Como executar tarefas em lote com o Google Calendar para aumentar o foco e a produtividade

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O mito da multitarefa é difundido. Não importa quanta pesquisa multitarefa vemos, continuamos a dizer a nós mesmos que a maioria as pessoas não podem multitarefa, mas nós posso.

Uma e outra vez, a pesquisa mostra que, quando pensamos que somos multitarefas, na verdade não estamos fazendo mais do que uma coisa ao mesmo tempo. Estamos alternando entre atividades e que um fenômeno conhecido como "custo de mudança”Nos torna menos eficientes (e podem nos colocar em perigo).

Mas…

Há um tipo específico de multitarefa que poderia ser mais eficiente. Talvez não seja tão eficiente quanto focar em uma única tarefa. Mas se você simplesmente não consegue se concentrar em uma coisa por mais de alguns minutos, pode estar com sorte.

(Para ser justo, existem alguns casos em que a multitarefa pode ser uma maneira eficiente de fazer as coisas Single- vs. Multitarefa: o que é melhor para produtividade?A multitarefa é um método comum para aumentar a produtividade. Acontece que não é necessariamente a bala de prata para a produtividade. A chave é saber quando multitarefa.

consulte Mais informação .)

Uma introdução ao agrupamento de tarefas

Diferentes gurus da produtividade definiram o lote de tarefas de maneiras ligeiramente diferentes. Mas o que se resume é o seguinte:

“Lote de tarefas é a prática de agrupar tarefas semelhantes.”

Portanto, você pode ter uma lista de tarefas de "codificação", "depuração", "documentação" e "planejamento", por exemplo. Na minha própria vida, eu provavelmente organizaria tarefas como "escrever", "editar", "pesquisar", "lançar" e assim por diante.

Como isso é útil?

O lote de tarefas ajuda você a se tornar mais produtivo, incentivando a manter um grupo semelhante de tarefas para reduzir o custo de troca quando você se move entre elas. Passar da edição de fotos ao gerenciamento de seu e-mail é uma grande mudança, e pode resultar em um grande custo de troca, pois seu cérebro luta para mudar de marcha.

Mudar de editar fotos para, digamos, postar fotos em sites de fotografia pode criar um custo menor de troca. Ou imagine que você muda de ligar para clientes em potencial com discursos de vendas para ligar para clientes existentes para fazer check-in. Isso seria mais fácil do que mudar de chamadas de apresentação para criar relatórios trimestrais.

E esse menor custo de troca resulta em maior foco.

A decisão de colocar tarefas em lotes depende de você - o importante é que eles são semelhantes. Se você achar difícil trocar de marcha entre duas tarefas, elas não pertencerão ao mesmo lote. Você pode ter um grande número de lotes ou um menor, dependendo dos tipos de coisas que você precisa fazer.

Depois de agrupar suas tarefas, você pode dedicar tempo a cada lote.

Agendando seus lotes

É aqui que o lote de tarefas se torna realmente útil. Quando você designar um bloco de tempo específico Como bloquear o tempo no Google Agenda para um dia de trabalho produtivoVocê luta com o gerenciamento do tempo? Mostramos como bloquear o tempo no Google Agenda para aumentar o foco, reduzir o estresse e aumentar a produtividade. consulte Mais informação para um lote específico, você pode alternar entre as tarefas desse lote. O que é ótimo para aqueles que gostam de se mudar muito entre os projetos.

Contanto que você não mude para uma tarefa lado de fora desse lote, você será mais eficiente. O custo da troca cognitiva será menor e você realizará mais.

É simples assim.

E assim que começar a colocar os lotes de tarefas no seu calendário, para ter um tempo definido para trabalhar com eles, você começará a ver sua produtividade disparar. Como seu custo de troca é mais baixo, você gastará menos tempo se familiarizando com cada tarefa. E ter um tempo definido para lotes específicos ajudará a reduzir as distrações (que têm um imenso custo de troca).

Usando um sistema de gerenciamento de tempo como o Técnica Pomodoro Como um temporizador simples Pomodoro tornou minha vida melhorA técnica Pomodoro é um dos hacks de vida mais simples de gerenciamento de tempo. Rompa as distrações com a ajuda de pedaços de 25 minutos e um cronômetro. Pode ser uma mudança de rotina que muda a vida, se for o seu caso. consulte Mais informação ou algo semelhante aumentará ainda mais sua produtividade.

Se você está pronto para tentar o lote de tarefas, eis o que você precisa fazer:

Tarefas em lote com o Google Agenda

A primeira coisa que você precisa fazer é criar lotes de tarefas. Como todos terão diferentes conjuntos de tarefas e diferentes métodos de lote, a maneira como você passa por esse processo depende totalmente de você. Como mencionei, pode ser bom começar com três ou quatro categorias. Para os fins do nosso exemplo, usaremos "planejamento", "construção", "revisão" e "relatórios".

Vamos combinar esses lotes com o conceito de bloqueio de tempo Bloqueio de tempo - a arma secreta para melhor focoVocê está procurando uma maneira mais eficiente de organizar seus dias de trabalho? Experimente o bloqueio de tempo. Essa tática de gerenciamento de tempo pode ajudar a mantê-lo no caminho certo, mantendo afastadas distrações, procrastinação e multitarefa improdutiva. consulte Mais informação . Basta reservar blocos de tempo no Google Agenda para lotes específicos.

Aqui adicionamos eventos que informam quando devo trabalhar em lotes específicos:

Também adicionei um lembrete para garantir que eu saiba quando meu bloco de relatórios iniciar:

Agora receberei um lembrete quando chegar a hora de trabalhar nas minhas tarefas de relatório. Durante esse tempo, eu posso usar o Técnica Pomodoro Os melhores aplicativos de timer Pomodoro para aumentar sua produtividadeSe você costuma atingir um limite de produtividade após algumas horas de trabalho, um temporizador Pomodoro pode ajudá-lo a manter o foco. Esta seleção de temporizadores tem uma opção para todas as plataformas. consulte Mais informação para gerenciar meu tempo em várias tarefas. Ou posso deixar que isso aconteça de maneira mais natural, onde eu me movo entre as tarefas sempre que quiser. Esta parte é sua.

Você entendeu a ideia. Agora basta inserir mais lotes no seu calendário! Mas lembre-se de que você ainda precisa de tempo desbloqueado. Você precisará de alguns minutos aqui e ali para gerenciar e-mails, atender chamadas, conversar com pessoas no escritório ou simplesmente descansar um pouco.

Uma pergunta que você pode estar fazendo agora: como escolho quando agendar cada lote? Não há resposta certa para isso. Se você tem um tipo específico de tarefa que realiza melhor de manhã, programe-a com antecedência. Se você gosta de tarefas menos intensas cognitivamente à tarde, programe-as lá. Prefere mudar para algo completamente diferente quando você altera as tarefas? Voce tambem pode fazer isso.

Você sabe como e quando você trabalha melhor Como permanecer produtivo, seja você uma pessoa da manhã ou uma coruja noturnaNão se esforce para acordar cedo ou ficar até tarde. Em vez disso, otimize os sistemas para que você possa enfrentar a fase em que sua produtividade é baixa. Aqui estão algumas estratégias inteligentes. consulte Mais informação , e você pode colocar esse conhecimento para trabalhar na sua programação de lotes.

Depois de ter seus lotes no calendário, você estará pronto! Agora tudo que você precisa fazer é começar a trabalhar.

Usando o Google Agenda para aumentar sua produtividade

Agendar seus lotes de tarefas no Google Agenda pode ser suficiente para revolucionar completamente sua produtividade. Mas se você precisar de um pouco mais de impulso, poderá usar outras funções impressionantes do Google Agenda.

Por exemplo, você pode sincronize sua lista de tarefas com o Google Agenda Como sincronizar seu calendário do Google com sua lista de tarefasNa organização de sua vida, duas ferramentas são indispensáveis: seu calendário e sua lista de tarefas. Mas a maioria das soluções de gerenciamento de tarefas mantém essas duas coisas separadas. Mostraremos como combiná-los. consulte Mais informação e veja suas tarefas importantes ao lado de sua programação de lotes. Isso pode ajudá-lo a priorizar as tarefas em cada lote.

Ou você pode usar o visualização atualizada de várias agendas 5 novos recursos do Google Agenda que você precisa experimentar!O Google Agenda ficou ainda mais fantástico. O Google finalmente atualizou seu calendário. Mostraremos como obter o novo design e quais novos recursos você deve experimentar. consulte Mais informação para manter seu agendamento em lote separado dos outros compromissos.

Você também pode marque suas entradas da agenda Como aproveitar ao máximo o Google Agenda com mais de 7 novas ferramentasUse o Google Agenda para economizar tempo e aproveitar ao máximo seu dia de trabalho. Essas novas ferramentas e serviços do Google Agenda oferecem mais alguns truques de produtividade. consulte Mais informação para ver para onde está indo seu tempo e como você pode melhorar seu gerenciamento de tempo.

Existem tantos recursos e ferramentas por aí que você pode fazer quase o que quiser com o seu Google Agenda.

Lote de tarefas a longo prazo

Claro, nunca é tão simples. Sempre há manutenção. Por exemplo, você deve reservar regularmente alguns minutos para revisar seus lotes. Se você sentir que uma determinada tarefa não está fluindo com as outras do lote, convém criar um novo lote para reduzir os custos de troca.

E você pode achar que sua programação não é ótima. Talvez você precise de mais tempo entre lotes ou precise de um dia inteiro sem atividades agendadas para acompanhar as coisas.

Mesmo quando você encontra o sistema de produtividade perfeito Como criar o último sistema de gerenciamento de tempo perfeito que você jamais utilizaráA produtividade é uma busca constante por mais organização com menos trabalho. Uma maneira de realizar tudo o que você sonha realizar, sem perder o sono. Esse sistema automatizado de gerenciamento de tempo pode fazer tudo? consulte Mais informação , sempre haverá alguma manutenção que você precisa executar. Lote de tarefas não é exceção.

Mas quando você agrupa suas tarefas com êxito e as integra ao Google Agenda, você tem um sistema de gerenciamento de tempo quase automatizado. E não fica muito melhor que isso!

Você já tentou o lote de tarefas? O que você faz para minimizar o tempo e o esforço necessários para alternar tarefas? Compartilhe seus conselhos nos comentários abaixo!

Crédito de imagem: photographee.eu/Depositphotos