Como usar o Airtable para gerenciamento eficiente de projetos

Você tem a ferramenta certa para gerenciamento de projetos? Gerenciar grandes projetos exige muito esforço para garantir que as informações estejam sempre atualizadas e todos estejam na mesma página. Se você deseja gerenciar e supervisionar seu projeto com eficiência, o Airtable é uma ótima plataforma a ser considerada.

O Airtable é uma plataforma extremamente rica em recursos e fácil de usar que combina a complexidade das ferramentas de gerenciamento de projetos com a simplicidade das planilhas. Veja como você pode começar a usar o Airtable para um gerenciamento de projetos eficaz.

Etapa 1: Configurando sua base

No Airtable, você pode ter espaços de trabalho separados para diferentes projetos e vários bancos de dados em cada espaço de trabalho. Os bancos de dados no Airtable são chamados de Bases. As bases dentro de um espaço de trabalho também podem estar relacionadas entre si, para simplificar seus dados dentro de cada base.

Veja como configurar sua base Airtable:

1. uma vez que você entre na sua conta Airtable, você pode começar em seu espaço de trabalho padrão ou criar um novo espaço de trabalho que pode ser compartilhado com seus colegas de trabalho. Para criar um novo espaço de trabalho, basta clicar em Criar um espaço de trabalho e nomeie seu espaço de trabalho.
2. Vá para o espaço de trabalho desejado e clique em Criar uma base para configurar seu novo banco de dados.
3. Clique no título da base (que é o padrão "Base sem título") para renomeá-la. Você também pode personalizar a aparência da página aqui.
4. Agora você pode importar dados existentes para sua tabela, usar um modelo Airtable ou criar sua tabela do zero.
5. Por padrão, o Airtable já adiciona alguns campos para você começar. Para editar esses campos, basta clicar duas vezes no nome do campo. Isso permite que você altere o nome do campo e o tipo de campo.
6. Para adicionar mais campos, clique no botão + no cabeçalho da tabela. Selecione o tipo de campo desejado, digite o nome do campo, defina a configuração e clique em Criar campo.
7. Depois de adicionar todos os campos necessários, seu banco de dados está pronto! Você também pode arrastar e soltar as colunas com base em como deseja organizá-las.

Se for a primeira vez que você usa o Airtable, a ferramenta oferece um excelente passo a passo para ajudar a configurar sua primeira base.

Passo 2: Criando e Personalizando Visualizações

O Airtable realmente revolucionou a facilidade de visualização de dados. As configurações de exibição, como Grade, Calendário, Galeria, Formulário, Kanban, etc., oferecem meios exclusivos para interagir com os dados. Airtable permite criar até 1000 visualizações por tabela.

Veja como configurar sua visualização Airtable:

1. Por padrão, o Airtable cria uma visualização em grade para sua mesa. Você também pode criar exibições de grade adicionais ou outras exibições com configurações diferentes.
2. Debaixo de Criar... menu, clique no tipo de visualização desejado para criar uma nova visualização.
3. Na exibição recém-criada, você pode personalizar os campos que deseja visualizar, filtrar os registros com base em alguns critérios e também classificar os registros de acordo com suas necessidades.

Passo 3: Adicionando e Gerenciando Colaboradores

No Airtable, você pode adicionar membros/colaboradores da equipe a todo o seu espaço de trabalho, bem como a bases individuais. Isso ajuda a garantir que todos os que trabalham em um projeto estejam na mesma página, com uma visão geral clara das informações compartilhadas, tarefas, cronogramas, etc.

Veja como adicionar colaboradores ao seu espaço de trabalho Airtable:

1. Vá para a página inicial do Airtable e selecione o espaço de trabalho.
2. Clique em Compartilhar e adicione seus colaboradores via e-mail.
3. Seus colaboradores receberão um convite por e-mail para ingressar no seu espaço de trabalho. Depois de aceitar o convite, eles poderão acessar todas as bases dentro do espaço de trabalho compartilhado.

Veja como adicionar colaboradores à sua base Airtable:

1. Vá para sua base Airtable.
2. Clique em Compartilhar e adicione seus colaboradores via e-mail.
3. Seus colaboradores recebem um convite por e-mail para ingressar na sua base. Uma vez que aceitem o convite, poderão acessar apenas os dados da base compartilhada.

Depois que seus colaboradores se juntarem, você pode clicar em Compartilhar novamente para visualizar a lista de colaboradores, bem como editar as permissões de acesso.

Dentro de uma base, você pode usar o tipo de campo "Usuário" para adicionar seus colaboradores a registros individuais. Este também possui um recurso de notificação que notifica o colaborador com um e-mail sempre que ele é atribuído a um registro.

Outros recursos úteis do Airtable

As etapas mencionadas acima devem ser suficientes para você começar com o gerenciamento de projetos e a colaboração usando o Airtable. Se você deseja aprimorar seu jogo Airtable, também pode conferir os seguintes recursos que certamente aprimorarão sua experiência de gerenciamento de projetos:

1. Interfaces

Com o Interface Designer do Airtable, você pode criar uma experiência sob medida para você e os membros de sua equipe. A ferramenta permite a flexibilidade de visualização e edição de registros de forma personalizada, sem comprometer a integridade das visualizações básicas.

Você pode usá-lo para criar painéis de projeto exclusivos que mostram exatamente o que você quer ver, da maneira que você quer ver.

2. Automações

As automações do Airtable ajudam a automatizar tarefas repetitivas, como enviar e-mails, atualizar registros, etc. Com essa funcionalidade, você também pode integrar sua base com aplicativos externos como Outlook e Google Sheets para executar determinadas tarefas automaticamente.

O Airtable também possui o recurso de criar bases vinculadas, ou seja, bases que funcionam juntas vinculando campos semelhantes nas tabelas. Isso ajuda a garantir que seus dados sejam sempre atualizados nas tabelas, aumentando assim a clareza e a transparência.

4. Compartilhamento somente leitura

A capacidade de compartilhamento somente leitura do Airtable permite que você compartilhe dados de exibições selecionadas com usuários externos. Esses usuários não precisam ser adicionados como colaboradores à sua base, e só poderão visualizar os registros com base na forma como você configurou a visualização compartilhada.

5. Função Fórmula

Semelhante ao software de planilhas como o Microsoft Excel e o Planilhas Google, o Airtable também tem a capacidade de gerar dados calculados. Você pode criar um campo com o tipo "Fórmula" e configure a fórmula desejada e regras de formatação para executar qualquer coisa, desde aritmética simples até análise de dados complexos.

Aumente o nível do seu gerenciamento de projetos com o Airtable

Em ambientes de ritmo acelerado, é crucial ter clareza sobre seu projeto a qualquer momento. É por isso que você precisa da ferramenta certa para simplificar as coisas para todos os envolvidos, e o Airtable definitivamente se encaixa no projeto.

A interface colorida e amigável do Airtable facilita a configuração de um banco de dados de projetos em questão de minutos. Plataformas como o Airtable são essenciais para um espaço de trabalho produtivo, colaborativo e eficiente.