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Como você verá, depois de me conhecer, sou bastante viciado em produtividade e organização. Isso não significa necessariamente que sou produtivo e organizado, mas sei como poderia fazê-lo.
Hoje decidi mostrar alguns aplicativos GTD on-line gratuitos (e um off-line) (Getting Things Done) para que você possa se organizar como os verdadeiros ninjas da produtividade. Embora eu não esteja dizendo que o GTD é o melhor método para todos (apesar de sua popularidade), acho que as bases são sólidas e os aplicativos que foram desenvolvidos também são ótimos para os que não são GTD. Acredito que somente você pode desenvolver um método realmente bom que funcione para si mesmo. Espero que você ache algumas dessas ferramentas úteis.
GTD simples
O nome praticamente diz tudo. Os ossos do GTD. Uma interface muito limpa e organizada, juntamente com funções intuitivas, tornam esta ferramenta a melhor para você, puritana por aí. Para meu gosto, é um pouco simples demais, mas ouvi dizer que é exatamente por isso que as pessoas gostam.
Você pode adicionar projetos, atribuir contextos a eles e visualizá-los na próxima exibição de ações. É isso, e para muitas pessoas isso é suficiente, sem sinos e assobios, mas também sem complicações. O que eu amo no Simple GTD é que você pode executar a coisa toda na próxima exibição de ações. Você pode adicionar uma ação a qualquer contexto, atribuir qualquer projeto a ela (ou criar um novo) e, o melhor de tudo, você pode arrastar e soltar entre os contextos.
Resumindo, GTD simples é uma plataforma sem frescuras, mas muito sólida e muito útil para gerenciar suas tarefas. Se você não se importa com a aparência simples, acho que você vai adorar!
Brinquedo tarefa
O Task Toy é um aplicativo muito parecido com o Simple GTD na aparência. Para mim, parece um daqueles sites nos quais eu não confiaria, mas acho que são apenas os looks, por baixo, é legal e o GTD.
O melhor do Task Toy é que ele possui um painel de links personalizável. Sim, isso tem absolutamente a ver com fazer as coisas, mas eu definitivamente usaria muito. Vou entre o meu Painel do WordPress, meu aplicativo de gerenciamento de projetos e o Google Analytics às vezes, e seria útil ter os links lá, já que eu realmente fecho o navegador ocasionalmente.
Ele também possui um painel de projetos e um painel de tarefas atual na mesma janela. Eu sempre valorizo a capacidade de visualizar dados, já que esse é o ponto. Se você tiver uma referência a todos os dados do universo, mas não tiver como encontrar o que deseja, não terá informações.
No Task Toy, você também pode adicionar tarefas em vários locais. O painel de tarefas atual e o painel de projetos e, o melhor de tudo, você também pode adicionar tarefas em massa ou com muito mais detalhes. Embora isso acrescente mais ao Simple GTD, por exemplo, eu gosto menos por algum motivo. A ideia dos três painéis é boa, mas acho que poderia ter sido feita de uma maneira muito mais simplificada, por exemplo, por que os painéis de links ocupam 50% do espaço, quando seriam necessários cerca de 10%?
Em suma, o Task Toy possui algumas funcionalidades adicionais, mas parece mais confuso e a navegação parece muito mais lenta. O esforço para adicionar informações extras parece demais neste aplicativo para valer a pena, mesmo que você precise.
Rock de pensamento
O Thinking Rock, baseado na Austrália, é possivelmente um dos melhores do grupo do ponto de vista da funcionalidade. Parece, sente e age bem, e eu realmente gosto do logotipo (a coisa absolutamente mais importante na organização).
O Thinking Rock me atrai muito, porque desde o início parece que você não está gerenciando suas tarefas e projetos, mas a vida toda. Provavelmente, devido à maneira como você pode inserir tarefas, o mais próximo que qualquer aplicativo já chegou da essência do GTD.
Essa essência é que você deve tirar tudo da sua cabeça. Onde a maioria das pessoas erra (ou onde eu não concordo) é que isso não significa que você deve tirar tudo da sua cabeça, organizá-lo e arquivá-lo de uma só vez. O Thinking Rock permite que você colete seus pensamentos. Basta digitar um pensamento, digitar o próximo, sair e tomar um café, trabalhar um pouco e digitar os outros quando chegarem até você. Processar esses pensamentos é um passo completamente separado.
Quando você clica em pensamentos do processo, o primeiro que você digitou aparece e você pode editar os detalhes como achar melhor. É muito verdadeiro para o livro, você pode atribuí-lo para ser feito o mais rápido possível, ou adiá-lo, delegá-lo, armazená-lo como informação etc. Você pode visualizar suas informações da maneira que desejar, exportá-las, criar relatórios (por projeto, por contexto, por data ...) em arquivos pdf. Esse software funciona tão bem, é tão elaborado que estou muito surpreso por ser totalmente gratuito.
Eu recomendaria isso para pessoas como eu, que não suportam se o sistema tiver uma falha. Se eu posso arquivar e armazenar 99% das minhas informações, é melhor não armazenar nada, isso me incomoda. Com o Thinking Rock, você não ficará desapontado, se o gerenciamento simples de tarefas não for suficiente, recomendo vivamente.
Vitalist
O Vitalist é um aplicativo on-line que está novamente muito próximo da essência do GTD. É uma versão melhorada do Simple GTD e Task Toy, com uma interface muito melhorada (na minha opinião), navegação mais rápida e muito mais opções.
Meu recurso favorito no Vitalist é a Caixa de entrada (parece que adicionar tarefas é uma questão fundamental para mim). Você pode adicionar tarefas de maneira rápida e fácil, atribuindo contexto, projeto e data de vencimento. O que eu não gosto é que você não pode adicionar projetos aqui em tempo real; é necessário criá-los separadamente na guia Projetos.
Possui ações, espera, um dia, ticklers, referência e pesquisa, muitas opções para categorizar e classificar por importância. Acho útil poder visualizá-las separadamente, pois minhas ações importantes não devem ser desorganizadas com coisas que eu posso ou não querer fazer, ou coisas que estão nesse projeto, mas que serão feitas em outubro 2040.
Infelizmente, o Vitalist não é totalmente gratuito para uso ilimitado. Você ganha muito de graça, 10 projetos, contextos e contatos (cada um) e funcionalidades como exportar para tarefas básicas de e-mail e assim por diante. Sem atualizar, você perde o upload de arquivos, compartilhamento, suporte e segurança SSL. Confira todos os recursos e preços, mas garanto que a conta gratuita básica ainda é muito útil.
Lembre-se do leite
Este aplicativo on-line exclusivo (meu aplicativo favorito da Web 2.0 de todos os tempos) não é uma ferramenta GTD, mas pode ser usado para gerenciar você mesmo dessa maneira em um instante.
Lembre-se do leite possui ótimos recursos, como tarefas de marcação geográfica, compartilhamento fácil de listas inteiras ou apenas tarefas, lembretes por e-mail todos os dias e assim por diante. A melhor característica é a opção Smart List. Se você procurar todas as tarefas marcadas com "Trabalho", por exemplo, serão mostradas todas essas tarefas. Você pode salvar esta lista gerada como uma lista inteligente e sempre poderá visualizá-la. Como será dinâmico, todas as tarefas excluídas e criadas com a tag "Trabalho" também serão mostradas aqui. Você também pode criar tarefas em uma lista inteligente; essas tarefas são automaticamente marcadas com “Trabalho”.
Se você precisa ter a sensação do GTD, pode tratar suas listas como projetos, suas tags como contextos e importância como uma maneira de classificar por data. Dessa forma, suas tarefas serão codificadas por cores, além de serem ordenadas por importância, que legal!
Lembre-se de The Milk é para aquelas pessoas que gostam da idéia de GTD e querem segui-la, mas não precisam de símbolos @, ticklers, delegação, informações e assim por diante.
Então, o que devo escolher?
Se você quer que eu responda a essa pergunta, é melhor ter uma arma na mão. Eu acho que você deve tentar todos eles e ver o que funciona melhor. Os mais simples não são realmente adequados para lidar com grandes quantidades de tarefas e uma grande variedade de tipos de tarefas, mas sistemas de gerenciamento elaborados, como Thinking Rock e Remember The Milk, gerenciam tarefas e projetos simples bem.
Todos esses são bons softwares e a escolha dependerá em grande parte da preferência pessoal. Se você não se sentir confortável, basta mudar e compartilhar conosco seus pensamentos e experiências!
