13 truques do Google Agenda para aumentar sua produtividade

Principais conclusões

• Defina lembretes padrão para todos os eventos no Google Agenda para evitar perder compromissos importantes e melhorar a produtividade. Adicione várias notificações, se necessário.
• Integre o Google Agenda a outras ferramentas para agilizar os fluxos de trabalho e evitar alternar constantemente entre aplicativos. Por exemplo, integre-se ao Slack para agendamento e atualização de status.
• Receba um e-mail de agenda diária para priorizar lembretes e compromissos importantes. Configure isso nas configurações do Google Agenda para garantir que você nunca perca uma notificação.

É mais provável que você tenha usado o Google Agenda pelo menos uma vez, quer alguém lhe tenha enviado um convite para uma reunião ou você tenha acabado de usá-lo porque ele vem com o seu dispositivo.

Embora o Google Agenda seja um aplicativo bastante simples quando se trata de agendamento, ele vem com vários recursos e integrações incríveis que podem ajudar a aumentar sua produtividade e melhorar seu desempenho geral eficiência. Aqui está uma lista de alguns dos melhores abaixo.

1. Configurar lembretes padrão

É sempre útil definir lembretes para evitar perder eventos futuros ou para ter tempo suficiente para se preparar. No entanto, configurar um lembrete para cada novo evento realizado pode ser bastante complicado.

Felizmente, o Google Agenda permite criar automaticamente lembretes padrão para todos os eventos que você realiza. Veja como:

1. Vá para a página inicial do Google Agenda.
2. Clique no ícone de engrenagem à direita e selecione Configurações.
3. Sob Configurações para meus calendários, selecione seu calendário.
4. Selecione Notificações de eventos e selecione + Adicionar notificação.
5. Escolha a duração preferida clicando no menu suspenso.

A partir de agora, todos os eventos que você criar terão automaticamente esses lembretes padrão. Observe que você pode adicionar mais de uma notificação – digamos que você queira receber várias notificações para o seu evento.

Gerenciar e usar diferentes ferramentas diariamente, seja para uso pessoal ou profissional, pode ser cansativo, exigindo que você alterne constantemente entre ferramentas para se manter ciente de seus projetos e tarefas.

Muitas dessas ferramentas permitem integrar o Google Agenda para que você não precise transferir manualmente informações de ou para seu aplicativo para sua agenda. Por exemplo, o Google Agenda é um integração bastante útil com o Slack que você deve tentar se você estiver usando o aplicativo de mensagens comerciais. A integração permite agendar e excluir eventos diretamente do Slack. O Slack pode atualizar seu status com base na sua programação! Observe que a forma como você integra o Google Agenda a um aplicativo varia dependendo do aplicativo.

3. Receba sua agenda diária por e-mail

Se você tem o hábito de ignorar as notificações casualmente sem pensar duas vezes, há uma boa chance de você ignorar as notificações do Calendário. E se você prioriza e-mails em detrimento de outras formas de comunicação, aqui vai um truque útil: você pode enviar sua programação diária diretamente para seu e-mail. Dessa forma, você não perderá lembretes e compromissos importantes.

Para fazer isso:

1. Vá para o Google Agenda e clique no ícone de engrenagem.
2. Selecione Configurações > Configurações para meus calendários.
3. Escolha o calendário do qual deseja receber um e-mail.
4. Role para baixo até Outras notificações.
5. Vá para Agenda Diária e selecione E-mail no menu suspenso.

Espere receber um e-mail com a agenda diária todas as manhãs às cinco da manhã para ter uma ideia de como seria o seu dia.

4. Comece sua semana em um dia diferente

Quer o seu trabalho envolva mudanças de horários, tarefas offshore com diferentes dias de início semanais ou você simplesmente prefira um início de semana não tradicional, o Google Agenda tem o que você precisa. Você pode alterar facilmente o dia de início da sua semana no Google Agenda.

Basta acessar o seu Google Agenda Configurações, selecione Em gerale role para baixo até Ver opções. Clique Começar a semana em e escolha entre Sábado, Domingo, ou Segunda-feira.

5. Use sua voz para definir um novo evento

Se suas mãos não estiverem livres no momento, mas precisar agendar um evento imediatamente, você pode usar sua voz para criar um evento em vez de abrir o aplicativo Google Agenda e digitar todos os detalhes.

Basta dizer algo como: “Ei, Google, crie um evento na agenda: um jantar com Jane Doe às 20h. no Chili's. Além de registrar todas as informações, o Google pode solicitar informações adicionais antes de salvar o evento.

Observe que isso não é possível se você estiver usando um dispositivo Apple. A Siri não pode criar eventos com o Google Agenda. Se quiser que o Siri adicione eventos ao seu Google Agenda, você deve defini-lo como calendário padrão. Faça isso acessando Configurações > Calendário > Calendário padrão.

6. Incorpore seu calendário

Lidar com sua agenda pode ser difícil, especialmente se as pessoas quiserem combinar horários com você. Se você tiver um site, permita que outras pessoas definam uma programação com você com base nas preferências delas, incorporando sua agenda ao seu site.

7. Use um software de agendamento online

Compartilhar sua agenda pode ter a desvantagem de aproveitar seu tempo livre. Se você procura um melhor controle sobre quando outras pessoas podem agendar compromissos com você, vale a pena explorar ferramentas que simplificam o agendamento on-line, como Calendly.

Quando você se inscreve no Calendly usando seu endereço do Gmail, ele sincroniza perfeitamente sua agenda com sua conta do Calendly. Mas isso não é tudo. Essa integração traz uma série de benefícios, como agendamento automatizado, gerenciamento de fuso horário e personalização, tornando a experiência de reserva com você uma experiência mais personalizada.

8. Configurar blocos de tempo

O Google Agenda pode ajudá-lo ainda mais alcance o pico de produtividade com blocos de tempo. O recurso permite atribuir slots designados para que você possa se concentrar em projetos ou tarefas específicas. Isso permite que você concentre sua energia em objetivos específicos de forma eficiente, evitando que você procrastine e perca tempo mudando de uma tarefa para outra.

9. Recusar eventos automaticamente

Usar o Google Agenda não apenas ajuda você a controlar seus compromissos. Você também pode usá-lo para garantir a manutenção do equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Quando você define um horário de trabalho, o Google Agenda pode recusar automaticamente solicitações de reunião quando você estiver fora do escritório ou de férias.

Você também pode enviar-lhes uma mensagem de ausência, informando o que podem fazer enquanto isso, como encaminhá-los para outro colega que possa atender às suas solicitações ou preocupações.

10. Alternar com outro fuso horário

Trabalhar com pessoas em outros fusos horários pode dificultar o planejamento de reuniões e a definição de horários. Em vez de gastar muito tempo consultando um conversor de fuso horário on-line, você pode usar o recurso de fuso horário secundário do Google Agenda para controlar as diferenças de horário e evitar contratempos de agendamento.

No Google Agenda, clique em Configurações > Em geral > Fuso horário. Marcação Exibir fuso horário secundário sob Fuso horário.Você também pode adicionar rótulos a cada fuso horário para maior organização.

11. Crie reuniões recorrentes

Se você realiza reuniões todas as semanas ou meses, pode configurar reuniões recorrentes em vez de criar eventos manualmente todas as vezes. Ao criar um evento, selecione o menu suspenso que diz Não se repete e escolha com que frequência deseja que o evento se repita.

12. Crie um atalho para evento

Embora a criação de um novo evento no Google Agenda leve apenas alguns cliques, um atalho de evento pula a maioria das etapas e leva você diretamente para a nova janela de evento no Google Agenda.

Basta abrir seu navegador, digitar cal.newe bateu Digitar ou retornar. Além disso, há uma longa lista de Atalhos do Google Agenda que pode ajudá-lo a navegar e usar o aplicativo com mais eficiência.

13. Encontre um horário ideal para reuniões

Encontrar o horário ideal é outra dificuldade para definir uma reunião ou cronograma. Isso é mais difícil quanto mais pessoas estão envolvidas, e a situação se torna mais confusa se você incluir diferentes fusos horários na equação.

Felizmente, o Google Agenda possui um recurso Encontrar um horário que permite encontrar um horário disponível para todos da equipe. No entanto, requer acesso ao Google Calendars da equipe e você só pode usá-lo por meio do aplicativo da web, não do aplicativo móvel. Esse recurso permite que você encontre um horário mutuamente disponível que funcione para todos na equipe.

Use seu calendário a seu favor

O Google Agenda oferece uma variedade de recursos e integrações que aumentam a produtividade. Desde a configuração de lembretes padrão até o gerenciamento de fusos horários e a utilização de comandos de voz, dominar esses hacks pode ajudá-lo a aproveitar ao máximo seu calendário para um gerenciamento de tempo eficiente.