9 erros não profissionais ao hospedar videochamadas para trabalho

Muitos profissionais ainda subestimam as reuniões virtuais. Eles fazem pouca ou nenhuma preparação, já que essas chamadas acontecem em plataformas de videoconferência, além de poderem desligar a câmera e o microfone.

Embora as reuniões virtuais sejam mais convenientes do que as presenciais, elas não são menos importantes. Estar mal preparado pode causar atrasos, impedir a colaboração ou confundir mensagens. Para garantir reuniões virtuais profissionais e eficientes, siga estas dicas ao hospedar e participar de videochamadas de trabalho.

1. Ignorando as medidas de segurança

Negligenciar as medidas de privacidade antes de iniciar videochamadas relacionadas ao trabalho é pouco profissional e inseguro. Você colocará suas reuniões em risco de ataques de intrusão, onde terceiros sequestram chamadas de videoconferência aleatórias, por exemplo, bombardeio Zoom. Observe que os intrusos têm motivos variados. Alguns são apenas trolls da Internet que procuram irritar as pessoas, mas outros são cibercriminosos habilidosos que executam roubo de dados.

A melhor abordagem é proteger as reuniões:

• Configurando senhas: Defina uma senha exclusiva para cada reunião – certifique-se de enviá-la aos participantes de forma privada.
• Habilitando salas de espera: Eles permitirão que você selecione e confirme os participantes antes de ingressar.
• Limitando Participantes: É mais fácil gerenciar reuniões virtuais com participantes limitados.

Vale a pena ler sobre maneiras de mantenha sua privacidade intacta ao usar plataformas de videoconferência.

2. Deixando o microfone ligado durante as reuniões

Pare de deixar seu microfone ligado durante videoconferências. Ele captará ruídos aleatórios de pessoas próximas, seus animais de estimação e aparelhos em funcionamento, que os participantes podem achar uma distração. Na pior das hipóteses, o som do seu lado pode abafar as vozes dos outros.

Para garantir a clareza do som e da voz, utilize a função mudo criteriosamente. Ligue o microfone quando estiver falando, silencie-se quando estiver ouvindo e clique nos emojis na tela se precisar interromper os alto-falantes.

É certo que ligar e desligar o microfone pode ser irritante durante reuniões longas. Mas é uma forma simples, mas eficaz, de mostrar respeito pelas contribuições e atenção dos outros durante as conversas.

3. Configurando planos de fundo ruins para videochamadas

Os funcionários devem encontrar um ambiente limpo e profissional para reuniões virtuais – isso melhorará a impressão que você deixa nos outros. Eles verão você como um indivíduo organizado que está sempre no controle de tudo. Alternativamente, um ambiente bagunçado e sujo faz com que você pareça alguém que mal participa de reuniões ou colaborações online.

Claro, isso não quer dizer que você deva construir estantes de biblioteca em seu escritório doméstico. Uma parede simples e limpa com obstruções mínimas parece simples e minimalista, além de não incluir elementos que distraem.

Mas se você estiver trabalhando com espaço limitado, edite seu plano de fundo. Digamos que você use o Zoom com frequência. Você pode percorrer os cenários virtuais do Zoom ou desfocar o ambiente antes do início da chamada do Zoom. Você também pode querer aprender como criar seu próprio plano de fundo Zoom.

4. Usando funções de chat privado para conversas pessoais

Evite usar a função de chat privado em aplicativos de videoconferência para conversas pessoais, especialmente ao compartilhar assuntos não relacionados ao trabalho. Há uma chance de que seus supervisores vejam essas mensagens. Embora os organizadores não possam ver os bate-papos privados em tempo real, alguns aplicativos os mostram nos registros da reunião pós-chamada. É seguro presumir que os empregadores têm controle total sobre as contas fornecidas pela empresa.

Mas mesmo que seus gerentes não revisem manualmente as conversas privadas, fazer comentários depreciativos durante chamadas de trabalho é inapropriado. Você pode ser penalizado se alguém vir suas mensagens. Concentre-se em manter uma atmosfera respeitosa e produtiva – guarde suas brincadeiras para os canais apropriados.

5. Participar de reuniões on-line em configurações inadequadas

Enquanto modelos de trabalho remoto e híbrido oferecem flexibilidade, você ainda deverá participar de reuniões virtuais em ambientes apropriados. Pare de participar de ligações de trabalho enquanto dirige, viaja ou come. Você apenas distrairá os outros se der respostas aleatórias e estúpidas quando sua atenção estiver dividida.

A melhor abordagem é comunicar sua situação. Reagende as reuniões para sua próxima disponibilidade ou opte por não participar – ambos são mais apropriados do que participar delas para fingir presença. Se você não tiver um ambiente adequado para realizar chamadas em casa, você também pode considerar ingressar em um espaço de coworking. Se você fizer isso, certifique-se de que você considere vários fatores antes de escolher seu espaço de coworking.

Escreva um e-mail OOO profissional e personalizado antes de sair. Certifique-se de que seus colegas de trabalho saibam quem contatar para solicitações e mensagens urgentes, caso contrário eles interromperão seu intervalo.

6. Entrando tarde em reuniões on-line

A pontualidade é importante tanto para reuniões presenciais quanto virtuais. É imprudente atender chamadas tarde demais e causar atrasos. Você desperdiçará o tempo de todos esperando por você.

Além disso, a maioria dos aplicativos de videoconferência exibe alertas quando os usuários entram ou saem da sala, o que outros podem achar irritante. Veja o Zoom como exemplo. Ele cria sons altos de bolha sempre que alguém entra na chamada – você não pode simplesmente entrar furtivamente nas reuniões sem ser notado. Você pode até interromper a linha de pensamento do orador principal.

Para evitar esses atrasos, agende lembretes em aplicativos de calendário. Defina seus alarmes para tocar cinco minutos antes dos compromissos e sincronize-os em todos os seus dispositivos pessoais e de trabalho.

7. Falha ao preparar seu dispositivo para compartilhamento de tela

Prepare seu(s) dispositivo(s) com antecedência se for usar o recurso de compartilhamento de tela para uma chamada comercial. Idealmente, você deve limpar todas as pastas pelas quais navegará. Oculte arquivos confidenciais, arquivos pessoais e conteúdo impróprio, entre outros itens não relacionados ao trabalho, para apresentações perfeitas. Nada é mais embaraçoso do que ver seus colegas de trabalho verem algo particular.

Os profissionais que fazem apresentações com frequência devem solicitar dispositivos de trabalho designados; caso contrário, você perderá tempo limpando e restaurando arquivos.

8. Não pensando em sua aparência

Pare de presumir que as reuniões virtuais são opcionais. Seus parceiros de negócios ou supervisores podem ocasionalmente pedir que você ligue a câmera – você deve tomar cuidado com sua aparência. Lave o rosto, penteie o cabelo e coloque uma blusa adequada para o trabalho. Além disso, posicione sua câmera perto de uma fonte de luz para que seu rosto fique claro e visível.

9. Envolvendo-se descuidadamente em uma conversa casual

É comum que os funcionários conversem um pouco enquanto esperam que outros participantes participem das chamadas de trabalho. As gentilezas quebram o silêncio constrangedor antes do início das reuniões. Embora você possa abordar um pouco tópicos não relacionados ao trabalho, limite-se a comentários apropriados ao trabalho. Não fique muito animado só porque seus amigos também estão na ligação. Imagine como seria constrangedor se seus parceiros de negócios, clientes, colegas e supervisores se unissem repentinamente.

Se você estiver hospedando a chamada, ative a sala de espera para poder selecionar os participantes e avisar outros usuários. Certifique-se de que todos se recomponham antes de permitir a entrada de pessoas com autoridade. Enquanto isso, os participantes devem prestar atenção às notificações sonoras para novos participantes.

Hospede chamadas de trabalho como um profissional de negócios

Com mais empresas adotando o trabalho híbrido e remoto, as reuniões virtuais gradualmente se tornarão a norma. Você deve parar de tratá-los menos do que em reuniões presenciais. Erros aparentemente menores, como desligar a câmera, parecer desleixado e usar um fundo bagunçado, não são profissionais. Sua falta de preparação pode eventualmente ofender os colegas de trabalho.

Crie uma rotina simples antes de participar de videochamadas. Crie o hábito de vestir roupas de trabalho, testar seus dispositivos e configurar fundos decentes.