9 ferramentas para tornar suas reuniões online mais produtivas

Principais conclusões

• Use aplicativos de agendamento como Calendly ou Cal para planejar e agendar reuniões com facilidade, levando em consideração a disponibilidade de todos.
• Utilize ferramentas como supressão de ruído no aplicativo ou aplicativos como Krisp e Noise Blocker para garantir chamadas cristalinas e minimizar o ruído de fundo.
• Automatize suas anotações de reunião com aplicativos como Krisp, Magical ou Supernormal, permitindo que a IA transcreva e resuma suas chamadas para que você possa se concentrar na conversa.

Embora as reuniões sejam cruciais para o bom funcionamento das equipes e organizações, às vezes elas podem ser ineficientes e prejudicar a produtividade. As reuniões online costumam ser repletas de frases como "Desculpe, estou atrasado", "Não consigo ouvir você" e "Você pode repetir a última parte?".

No entanto, com as ferramentas certas, manter o foco apesar dessas distrações não é difícil. Abaixo estão as melhores ferramentas para garantir a eficiência ideal para suas reuniões online.

Agende como um profissional

Planejar e agendar reuniões pode ser trabalhoso, pois é preciso levar em consideração a disponibilidade de todos. Descobrir o melhor horário para todos é especialmente desafiador para trabalhadores remotos em todo o mundo. Felizmente, alguns aplicativos podem tornar as reuniões de planejamento menos complicadas:

Calendly é um aplicativo de agendamento intuitivo que ajuda a evitar reservas duplas. O aplicativo permite que você sincronize vários calendários, garantindo que as pessoas vejam apenas os horários livres e reserváveis. Com isso, você pode divulgar sua disponibilidade enquanto mantém os detalhes subjacentes de suas reuniões privados.

Como Calendly, Cal também considera vários calendários para exibir horários livres. Além disso, Cal oferece uma opção de equipes por uma taxa, onde você pode adicionar outros membros à sua equipe. Isso é ideal para agendar reuniões de equipe, pois considera as disponibilidades de várias pessoas.

Magical é uma extensão do Chrome que não apenas pode sincronizar calendários, mas também é um assistente de reunião virtual completo. A Magical pode planejar reuniões, criar links de reserva e garantir que você nunca perca outra reunião. A extensão Magical se integra perfeitamente ao seu navegador Google Chrome para mostrar exatamente quando e qual é a sua próxima reunião.

Tenha chamadas cristalinas

As reuniões virtuais dependem muito da clareza da voz. No conforto de nossas casas, ruídos como os de crianças, animais de estimação, eletrodomésticos e trânsito certamente estarão presentes. Mas existem alguns métodos que você pode tentar para diminuir esses ruídos durante suas ligações:

4. Supressão de ruído no aplicativo

Muitos populares aplicativos de reunião online como Zoom, Microsoft Teams e Discord possuem recursos integrados de supressão de ruído. Com isso, você poderá suprimir a maior parte do ruído de fundo sem a necessidade de aplicativos adicionais.

Krisp é um dos aplicativos de supressão de ruído mais populares. Ele reduz o ruído de fundo e melhora o áudio que você ouve ao filtrar o ruído de fundo de outros participantes da reunião. O Krisp é fácil de configurar na maioria dos dispositivos e integra-se perfeitamente com a maioria dos softwares de reunião.

Noise Blocker é outro aplicativo excelente para supressão de ruído. Este aplicativo permite ajustar a intensidade e o limite de supressão de ruído, o que é perfeito se você preferir manter algum ruído ambiente. A única desvantagem é que o Noise Blocker está disponível apenas para Windows 10 e superior.

Automatize suas anotações de reunião

Gravar partes da reunião ou anotar detalhes importantes durante uma chamada pode ser tedioso. Você também pode perder a discussão em questão enquanto faz anotações. Aqui estão alguns aplicativos que podem terceirizar suas anotações com IA, permitindo assim que você esteja totalmente presente em suas reuniões:

Além de seu recurso de supressão de ruído de alto nível, o Krisp também pode fornecer excelentes transcrições de reuniões. Se você já tiver o Krisp configurado para áudio, ele criará automaticamente as transcrições e anotações da reunião e fará um resumo da chamada para você.

Embora o Magical inclua um calendário de reuniões, isso não é tudo. O Magical pode participar de suas chamadas como um assistente virtual que faz anotações e ajuda a criar agendas com base em reuniões anteriores. O AI Notetaker transcreve as chamadas em tempo real e gera rapidamente resumos de reuniões e próximos passos.

Com o poder da IA, o Supernormal pode gravar e transcrever reuniões para que você possa se concentrar na conversa. Ele pode gerar notas detalhadas, destacar decisões importantes e documentar itens de ação abordados durante a reunião.

Aproveite ao máximo suas reuniões

As ferramentas mencionadas acima podem melhorar significativamente a eficiência de suas reuniões. Ao usar os aplicativos e ferramentas apropriados, você verá que é relativamente fácil criar um fluxo de trabalho e um ambiente de reunião que atenda perfeitamente às suas necessidades. Afinal, não importa o que você precisa, existe um app para isso!

Esses aplicativos podem remover bloqueios relacionados a software, mas você também deve considerar como aproveitar ao máximo essas chamadas criando um ambiente de suporte para discussão.