7 ferramentas essenciais que você precisa para suas reuniões online

As reuniões online tornaram-se indispensáveis ​​no local de trabalho, quer você trabalhe em casa ou em um escritório. Embora sejam inegavelmente convenientes, pois conectam pessoas local e globalmente, com que frequência são produtivos?

Existem vários desafios a serem superados para garantir que as reuniões online sejam eficazes e valham o seu tempo. Felizmente, você pode criar um ambiente de reunião mais colaborativo com a combinação certa de ferramentas. Abaixo, abordaremos algumas ferramentas essenciais para reuniões online produtivas.

1. Ampliação para reuniões online síncronas ou em tempo real

Uma reunião online produtiva não será possível sem o melhor software de videoconferência para trabalho remoto. Com uma vasta gama de ferramentas de reunião virtual que oferecem vários recursos e funções, o Zoom se destaca por sua interface intuitiva.

Isso não quer dizer que o Zoom careça de recursos poderosos, pois oferece recursos de vídeo e áudio de alta qualidade, gravação e compartilhamento de tela.

Isso não é tudo; você também pode usar o recurso Plano de fundo virtual do Zoom para alterar seu plano de fundo, o que pode ser benéfico se você tiver um espaço de trabalho desordenado. O Zoom também suporta integrações com outras ferramentas de produtividade populares como Slack, Google Calendar e Asana, facilitando a criação de um ambiente virtual colaborativo.

2. Tear para reuniões assíncronas

O que acontece quando você não consegue reunir todos ao mesmo tempo para uma reunião online? Este é um dos mais desafios comuns do trabalho remoto enfrentados por equipes que trabalham em diferentes fusos horários.

Uma solução eficaz para esse problema seria ter reuniões assíncronas, que não exigem que as pessoas estejam online ao mesmo tempo. Além disso, as reuniões on-line assíncronas são normalmente mais produtivas, pois você pode fornecer trocas mais pensadas e ter discussões ininterruptas.

Felizmente, existem vários ferramentas de comunicação de vídeo assíncrona você pode usar para suas reuniões virtuais. Um deles é o Loom, que permite gravar vídeos e compartilhá-los com suas equipes conforme sua conveniência. Isso é ideal para criar tutoriais passo a passo ou enviar feedback aos membros da equipe sem precisar agendar uma reunião.

3. Krisp para eliminar o ruído de fundo durante as reuniões

O ruído de fundo prejudica a produtividade no local de trabalho de várias maneiras, especialmente durante reuniões virtuais. Seja seu cachorro latindo, um bebê chorando, uma construção do lado de fora da janela ou colegas conversando ao fundo, o ruído pode ser uma distração durante as reuniões virtuais.

O Krisp é uma incrível ferramenta de cancelamento de ruído com inteligência artificial que pode aumentar a produtividade de sua reunião online, eliminando ruídos de fundo indesejados. Você pode usar o Krisp para garantir que sua voz seja clara, minimizando as distrações e criando um ambiente de trabalho mais produtivo.

Além disso, o Krisp é compatível com algumas das ferramentas de comunicação online mais populares, incluindo Microsoft Teams, Zoom, Skype e muito mais.

4. camuflado usar seu smartphone como uma webcam

Tendo resolvido um desafio auditivo na forma de ruído de fundo, vamos voltar nossa atenção para um problema visual comum durante reuniões virtuais. A maioria das pessoas usa computadores com webcams embutidas abaixo da média para videoconferências. O Camo é a ferramenta perfeita se você deseja melhorar a qualidade da sua videochamada e parecer mais profissional durante as reuniões online.

Se você estiver familiarizado com a câmera de continuidade da Apple, que permite que os proprietários de Mac usem seus iPhones como webcam, o Camo faz o mesmo para usuários de macOS, Windows, iOS e Android. Tudo o que você precisa fazer é baixar o Camo em seu smartphone e computador e emparelhar os dois dispositivos usando um cabo USB ou uma conexão sem fio digitalizando um código QR.

Depois de emparelhar seu dispositivo, você pode personalizar as configurações com base em suas preferências e começar a usá-lo com aplicativos populares de videoconferência, como o Zoom, para suas reuniões online.

5. calmamente para agendar reuniões

Então, como você costuma fazer com que seus colegas ou clientes participem de suas reuniões online? Apostamos que você gasta muito tempo enviando e-mails ou fazendo ligações para descobrir o horário mais adequado para todos. Calendly é uma ferramenta de agendamento de reuniões on-line eficaz que pode ajudá-lo a automatizar o processo de agendamento, para que você possa se concentrar em trocas produtivas com seus clientes ou colegas.

Agendamento de reuniões e tarefas usando o Calendly é simples. Tudo o que você precisa fazer é criar um tipo de evento, desde reuniões individuais até reuniões em grupo. Escolha um nome, local, descrição, duração e data para o evento.

Depois de inserir todos os detalhes necessários, você pode compartilhar o link por e-mail com seus convidados para permitir que eles escolham o melhor horário com base na sua disponibilidade. Aqui estão alguns Dicas do Calendly para ajudá-lo a melhorar o agendamento.

6. Otter.ai para gravar suas reuniões

Uma das melhores maneiras de garantir que suas reuniões online sejam produtivas é registrar todos os pontos-chave discutidos durante a sessão. No entanto, fazer anotações manualmente durante uma sessão ativa pode ser um desafio, especialmente durante uma reunião longa ou ao ouvir alto-falantes rápidos. É aí que o Otter.ai pode ser útil.

Otter é um assistente de reunião com inteligência artificial que grava áudio e transcreve a fala em texto em tempo real. Você pode usar o Otter para gravar reuniões online na sua ausência, gerar resumos, capturar slides em suas anotações e encontrar informações relevantes pesquisando por palavras-chave.

Com o Otter, você pode se concentrar em tornar suas reuniões virtuais mais envolventes e produtivas, enquanto ele fornece anotações e transcrições geradas por IA.

7. Trello para transformar anotações de reunião em tarefas acionáveis

As reuniões servem como uma plataforma para as pessoas trocarem ideias e discutirem estratégias e soluções. Mas o que vem depois que a reunião acaba? Como você garante que todos os planos e estratégias discutidos na reunião sejam transformados em tarefas acionáveis? Você pode use o Trello para organizar seus projetos.

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos no estilo Kanban que pode ajudá-lo a organizar suas tarefas pessoais e profissionais. É uma ferramenta ideal para equipes que desejam uma visão geral dos projetos criando Pranchas para cada projeto e cartões para tarefas específicas dentro do projeto.

Você pode definir datas de vencimento, atribuir tarefas aos membros da equipe e anexar arquivos relacionados à tarefa. Isso transforma suas anotações de reunião em tarefas acionáveis ​​com facilidade.

Sem as ferramentas certas, suas reuniões on-line podem rapidamente se tornar desorganizadas no calendário e eventos que desperdiçam tempo. No entanto, você pode usar essas ferramentas para automatizar tarefas repetitivas, gravar e resumir conversas e transformar anotações de reuniões em tarefas acionáveis, entre outros. Tudo isso ajudará você a aproveitar ao máximo suas reuniões virtuais de equipe e garantir que sejam envolventes e produtivas.