alguns destinatários podem até sentir que você enviou uma mensagem para eles como uma reflexão tardia.

Em vez disso, demonstre profissionalismo redigindo novos e-mails OOO sempre que sair de licença. Escrever não é tão demorado quanto você pode temer. Você pode até se inspirar em modelos online ou ChatGPT ao escrever e-mails difíceis- apenas não copie e cole-os.

10. Apenas enviando e-mails fora do escritório por meio de uma plataforma de comunicação

Configure mensagens de ausência temporária em suas plataformas de trabalho. Com as empresas modernas maximizando as ferramentas digitais, é comum que os funcionários de escritório façam malabarismos com vários canais de comunicação hoje em dia. Eles usam aplicativos diferentes para e-mails, mensagens instantâneas e videochamadas. Cubra todas essas plataformas para comunicar sua licença de forma eficiente; caso contrário, alguns podem não receber seu memorando.

Além disso, varie suas mensagens de ausência temporária. Os e-mails exigem frases formais, mas você pode seguir uma abordagem casual em aplicativos de mensagens instantâneas. Digamos que seu escritório use o Slack. Em vez de colar o mesmo e-mail de ausência temporária, escreva uma mensagem curta e descontraída e atualize o status do seu perfil para “Ausente”.

O gerenciamento de vários aplicativos de trabalho é ineficiente. Maioria trabalhadores perdem horas alternando entre plataformas— simplifique seu sistema de gerenciamento de tarefas.

Nunca envie outro e-mail não profissional fora do escritório

Esforce-se para ter um e-mail personalizado fora do escritório. Ele deve responder às perguntas que seus supervisores, parceiros e colegas possam fazer. Dessa forma, sua ausência não afetará as operações comerciais.

E tente usar novas linhas de fechamento para tornar seus e-mails fora do escritório ainda mais profissionais. Dizendo: "Estou ansioso para ouvir de você!" soa distante. Seus destinatários de e-mail apreciarão uma saída personalizada, mas adequada ao trabalho.