Como cortar uma caixa de entrada de 20.000 e-mails para zero em 30 minutos

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Entre promoções, boletins, notificações e tudo o mais que chega diariamente à sua caixa de entrada, é muito fácil acumular muitos e-mails. Se você não tiver tempo para lidar com isso, poderá ficar sentado em uma caixa de entrada com mais de 20 a 30 mil mensagens.

Em algum lugar, você tem mensagens importantes que não deseja perder. Mas como você esvazia a desordem sem jogar o bebê com a água do banho?

Se você seguir o processo descrito neste artigo, poderá chegar à caixa de entrada zero em pelo menos 30 minutos. No máximo, uma hora. Quer dar uma chance? Abra sua caixa de entrada cheia e siga em frente.

Caixa de entrada cheia do Gmail

Apresentando, a caixa de entrada de uma pessoa muito ocupada.

Está certo. Quase 20.000 mensagens de email não lidas. Esses são apenas os não lidos. O tamanho total da minha conta de email antes de iniciar esse processo estava enviando 35.000 mensagens.

Portanto, a primeira coisa a fazer é cortar as frutas baixas.

Jogue fora o lixo

Não é preciso dizer que você precisa retirar o lixo com frequência, não apenas em casa, mas também na sua caixa de entrada do Gmail.

Clique no seu Lixo na barra de navegação esquerda, clique na caixa "selecionar tudo" na parte superior da lista de mensagens e clique no link "Todas as conversas" listado antes do primeiro email.

Depois clique em Apagar para sempre.

Próximo, vá atrás do spam do Gmail. No campo de navegação, clique no ícone Spam link e clique em "Excluir todas as mensagens de spam agora".

Se sente bem, certo? Ainda não colocamos um impacto na caixa de entrada, mas é uma ótima sensação começar a limpar sua caixa de entrada depois que você remove o lixo.

Agora, para o próximo nível de frutas baixas.

Social e Promoções

Se você estiver usando a caixa de entrada do Gmail no estilo padrão do Google, verá Social e Promoção guias na parte superior da sua caixa de entrada.

Clique em cada uma delas e role a lista para baixo, procurando grandes volumes de duplicatas.

Esses são os culpados que estão enchendo sua caixa de entrada todos os dias.

Quando os encontrar, abra o email e encontre o Cancelar subscrição link próximo à parte superior ou inferior do e-mail.

Somente acesse as primeiras páginas das postagens de mídias sociais e de promoção que procuram grandes grupos de duplicatas. Somente limpando seus boletins por e-mail 5 aplicativos para gerenciar bons boletins por e-mail e cancelar a inscrição de lixo eletrônicoVocê gosta de assinar boletins? Essas ferramentas ajudam você a gerenciá-las na sua caixa de entrada e a cancelar a inscrição das que você não deseja. consulte Mais informação reduzirá drasticamente a quantidade de e-mails que enchem sua caixa de entrada todos os dias.

Não gaste muito tempo fazendo isso, porque há peixes maiores para fritar no momento. Depois de concluir este artigo, você deverá ler o artigo de Sandy sobre dominando a ansiedade da caixa de entrada do Gmail Como dominar a ansiedade na caixa de entrada do GmailTantos e-mails, tão pouco tempo. Você se sente assim quando se trata de gerenciar sua caixa de entrada do Gmail? Mostramos configurações simples e ferramentas úteis para organizar e proteger sua caixa de entrada do Gmail. consulte Mais informação para evitar que você entre nessa confusão de novo.

Depois de cancelar a inscrição nos e-mails mais comuns, clique no Selecionar tudo ícone na parte superior novamente e clique no link "Selecionar todas as conversas" na parte superior.

Clique no ícone da lixeira para excluir todos eles.

Repita o mesmo processo na guia Promoções. Quando você exclui tudo isso, provavelmente já reduziu sua caixa de entrada em alguns milhares.

E você está apenas se aquecendo.

Backup e exclusão de emails rotulados

Anos atrás, eu fazia parte de uma equipe que conduzia investigações online. Ao longo do tempo em que estive lá, acumulei alguns milhares de e-mails - todos eles aplicado com um rótulo especial do Gmail Como classificar sua caixa de entrada do Gmail por remetente, assunto e rótuloHá um segredo essencial para gerenciar o Gmail: saiba como classificar sua caixa de entrada do Gmail com filtros como assunto, remetente e marcadores. consulte Mais informação do endereço de e-mail vinculado recebido.

O endereço foi fechado em 2015, mas eu nunca me incomodei em excluir todos esses e-mails.

Você provavelmente criou todos os tipos de etiquetas anos atrás. Talvez você tenha automatizado o processo com filtros para e-mails recebidos. Todos esses e-mails estão apenas perdendo espaço.

Você não pode simplesmente excluir e-mails marcados em massa, porque os rotulou por um motivo. Talvez eles contenham anos de pesquisa ou sejam um arquivo histórico de algum trabalho que você fez que não quer perder.

Fazer backup de emails importantes rotulados

Felizmente, é muito fácil faça backup de todos esses e-mails em massa usando o recurso de exportação da conta do Google.

O Google oferece uma Baixe seus dados página para todos os serviços em sua Conta do Google.

Clique em Gerenciar arquivos link e clique em Criar novo arquivo.

Role para baixo até sua lista de contas e clique em Selecione nenhum desmarcar todas as contas.

Em seguida, role para baixo até sua conta do Gmail e clique no botão para ativar apenas esse serviço.

Clique na seta suspensa e clique em Selecionar marcadores.

Vá para a lista de marcadores que você criou na sua conta do Gmail e selecione todos os que você deseja fazer um backup completo.

Na lista, você pode selecionar o formato do arquivo compactado e o tamanho máximo do arquivo.

Por fim, clique no botão Criar arquivo botão.

O Google enviará um e-mail para você dizendo que começou a levar seu arquivo. Pode levar algumas horas ou até um dia, mas, eventualmente, você receberá um email de acompanhamento quando o arquivo estiver pronto para download. O link para download estará na mensagem de e-mail.

Depois de baixar e salvar seu arquivo de e-mail em algum lugar seguro, você estará pronto para começar a eliminar os e-mails rotulados.

Excluir e-mails e etiquetas rotulados

De volta à sua caixa de entrada do Gmail, clique em cada marcador para que os emails sejam exibidos e selecione Tudo na lista de seleção.

Lembrar de selecione todas as conversas como você fez antes.

Clique no ícone da lixeira para excluir todos esses e-mails.

Se tiver sorte, você encontrará marcadores com milhares de e-mails que você pode limpar da sua caixa de entrada agora que possui um backup.

Depois de limpar todos os e-mails, não se esqueça de excluir todos os marcadores antigos. Basta clicar no menu suspenso no lado direito do nome do rótulo e escolher Remover etiqueta da lista.

Neste ponto, você já deve ter cortado o tamanho da sua caixa de entrada significativamente. Mas não vamos nos segurar. Temos mais alguns truques nas mangas.

Excluir e-mails antigos

Se você tem dezenas de milhares de e-mails, é bem provável que mesmo os e-mails que eram importantes há quatro ou cinco anos atrás não sejam mais importantes.

Agora é a hora de realmente cavar uma casa profunda e limpa. Vamos nos livrar desses e-mails muito antigos.

Para fazer isso, basta digitar “older_than: 2y” no Campo de pesquisa do Gmail. Você pode definir qualquer limite de tempo que desejar alterando 2 para o número de anos de e-mail que deseja manter.

Lembre-se de que, seja qual for o volume de e-mails que você "mantenha", será necessário classificar no final para selecionar os realmente importantes. Portanto, faça com que esse período seja o menor possível.

Selecione Tudo e-mails e selecione todas as conversas, em seguida, clique no ícone Lixeira, como você sempre faz.

Depois disso, sua caixa de entrada de dezenas de milhares deve estar chegando aos milhares, a essa altura.

Nesse momento, é hora de adotar uma abordagem um pouco mais seletiva para limpar a bagunça restante.

Limpar, classificar e organizar

Primeiro, considere que qualquer e-mail que você não tenha aberto há mais de duas semanas, provavelmente nunca abrirá.

Você pode limpá-los rapidamente pesquisando todos os emails não lidos com mais de dez dias.

No campo de pesquisa, digite "is: unread older_than: 10d".

Selecione e exclua todos os emails listados.

Outra abordagem para reduzir ainda mais a lista restante de e-mails é procurar spam típico ou linhas de assunto promocionais. Você pode fazer isso digitando pesquisas como "assunto: acordo", "assunto: oferta" ou "assunto: última chance".

Toda pesquisa deve exibir mais de 100 e-mails por vez. Apenas continue limpando-os.

Finalize sua caixa de entrada

Nesse ponto, sua montanha de dezenas de milhares de e-mails deve ser reduzida a um tamanho muito mais gerenciável. Agora você concentrou sua caixa de entrada principalmente em mensagens de e-mail importantes para você e que talvez você queira manter.

Em seguida, comece a rolar pelos e-mails restantes. Quando você encontrar e-mails importantes que deseja manter, basta arrastá-los para os marcadores que você criou para eles (ou criar novos marcadores, se ainda não existirem).

Parece uma tarefa árdua, mas a digitalização visual de uma página de e-mails por vez deve aparecer apenas alguns que você realmente deseja manter. Depois, você pode selecionar todos os emails nessa página e excluí-los. Isso eliminará 50 ou mais e-mails por vez.

Lembre-se de que, sempre que você aparecer um remetente repetido, abra o e-mail e clique na seta suspensa ao lado do botão de resposta. Nesta lista, clique em "Filtrar mensagens como esta".

Em seguida, selecione tudo e exclua a lista de e-mails correspondentes que aparecem.

Ao rotular, filtrar e excluir grandes blocos de e-mails, você terá essa lista de pouco mais de 1.000 e-mails até a milagrosa caixa de entrada zero, em nenhum momento.

É uma sensação tremenda ver essa nota "vazia" na caixa de entrada, especialmente quando você passa anos sem vê-la!

Não deixe a fera crescer

Agora que você dedicou um tempo para finalmente controlar novamente a besta gigante de uma caixa de entrada, é importante evitar que ela cresça demais novamente. A melhor maneira de fazer isso é estudar todos os recursos que o Gmail tem disponível para manter as coisas organizadas e otimizadas.

Você pode aprender sobre esses recursos em nossa Guia avançado do usuário para o Gmail O Guia do Usuário Avançado do GmailEste Guia gratuito do Gmail é para aqueles que já usam o Gmail como um cliente de e-mail e desejam tirar o máximo proveito de seus muitos recursos de produtividade. consulte Mais informação e nunca mais precise passar por esse processo novamente.

Crédito de imagem: Nomadsoul1 /Depositphotos