8 maneiras surpreendentes de importar dados para o Microsoft Word

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O Microsoft Word é o programa padrão de fato para documentos do Microsoft Office, de trabalhos de pesquisa a relatórios profissionais Como criar relatórios e documentos profissionais no Microsoft WordEste guia examina os elementos de um relatório profissional e analisa a estrutura, o estilo e a finalização do seu documento no Microsoft Word. consulte Mais informação . Mas, às vezes, você tem dados em outro programa que precisa fazer referência; pode estar no Microsoft Excel, pode ser um PDF, pode até ser outro documento do Word. Saber importar esses dados pode economizar muito tempo.

Neste artigo, abordaremos oito maneiras diferentes de importar informações para os documentos do Microsoft Word; alguns serão úteis para coisas como relatórios, outros serão bons para cartas e projetos similares e outros economizarão tempo em algumas situações específicas, quando você precisar de algo fora do comum 10 simples Microsoft Word Hacks que todos podem fazerNosso conhecimento sobre o Microsoft Word é testado toda vez que trabalhamos com um documento. Cada pequena dica aprendida ao longo do caminho ajuda. Que tal mais dez truques para sua produtividade diária?

consulte Mais informação .

Como o Microsoft Excel é o recurso mais versátil para importar dados, começaremos por aí.

Importar uma tabela do Microsoft Excel

Formatando tabelas no Microsoft Word 8 dicas de formatação para tabelas perfeitas no Microsoft WordAs tabelas do Microsoft Word são ferramentas essenciais de formatação. Descubra como criar uma tabela e formatá-la perfeitamente com essas dicas simples. consulte Mais informação é terrível. É por isso que o Microsoft Excel existe, certo? Felizmente, a Microsoft teve a previsão de incluir tabelas diretamente do Excel no seu documento do Word para que você possa fazer toda a formatação no Excel, onde é muito mais fácil.

Para começar, selecione as células que deseja copiar no Microsoft Excel, pressione Editar> Copiare volte para o Microsoft Word.

Vamos para Editar> Colar Especial… (ou clique com o botão direito e selecione Colar especial…) e selecione Colar link na barra lateral esquerda. No Como… menu, selecione Objeto de planilha do Microsoft Excel, então pressione Está bem.

Agora você verá as células selecionadas no seu documento do Microsoft Word. E porque você selecionou Colar link ao invés de Colar, essas células serão atualizadas sempre que você fizer alterações na planilha do Microsoft Excel.

Se você selecionar Colar ao invés de Colar link, suas células não serão atualizadas quando você fizer alterações na planilha. Porém, ele tem a vantagem de trabalhar se a planilha do Excel está presente ou não. Portanto, se você não precisar de atualizações - se estiver imprimindo ou enviar o arquivo por e-mail para outra pessoa e ele precisar mostrar os dados corretos, por exemplo - você pode usar Colar.

Importar uma única célula do Microsoft Excel

Você também pode usar o mesmo método acima para células individuais:

Nesse caso, em vez de selecionar Objeto de planilha do Microsoft Excel, Eu selecionei Texto não formatado; é por isso que o número é fornecido com a mesma formatação que o restante do documento do Microsoft Word. Ele ainda é atualizado da mesma maneira, mas você não precisa tentar colocar a caixa de texto no lugar certo.

Você pode usar essa mesma estratégia com uma tabela inteira, se também desejar manter a formatação consistente com o documento do Word. Se isso não estiver funcionando, ou se você precisar de um comportamento mais complicado em sua única célula, tente usar Visual Basic para integrar dados do Excel Como integrar dados do Excel em um documento do WordDurante sua semana de trabalho, provavelmente há muitas vezes que você se copia e cola informações do Excel no Word ou vice-versa. É assim que as pessoas costumam produzir relatórios escritos ... consulte Mais informação no seu documento do Word.

Importar um gráfico ou gráfico do Microsoft Excel

Como importar uma tabela, pode ser muito conveniente importar um gráfico ou gráfico do Microsoft Excel para o Word, para que seja atualizado automaticamente sempre que você fizer alterações na planilha do Excel. Isso pode ser especialmente útil se você precisar criar relatórios regulares que incluam gráficos. Felizmente, a Microsoft tornou esse processo extremamente fácil: basta copiar e colar o gráfico do Microsoft Excel no Word.

Você também pode clicar e arrastar o gráfico do Microsoft Excel para o Word para incorporá-lo ao arquivo. De qualquer maneira, o gráfico será atualizado automaticamente sempre que você fizer alterações na planilha original.

Mala direta do Microsoft Excel

Uma mala direta permite criar um grande número de cartas, etiquetas, envelopes ou qualquer outra coisa no Microsoft Word usando dados do Excel. O artigo de Brad sobre como mala direta com o Microsoft Excel e Word Como imprimir etiquetas com mala direta no Microsoft Word e ExcelVocê ainda está usando copiar e colar para criar etiquetas, crachás ou outras comunicações em massa personalizadas? A mala direta, uma ferramenta simples de automação do Microsoft Office, permite imprimir suas etiquetas em segundos. consulte Mais informação aborda o tópico com mais detalhes do que eu jamais pude, mas a versão curta é que você usará Ferramentas> Gerenciador de mala direta para selecionar sua fonte de dados e criar o modelo no Microsoft Word.

Se você estiver usando uma versão mais antiga do Microsoft Office, este tutorial de mala direta usando o Office 2007 Automatize o Office com mala direta para criar etiquetas de endereço profissionais, crachás e muito maisVocê ainda está usando copiar e colar para criar etiquetas, crachás ou documentos personalizados? Vamos mostrar uma ferramenta simples de automação do Microsoft Office que economiza horas! consulte Mais informação pode ser útil e você pode até usar mala direta para emails em massa no Outlook Como enviar emails em massa personalizados no Outlook com mala direta consulte Mais informação . Pode demorar um pouco para entender o uso da mala direta, mas depois que você o obtiver, será uma das ferramentas mais úteis no seu arsenal do Office.

Importando arquivos PDF

Um aviso rápido: quando você importa um PDF para o Microsoft Word, ele basicamente aparece como um arquivo de imagem e não como texto. Se você deseja selecionar ou modificar o texto, copie e cole no arquivo PDF. Se, no entanto, você deseja apenas incorporar um PDF ao seu documento do Microsoft Word, pressione Inserir> Objetoe selecione De arquivo… e escolha seu PDF.

Você terminará com o PDF incorporado assim:

Não é ótimo para PDFs baseados em texto, mas se houver imagens no arquivo, é mais fácil do que copiar e colar ou encontrar uma maneira de transformar o PDF em um arquivo de imagem para inseri-lo no Microsoft Word documento.

Importando texto automaticamente de outros documentos do Word

Se você precisar digitar a mesma coisa regularmente, poderá economizar tempo colocando-o em um documento do Microsoft Word e simplesmente referenciando-o de outro documento.

Digamos que você tenha um monte de cartas para enviar, que precisam incluir seu nome e a empresa em que trabalha, mas seu empregador muda regularmente. Você não deseja alterar todas as letras sempre que obtiver um novo contrato, para poder armazenar sua assinatura em um documento e atualizar todas as outras sempre que fizer uma alteração.

Passar por um exemplo ajudará a tornar isso mais claro. Aqui está um documento de "texto atualizável" que eu salvei:

Quero incluir cada uma delas - uma assinatura, informações de contato e uma citação - em cada uma das cartas. Para fazer isso, criarei um marcador em cada um. Para criar um marcador, destaque o texto que você deseja vincular em outros documentos e clique em Inserir> Marcador.

Digite o nome do seu favorito e clique em Adicionar.

Agora, salve o arquivo e anote o caminho completo para onde ele foi salvo. Para inserir o texto salvo, vá para outro documento do Microsoft Word e pressione Inserir> Campo. Selecione IncludeText de Nomes dos campos cardápio.

Agora, na caixa de texto abaixo do menu, digite "INCLUDETEXT" [caminho para o arquivo] "[nome do marcador]". Quando digitei, ficou assim:

INCLUDETEXT "Macintosh HD: Usuários: dralbright: Documents: updateable-text.docx" signoff

(Se você estiver usando o Windows, precisará usar a notação padrão para caminhos, que começa com "C: \\". Observe que você precisa incluir duas barras invertidas entre cada seção em vez de uma.) Agora pressione Está bem, e você verá o texto inserido no seu documento.

De vez em quando, você digita algo errado e recebe um erro, como este:

Para corrigi-lo, clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar no erro e selecione Alternar códigos de campo - isso permitirá que você veja e edite os códigos de dentro do documento. Você também pode usar isso nos campos que estão funcionando corretamente se precisar fazer uma alteração.

A partir daqui, você pode fazer as correções necessárias. Neste exemplo, há um sinal de igual extra no início do código.

Após a remoção do sinal de igual, o campo funciona corretamente.

Para fazer uma alteração em todos os documentos que você vinculou ao seu marcador, volte ao seu arquivo de texto comum e faça as alterações. Aqui, substituí a citação de Groucho Marx por uma de Oscar Wilde.

Nos seus outros documentos, clique com o botão direito do mouse no campo que foi atualizado e selecione Atualizar campo.

E aí está, o campo é atualizado com as novas informações.

Pode parecer muito trabalho, mas se você precisar digitar as mesmas coisas regularmente, poderá economizar uma quantidade enorme de tempo a longo prazo. Leva algum tempo de configuração no front-end, mas você verá a conveniência deste sistema imediatamente. Não se esqueça de conferir outros automações úteis do Office com IFTTT Como automatizar tarefas do Microsoft Office com receitas IFTTTO IFTTT, o serviço de automação que concluirá uma ação assim que outra condição for atendida, agora possui 50 receitas de tarefas para o Microsoft Office. Mostramos como funciona e oferecemos uma seleção de receitas. consulte Mais informação para economizar tempo também.

Importar texto de um arquivo de texto ou documento do Microsoft Word

Se você deseja obter texto de um arquivo de texto ou documento do Word, mas não deseja abri-lo, selecione tudo, copie-o e volte no seu documento e cole-o (isso pode demorar muito se você tiver centenas de páginas de texto), você pode importar diretamente. Apenas aperte Inserir> Arquivo e selecione o arquivo de texto ou documento do Word do qual deseja importar o texto.

Depois de selecionar o arquivo (pode ser necessário alterar o Habilitar suspenso para Todos os documentos legíveis), você verá o texto completo no seu documento do Microsoft Word.

Importar texto de uma página da Web

Se você deseja manter uma cópia atualizada de uma página da Web em um documento do Microsoft Word, também pode fazer isso! Digamos que eu queira um arquivo de texto on-line contendo Um conto de duas cidades no meu documento. Usarei o mesmo campo INCLUDETEXT, mas em vez de usar um caminho local, usarei o URL:

A atualização do campo traz o livro inteiro para o meu documento.

Você obterá os melhores resultados com um site com muitos textos. Você pode ver o que acontece quando tento usar INCLUDETEXT para acessar a página inicial do MakeUseof:

Se você precisar importar o texto atualizado de um site para o seu documento, isso definitivamente vale a pena. Você pode ter que experimentar um pouco, mas pode ser uma ferramenta muito útil.

Fazer o que Você Importar para o Microsoft Word?

Abordamos oito coisas diferentes que você pode importar no Microsoft Word Sim, obtenha o Microsoft Word de graça: veja comoNão quer pagar pela experiência completa do Microsoft Word? Não se preocupe, aqui estão algumas maneiras de como você pode usar o Microsoft Word gratuitamente. consulte Mais informação aqui - mas provavelmente há mais opções por aí. O que você importou para o Microsoft Word? Compartilhe as coisas mais úteis que você conseguiu importar, para que todos possamos ajudar um ao outro a economizar tempo, tornando-se mestres do Word 10 rotinas essenciais do Microsoft Word que você precisa conhecerA palavra "rotina" é a própria imagem do tédio. Exceto quando se trata de um aplicativo de produtividade como o Microsoft Word. Cada segundo economizado aumenta o conforto de usá-lo para nossas necessidades diárias. consulte Mais informação !