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Com três contas de e-mail, uma para o trabalho, uma pessoal e outra para o MakeUseOf, vejo-me gastando mais tempo verificando meu e-mail e tentando manter todas as mensagens sob controle do que realmente conseguir muito trabalho feito. Felizmente, todas as três contas de email são Gmail ou contas do Google Apps, e, na tentativa de organizar uma conta, segui várias etapas que podem ser aplicadas a todas as três. O Gmail fornece várias ferramentas que ajudarão você a organizar sua caixa de entrada e, mais importante, mantê-la dessa maneira.
Atingir o Inbox Zero é, na verdade, uma tarefa bastante simples, e mantê-lo pode ser feito com o mínimo de esforço de sua parte, desde que você tenha um sistema decente.
Estas são algumas etapas simples que podem ajudá-lo a colocar esse sistema em movimento e, além disso, manter seu arquivo livre de anexos grandes que ocupam espaço e, mesmo com a enorme capacidade do Gmail, depois de alguns anos, ele pode começar a ser executado Fora.
Configurar filtros
A primeira etapa ao organizar sua caixa de entrada é criar filtros. Isso é útil porque os filtros podem ser aplicados a todas as mensagens que já estão obstruindo sua caixa de entrada. Enquanto Filtros do Gmail Como configurar filtros de email no Gmail, Yahoo Mail e OutlookA filtragem de e-mails é a melhor ferramenta para manter sua caixa de entrada organizada e organizada. Veja como configurar e usar filtros de email no Gmail, Yahoo Mail e Outlook. consulte Mais informação para facilitar a criação desses filtros, a Syphir leva tudo mais longe, colocando seus filtros com esteróides.
Com o Syphir, você pode filtrar os encaminhamentos em massa, arquivar e-mails quando estiverem na sua caixa de entrada por um certo período de tempo, pressione retorne e-mails pessoais, relacionados ao Facebook ou Twitter durante o seu dia de trabalho, para que você não se distraia e mantenha sua caixa de entrada limpa e arrumado.
Uma maneira importante de usar o Syphir para manter seu e-mail organizado e organizado é criar um sistema de etiquetas que atenda às suas próprias necessidades, tarefas e projetos pessoais. Dessa forma, encontrar e-mails mais antigos será muito fácil. Obviamente, se você não se sentir à vontade para conceder acesso de terceiros a seu e-mail, poderá se contentar com o sistema de filtro nativo do Gmail.
A criação de filtros é muito importante quando se trata de organizar sua caixa de entrada porque, quando você tiver todos os filtros, sua caixa de entrada será fique organizado.
Converter e-mails em tarefas
Depois de configurar seus filtros, a próxima etapa é endereçar os e-mails que ainda estão na sua caixa de entrada.
Costumo manter os e-mails na minha caixa de entrada até que eu lide com o problema ou a tarefa relacionada. Na maioria das vezes, a tarefa pode ser esquecida e, à medida que você recebe mais emails, corre o risco de esquecer completamente tudo. Antes que você perceba, sua caixa de entrada está mais uma vez cheia de e-mails que você leu, mas não lidou.
Para ficar por dentro das novidades, converta seus e-mails em tarefas imediatamente usando Tarefas do Gmail.
Cada tarefa será acompanhada de um link para o e-mail relacionado, para que você não perca tempo procurando por isso, se precisar se referir ou responder a ele.
Responder a emails de rotina usando respostas em lata
Respondendo a e-mails de rotina usando Respostas Enlatadas Economize tempo com modelos de e-mail do Gmail usando "Respostas predefinidas" consulte Mais informação facilita a limpeza dos emails em que você digita a mesma resposta repetidamente.
O uso de recursos como as respostas enlatadas do Gmail torna mais fácil e rápido a sua meta final da Caixa de entrada Zero.
Use a Caixa prioritária para responder ao restante dos seus emails
Agora que sua caixa de entrada do Gmail está organizada e você respondeu a seus e-mails de rotina usando respostas em lata, resta apenas priorizar o restante dos seus e-mails.
Use o Gmail Caixa prioritária A Caixa prioritária do Gmail resolve o problema de Bacn consulte Mais informação para descobrir em que ordem você está endereçando ou respondendo aos e-mails que recebe.
Limpar o arquivo
Como uma etapa de bônus, se você ficar sem espaço na sua conta do Gmail, poderá precisar de uma maneira rápida e fácil de se livrar dos e-mails que estão ocupando muito espaço. Existem várias maneiras de pesquisar os maiores emails no seu arquivo do Gmail.
O método mais simples e direto é executar a pesquisa Tem anexo. Se você deseja especificar o tipo de anexo, como um documento do Word não ocupa tanto espaço quanto um arquivo de áudio ou vídeo, pesquise arquivos específicos usando filename: mp3, nome do arquivo: avi, nome do arquivo: mov e assim por diante.
Se você deseja entregar a tarefa a um serviço de terceiros, autorize Encontre Big Mail e eliminará automaticamente todos os emails grandes da sua conta do Gmail.
O FindBigMail fará uma pesquisa e categorizará seus e-mails por tamanho usando marcadores na sua caixa de entrada, que você poderá filtrar.
O que você faz para manter sua caixa de entrada do Gmail vazia? Deixe-nos saber nos comentários.
Crédito de imagem: Shutterstock
Nancy é escritora e editora que vive em Washington DC. Ela foi editora do Oriente Médio no The Next Web e atualmente trabalha em um think tank baseado em DC em comunicações e divulgação em mídias sociais.