Os princípios básicos do uso de campos no Airtable

Entre as muitas ferramentas de produtividade disponíveis, o Airtable vem ganhando popularidade constantemente, e por boas razões.

A combinação única da funcionalidade de uma planilha, a densidade de informações de um banco de dados e o a diversidade de suas múltiplas visões tornou-o atraente para muitos como parte integrante de sua produtividade arsenal.

Então, por onde você começa quando acaba de configurar sua primeira base? Reserve algum tempo para explorar as diferentes opções e ver como elas podem atender melhor às suas necessidades.

O que são campos em Airtable?

Quer você queira use Airtable para gerenciar projetos, organizar dados ou rastrear tarefas, você precisará se familiarizar com os campos do Airtable para aproveitar ao máximo o Airtable.

Os campos são a base do gerenciamento de dados no Airtable, servindo como contêineres para informações, fórmulas e formatação. Cada campo ocupa sua própria coluna na visualização em grade padrão da sua nova base. Os campos se aplicam da mesma maneira a todos os registros da sua tabela. Você não pode especificar diferentes estilos de formatação por célula, o que pode parecer limitante para usuários de planilhas puras.

No entanto, você pode ter várias visualizações de grade e tabelas em qualquer base, ocultar campos se necessário e até vincular informações entre tabelas. As compensações podem parecer restritivas inicialmente, mas isso pode mudar quando você estiver familiarizado com o Airtable.

O papel do campo primário no Airtable

Ao iniciar sua nova base, você notará que alguns campos já estão em sua primeira tabela. O campo mais à esquerda é especialmente destacado e bloqueado no lado esquerdo. Este é o campo principal e desempenha um papel importante como identificador exclusivo do seu registro – quase como um título sob o qual ficam todas as outras informações.

O campo primário é usado como título de registro em Visualizações airtable e em muitos outros locais, como o nome de cada cartão na visualização Kanban ou o nome de referência nos registros vinculados. O campo principal é um campo de texto de linha única por padrão. Ainda assim, de acordo com o Documentação de suporte Airtable, você poderá alterar o campo primário para vários outros tipos de campo, se necessário.

Como adicionar um novo campo no Airtable

Existem duas maneiras de adicionar um campo no Airtable; o primeiro método é por meio da visualização em grade do Airtable. Ao lado dos cabeçalhos dos campos existentes, você verá um cabeçalho com um sinal de mais. Clicar nesse sinal de mais abre um menu que exibe todos os campos disponíveis. Selecione um tipo de campo, siga as instruções adicionais para configurar seu campo e clique em Criar campo.

A segunda forma de adicionar um campo é dentro de qualquer registro individual da sua base, acessível na maioria das visualizações clicando no registro. Na parte inferior do registro, clique em Adicionar novo campo a esta tabela.

Um pop-up aparecerá, permitindo adicionar um novo campo de texto de linha única ao registro. Insira um nome para o campo e use o menu suspenso de seleção para alterar o tipo de campo, se necessário. Siga quaisquer instruções adicionais exibidas para configurar seu campo e clique em Salvar.

Lembre-se de que adicionar um novo campo o adiciona a todos os registros da sua tabela, então você provavelmente encontrará uma coluna cheia de espaços em branco na próxima vez que entrar na visualização em grade dessa tabela.

1. Campos de entrada de texto

Existem vários formatos de texto com tipos de campo correspondentes no Airtable. O campo de texto de linha única padrão é o campo mais básico e adequado para descritores concisos. Se precisar digitar mais, considere o campo Texto longo, que permite a entrada de até 100.000 caracteres de texto, quebras de linha e formatação rich text quando alternado.

O campo Data permite a entrada manual ou baseada em calendário de data e hora. Além disso, existem muitos outros campos especializados, como número de telefone, e-mail, URL, número, moeda, duração e porcentagem. Cada campo é projetado para armazenar e formatar seus respectivos tipos de dados.

2. Campos baseados em seleção

Airtable oferece vários campos com base na seleção de diferentes opções. Essas são maneiras úteis de categorizar seus registros, acompanhar tarefas ou seguir um processo.

O campo Caixa de seleção simplesmente adiciona uma caixa de seleção clicável aos seus registros. O campo Classificação adiciona um sistema de classificação visual de um a dez pontos, definido como cinco estrelas por padrão. Os campos de seleção única e de seleção múltipla permitem menus suspensos para categorização, sendo que o último permite seleções múltiplas para um único registro.

3. Campos de pesquisa e contagem

Os campos Lookup e Count mostram a funcionalidade mais distinta do Airtable: sua poderosa capacidade de conectar e interagir com diferentes conjuntos de dados por meio do modelo de banco de dados relacional.

O campo Link para registro conecta registros entre tabelas, criando camadas ricas de informações associadas. Com base nisso, o campo Rollup permite criar cálculos e resumos com base em campos dentro de registros vinculados.

O campo Contagem permite contar o número de registros conectados a um campo Link para registro. O campo Lookup recupera dados de registros vinculados, facilitando o compartilhamento de informações entre tabelas sem redundância.

Airtable inclui um conjunto de campos que armazenam metadados sobre seus registros. Esses campos são inestimáveis ​​quando você lida com big data que muda frequentemente.

Os campos Hora de criação e Hora da última modificação controlam quando os registros foram criados ou editados pela última vez. Criado por e Modificado pela última vez por identifica os respectivos usuários responsáveis ​​por essas ações. Você pode escolher condições específicas sob as quais este campo será atualizado, se necessário.

O campo Autonumber atribui um número sequencial aos registros, oferecendo um sistema de numeração consistente em toda a tabela. Embora o próprio Airtable numere seus registros na borda esquerda da visualização em grade, essa numeração conta apenas o número de registros visíveis

5. Outros campos airtable

Além dos campos acima, Airtable também oferece alguns campos distintos que funcionam em uma categoria própria. O campo Fórmula traz um dos recursos de planilha mais úteis para sua base. Este campo permite realizar cálculos, criar dados compostos e construir funcionalidades baseadas em lógica.

Se você está acostumado com ferramentas como o Microsoft Excel, já sabe como funciona o campo Fórmula, mas talvez queira ler como usar fórmulas em Airtable para garantir que você aproveite ao máximo os recursos deste campo.

O campo Usuário permite adicionar outra pessoa que usa Airtable a um registro, selecionando seu nome em uma lista suspensa ou convidando-a para a base por e-mail. Algumas funcionalidades desta área podem exigir um dos planos pagos da Airtable.

O campo Código de barras armazena códigos de barras e códigos QR digitalizados por meio dos aplicativos móveis da Airtable. Por último, o campo Botão permite adicionar botões personalizáveis ​​aos seus registros, que podem visualizar páginas da web, executar scripts, carregar extensões Airtable personalizadas e muito mais.

Organize, anote e seja mais produtivo com campos no Airtable

Os campos ajudam você a aproveitar ao máximo os dados em sua base Airtable e são a porta de entrada para liberar todo o potencial do Airtable para o seu fluxo de trabalho. Seja armazenando informações, obtendo novos insights ou criando fluxos de trabalho personalizados, Airtable é uma ferramenta versátil para ajudá-lo a trabalhar de maneira mais inteligente.

Se você encontrar um tipo de campo que nunca usou antes, não hesite em experimentar e ver se ele pode elevar seus processos.