8 dicas para hospedar um webinar com sucesso

Atualmente, muitos locais de trabalho modernos estão se afastando das conferências físicas mais tradicionais que têm sido a norma no mundo corporativo por muitos anos. Em vez disso, eles começaram a adotar a facilidade que os seminários virtuais, ou webinars, podem oferecer.

Os webinars permitem que você se encontre com colegas em vários locais diferentes e são relativamente mais fáceis de organizar do que as reuniões físicas. Eles estão acomodados em setores com locais de trabalho amplamente remotos ou híbridos. Antes de agendar seu primeiro ou próximo webinar, você deve observar algumas coisas para garantir que seja um sucesso estrondoso.

1. Destaque o objetivo do webinar

Você só pode hospedar um webinar tranquilo descrevendo primeiro o objetivo da reunião virtual. Os webinars têm muitas funções, como sessões de brainstorming em equipe, reuniões com clientes, apresentações e até mesmo seminários virtuais.

Destacar os principais objetivos do seu webinar ajudará você a selecionar o melhor e mais relevante conteúdo para o público presente. Também ajudará você a acompanhar a estrutura geral do seu webinar.

Você deve delinear seu objetivo claramente; caso contrário, seu webinar pode sair dos trilhos à medida que avança. Isso é especialmente crucial se você estiver hospedando um webinar pela primeira vez e quiser garantir que ele seja executado de maneira suave e eficaz.

2. Reunir conhecimento sobre os participantes para relevância

Saber com quem você vai falar é crucial, e é por isso que você deve fazer sua pesquisa e coletar informações sobre as pessoas que estarão presentes no seu webinar. Isso o ajudará a criar uma conexão mais pessoal com eles e permitirá que você saiba quais partes de sua apresentação podem ou não ressoar com eles.

Não basta apenas configurar uma webcam e falar com eles; você também precisa entender seus participantes. Da mesma forma, irá ajudá-lo a interagir com eles e incentivá-los a interagir com você durante seu webinar.

Muitas ferramentas estão disponíveis se você deseja organizar a agenda do seu webinar. Algumas ferramentas divertidas podem ajudar a tornar seu webinar muito mais interativo.

A maioria das plataformas como Zoom, Google Meet e outras software de hospedagem de webinar alternativo têm recursos que permitem agendar convites com antecedência e quase todos têm uma ferramenta de caixa de bate-papo à mão que oferece aos participantes uma espaço para fazer comentários, fornecer feedback útil e fazer qualquer pergunta que eles possam ter sem atrapalhar o fluxo de seu apresentação.

Esses e outros recursos, como transcrição e ferramentas de compartilhamento de tela, pode contribuir para tornar seu webinar mais interativo e bem organizado.

4. Crie slides de apresentação atraentes

Geralmente, as pessoas têm períodos curtos de atenção, então você definitivamente quer evitar entediar seus participantes durante seu webinar. Você pode fazer isso envolvendo-os com slides visualmente atraentes.

Seus slides devem ser coloridos e concisos, tornando-os mais fáceis de seguir. Você também pode usar uma ampla variedade de recursos visuais para ilustrar seus pontos, como gráficos e diagramas.

Outra ótima maneira de manter seus slides envolventes é evitar fontes desnecessariamente pequenas e adicionar imagens relevantes para sua discussão em cada estágio da apresentação. Para seu webinar, você pode compartilhar seus slides usando a ferramenta de compartilhamento de tela em sua plataforma de webinar preferida. Considere editá-los usando ferramentas especializadas ferramentas de apresentação de slides para o melhor impacto.

5. Torne-o interativo com uma sessão de perguntas e respostas

As pessoas gostam de se sentir vistas e ouvidas. Uma ótima maneira de se conectar a isso e aproveitar ao máximo esse desejo é encorajar seus participantes a fazer perguntas e, em seguida, responder às suas perguntas de forma adequada.

Isso não apenas lhes dá espaço para esclarecer qualquer confusão que possam estar enfrentando em relação ao webinar, mas também os mantém ativamente envolvidos. Você pode agendar sua sessão de perguntas e respostas durante pequenos intervalos entre suas apresentações ou lidar com elas depois de encerrar seu webinar.

Como alternativa, você pode responder a quaisquer perguntas que seus participantes tenham para você enquanto avança pelos slides. No entanto, isso pode interromper seu fluxo geral.

6. Mantenha o contato visual com a câmera de maneira ideal

Dizem que os olhos são as janelas da alma. Manter um bom contato visual com a câmera dá aos participantes a impressão de que você está falando de forma mais direta e íntima com eles e os ajuda a manter o foco durante o webinar.

Configure sua câmera para poder apresentar seus slides em uma posição confortável, permitindo que você olhe diretamente para a câmera e não para a tela. Se você é hospedar um webinar em um smartphone, você precisará ter ainda mais cuidado ao posicionar sua câmera.

7. Organize o webinar em um espaço sem distrações

Mesmo as coisas aparentemente sem importância podem rapidamente se tornar distrações destrutivas. Hospedar um webinar em um espaço de trabalho desordenado ou ambiente lotado só irá distrair você e seus participantes.

Planeje com antecedência onde você hospedará seu webinar, destralhe todos os espaços bagunçados, tome nota de quaisquer perturbações potenciais que possam surgir e resolva-as antes de iniciar a sua sessão. Você também deve se lembrar de silenciar todos os dispositivos desnecessários durante o webinar e desligar o recurso de notificações em seu computador pessoal.

8. Faça um teste antes do dia do webinar

Mesmo que você ache que seu plano é perfeito, fazer um teste antes de iniciar seu webinar não vai doer. Uma execução de teste ajudará você a identificar e eliminar qualquer coisa que possa interromper o fluxo de sua apresentação, garantindo que seu webinar seja executado sem problemas.

Você pode compartilhar o link para o seu webinar com um punhado de pessoas que podem participar como participantes substitutos e fornecer a você feedback sobre coisas como sua qualidade de áudio e vídeo, seu ambiente e até mesmo o apelo geral de seu apresentação.

Também seria uma excelente oportunidade para verificar seus equipamentos e garantir que eles funcionem corretamente. Você não gostaria que sua câmera se inclinasse em um ângulo estranho no meio de sua apresentação.

Hospedando um webinar impactante

Qualquer um pode conduzir com sucesso um webinar impactante considerando essas dicas essenciais de hospedagem. Eles permitirão que você organize e estruture seu webinar, incentive os participantes a participar ativamente, evite quaisquer intrusões ou distrações previsíveis e aproveite ao máximo seu equipamento.

Você sempre pode colocar essas dicas em prática em qualquer software de videoconferência que usar para seu webinar. Eles irão ajudá-lo a se instalar na plataforma corretamente e garantir que o processo seja executado sem problemas.