Como tornar o controle de alterações mais fácil de usar no Microsoft Word

Track Changes é uma das melhores ferramentas para editar documentos do Word e colaborar com outras pessoas, mas usá-lo pode ser complicado e confuso. Se você é novo neste recurso do Microsoft Word ou não suporta as marcações vermelhas e configurações estranhas, não desista de rastrear alterações ainda.

Depois de entender como os diferentes componentes funcionam, o recurso fica mais fácil de usar. Você pode personalizar o recurso para criar um sistema mais organizado ao revisar um documento ou revisar as edições de outra pessoa. Aqui estão algumas idéias.

1. Mostrar revisões em balões

Rastrear alterações não é apenas um botão liga-desliga. Depois de aprender o básico de usando o controle de alterações do MS Word, você pode explorar seus recursos e personalizar ainda mais sua experiência de usuário.

Um dos principais componentes que você pode alterar é a exibição da marcação. Quando você for para Revisão > Mostrar marcação > Balões, você tem três opções:

• Mostrar revisões em balões
• Mostrar todas as revisões embutidas
• Mostrar apenas formatação em balões

Rastrear alterações usa revisões embutidas por padrão, o que significa riscar palavras excluídas e inserir suas edições no próprio corpo do texto. Algumas dessas revisões são administráveis, mas um livro inteiro delas pode ser desagradável. Além disso, essa configuração não destaca a formatação – tentar encontrar essas edições é um incômodo.

Usar balões apenas para formatação é um avanço em relação às revisões embutidas. As exclusões e inserções ainda aparecem no corpo principal, mas quaisquer alterações de formato são listadas em balões em um painel à direita do texto.

Se a edição inline não for sua preferência, mude para revisões em balões. Você pode então excluir, inserir e formatar tudo o que quiser, e uma lista de suas alterações aparecerá no painel direito. Ainda há vermelho, mas suas edições são muito mais organizadas e fáceis de gerenciar.

2. Use nenhuma marcação ou marcação simples para evitar distrações

Dependendo do seu estilo de edição, você pode preferir ler um documento primeiro, antes de ajustá-lo, para ter uma noção de seu fluxo, legibilidade e possíveis lacunas. Preencher o texto com marcações desde o início pode ser contraproducente.

Track Changes oferece duas soluções no Exibir para revisão menu suspenso. Marcação Simples oculta balões e revisões embutidas e exibe apenas linhas vermelhas verticais para mostrar onde as alterações foram feitas. Clique em qualquer uma dessas linhas para revelar rapidamente as edições. Clique novamente para ocultá-los.

Sem marcação remove as linhas verticais também. Você pode ler e editar em paz até escolher o contrário. Trabalhar com qualquer uma dessas configurações garante um documento claro com o mínimo de distrações. Se você estiver trabalhando em equipe, estabeleça o melhores maneiras de colaborar em tempo real no Worde estabeleça regras de controle de alterações para que todos possam trabalhar confortavelmente.

3. Use toda a marcação ou original com moderação

Você não precisa exibir a marcação completa de um documento do Word, a menos que queira revisar especificamente uma determinada revisão ou integrar as alterações.

Olhar para o texto original é ainda menos necessário. Você pode olhar o texto original para comparar brevemente as duas versões, por exemplo, em termos de estilo ou extensão, mas isso é tudo. Portanto, você não precisa ativar nenhuma dessas configurações até que realmente precise delas. Isso pode ajudar a minimizar sua frustração com o controle de alterações.

4. Personalize as cores e marcações

Quando vários usuários trabalham em um documento do Word e fazem alterações, o recurso Rastrear alterações destaca suas edições em cores diferentes. O problema mais chocante com o Track Changes é muitas vezes a cor vermelha padrão de suas marcações, especialmente quando domina textos com muitas revisões.

A boa notícia é que você pode mudar essa cor. Na verdade, você pode codificar por cores todos os documentos em que trabalha.

No Monitorando seção, clique no Alterar opções de rastreamento seta. Você verá algumas configurações básicas que pode modificar, mas para acessar mais opções, clique Opções avançadas. Isso abrirá uma janela oferecendo mais maneiras de personalizar o controle de alterações.

Você pode escolher cores melhores para inserções, exclusões, formatação e muito mais. Você pode até alterar a forma como cada função é marcada, variando de negrito a tachado duplo e símbolos. Além disso, você pode até ajustar a aparência dos balões. Inspire-se em aplicativos de produtividade com codificação de cores eficaz ou apenas escolha cores que sejam agradáveis ​​aos olhos ao usar o Track Changes.

Deixar comentários é a segunda melhor maneira de fornecer feedback sobre o Microsoft Word, além de monitorar alterações. No entanto, o uso excessivo de comentários pode tornar a experiência de edição e leitura igualmente cansativa.

O que facilita o uso de comentários junto com o controle de alterações é decidir antecipadamente como você usará cada recurso. Quando se trata de comentários, você pode reservá-los para perguntas ao autor ou ideias para melhorar o texto – coisas que você não pode dizer por meio do Track Changes sem adicionar mais vermelho.

Além disso, é melhor destacar apenas as palavras relacionadas aos seus comentários, e não parágrafos inteiros. Você pode até colocar seus comentários apenas no início ou no final dos capítulos.

Se você estiver enfrentando problemas com um documento sobrecarregado de notas e comentários, tente explorar as opções disponíveis na seção Mostrar comentários menu suspenso. Este recurso pode ajudá-lo a organizar os comentários de uma forma que faça sentido para você, esteja você lendo ou editando o texto.

Alternativamente, se o documento que você está revisando for pequeno, mas você tiver muito a dizer, considere ir a um página em branco no início ou no final do documento e listando o feedback que você colocaria nos comentários lá. Você também pode fazer isso para capítulos individuais. A ferramenta de comentários é mais prática, mas você pode usá-la como e quando quiser.

Não hesite em ser criativo com os recursos à sua disposição, como adicionando números de linha do Microsoft Word ao texto e, em seguida, referenciando linhas específicas em seu feedback. Reserve um tempo para aprender tudo o que este software de processamento de texto tem a oferecer e adapte cada trabalho de controle de alterações de acordo.

7. Aceitar ou rejeitar grupos de revisões

Como redator que revisa as revisões de um editor, é importante considerar cuidadosamente a maioria das alterações, mesmo ao fazer suas próprias edições.

No entanto, quando se trata de pequenas correções, como formatação ou ortografia, existe uma maneira mais rápida de integrar as alterações ou se livrar delas. Basta selecionar o parágrafo inteiro, clicar com o botão direito e ir para Aceitar alteração ou Rejeitar alteração. Sua escolha afetará todas as revisões desse parágrafo.

Você pode ir ainda mais longe e integrar todas as revisões do documento. Para fazer isso, após clicar com o botão direito no parágrafo destacado, selecione a seta para baixo em Aceitar na barra de ferramentas e depois Aceite todas as alterações. Logo abaixo, você também tem a opção de interromper automaticamente o controle de alterações.

8. Ajuste seu painel de revisão

Conforme mencionado anteriormente, você pode utilizar qualquer coisa que melhore a experiência do usuário com o Track Changes, incluindo suplementos de produtividade para Microsoft Word. No entanto, até mesmo a simples reorganização do layout do seu espaço de trabalho digital pode beneficiar o seu fluxo de trabalho.

O painel de revisão em Rastrear alterações é outra maneira de ver todas as revisões sem que elas sobrecarreguem sua tela. Você pode editar um documento sem marcação e deixar o painel gerar uma lista simples de alterações. Ao clicar na seta ao lado Painel de revisão, você pode alterná-lo da posição vertical para a horizontal e vice-versa.

Faça com que as alterações de controle funcionem para você

Pode parecer complexo à primeira vista, mas o programa Track Changes da Microsoft é na verdade muito simples e útil quando você aprende os detalhes. Esteja você fazendo ou recebendo edições, defina suas preferências de controle de alterações antes de começar a trabalhar para facilitar as coisas. Organize a aparência das marcações, dos comentários e do painel de revisão dentro e ao redor do texto.

Usar o controle de alterações no Microsoft Word é mais fácil quando você cria um layout e um esquema de cores que o motiva em vez de estimulá-lo demais.