7 receitas da IFTTT que você deve configurar para facilitar a colaboração com outras pessoas

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Se a limpeza estiver próxima da piedade, a automação o levará ao céu. Por quê? Porque quando sua vida é automatizada, é mais simples, mais limpa e mais feliz.

Existem poucos serviços tão poderosos quando se trata de automatizar a produtividade quanto o IFTTT. O IFTTT ajuda você Economizar Use o IFTTT para economizar e ganhar dinheiroTalvez a melhor maneira de se manter informado sobre ofertas especiais on-line seja abraçar o IFTTT, o popular serviço de combinação que permite processar dados de sites e feeds RSS em algo útil para... consulte Mais informação , transforme seu email e SMS em um placar de esportes Transforme seu e-mail, caixa de entrada SMS ou qualquer coisa em um placar com IFTTT e ESPNAcompanhe o seu time favorito, como quiser. O novo canal da ESPN para If This Then That (ifttt) significa que você pode configurar facilmente SMS, e-mail e até notificações por telefone para o seu favorito ... consulte Mais informação ou otimizar Automação do Google Agenda 9 Hacks IFTTT para superpoder sua vida com o Google Calendar

Seu calendário é uma grande parte de sua produtividade, e gerenciá-lo corretamente pode fazer uma diferença real. As receitas IFTTT certas podem ajudá-lo a se encarregar do seu Google Agenda e fazê-lo funcionar ... consulte Mais informação .

Esta é apenas a ponta do iceberg com o IFTTT. Apenas quando você acha que já cobriu tudo, novas idéias de receitas aparecem. Quando você está colaborando com um grupo de pessoas, o IFTTT oferece ainda mais oportunidades para automatizar e simplificar o processo de trabalho com outras pessoas. A seguir, apresentamos 7 receitas úteis para qualquer tarefa ou projeto que você esteja gerenciando que envolva um grupo de pessoas.

Email to Calendar

Quando você trabalha com um grupo de pessoas das quais nem sempre pode depender estar no computador deles ao mesmo tempo durante o dia, o email é a ferramenta de comunicação mais eficaz.

Além da comunicação, é também um dos melhores gatilhos de automação existentes, porque você pode enviar um email de qualquer lugar. As pessoas quase sempre têm o email configurado para seus telefones. Portanto, a primeira receita que você pode usar é acionar eventos do Google Agenda com seu e-mail.

Aqui está como isso funciona. No seu email (o exemplo aqui é o Gmail), configure um marcador chamado algo como "Calendário de Grupo".

Crie um filtro para que qualquer email recebido com o assunto "Calendário de grupo" seja marcado com esse rótulo. Em seguida, no IFTTT, crie um gatilho de email que procure esse marcador.

Usando o IFTTT, pegue o corpo desse email e insira-o no seu calendário compartilhado. Basta escolher o gatilho Calendário, e configurá-lo para "Evento de adição rápida", e fazer com que o texto exiba o endereço de e-mail e o texto do corpo.

Aqui está o que é interessante sobre esse gatilho - Se alguém escrever "Jantar de negócios amanhã às 20:00" no corpo, a IFTTT colocará esse evento de forma inteligente no horário das 20:00 amanhã no seu calendário!

Aí está. Qualquer evento pode ser adicionado ao calendário do grupo automaticamente com o assunto certo no email.

O único problema aqui é que o e-mail do Google com o qual você usa o IFTTT precisa ser o usado para o calendário do grupo compartilhado. Desde que você a configure com a mesma conta do Google, esta receita funcionará muito bem.

Criar evento no Google Agenda via SMS para o número IFTTT

A próxima receita é outra maneira de inserir um evento no Google Agenda compartilhado, exceto que desta vez é por mensagem de texto SMS. Basta configurar um acionador IFTTT SMS com mensagem marcada e tornar a hashtag algo como #GroupEvent.

O gatilho será um evento do Google Agenda novamente e tudo que você precisa incluir é a própria mensagem de texto.

A mesma regra se aplica. Se o texto mencionar um determinado dia e hora, o IFTTT é inteligente o suficiente para inserir esse evento no intervalo de tempo correto no seu calendário. É uma maneira mais conveniente de criar esses eventos de grupo no calendário por SMS, em vez de por e-mail, o que exigiria que você abra o aplicativo de e-mail no telefone quando estiver em trânsito.

E-mail para planilha

Outra das minhas receitas favoritas de colaboração em grupo é a receita Enviar por e-mail para planilha. Isso é perfeito para os projetos que envolvem um grupo de pessoas todos indo para o campo para coletar dados.

Todos os membros do seu grupo precisam é do celular com conectividade de e-mail. Como eles estão coletando informações, tudo o que precisam fazer é enviar um e-mail com o assunto "addss:", seguido pelo nome dos dados coletados.

Assim como na ferramenta de email para calendário, você deseja configurar um filtro na sua conta de email para procurar esse texto dentro do assunto.

Use o campo "Possui as palavras" em vez de Assunto, porque o assunto também incluirá outras informações. Faça esse filtro aplicar o rótulo "ADD-SPREADSHEET" a esse email.

Agora, no IFTTT, crie um acionador de email que procure por emails com esse marcador chegando na sua caixa de entrada.

Em seguida, crie um gatilho do Google Drive para adicionar a uma planilha. Digite o nome de uma planilha de grupo que você criou no Google Drive e faça com que os dados inseridos usem os três campos - a data de recebimento, o sujeito (que inclui o item de coleta de dados) e o teste corporal (que serão os dados próprio).

Isso recebe um e-mail recebido dos membros do seu grupo e insere automaticamente os dados na planilha do grupo sem nenhum esforço da sua parte.

Essa é uma maneira conveniente de coletar dados em um só lugar enquanto todos estão em movimento. Pense nos trabalhadores das usinas que vão às unidades de campo para coletar informações das máquinas; funcionários de TI de escritório correndo e coletando informações de PC; ou trabalhadores políticos recebendo informações de cidadãos locais. Essas situações podem se beneficiar de uma ferramenta automatizada como esta.

Notificações do Dropbox

É claro que, às vezes, linhas simples de texto não são suficientes. Os membros do seu grupo podem precisar enviar formulários inteiros ou documentos PDF para o local de armazenamento da equipe. Essa é uma situação que definitivamente exige uma solução automatizada do Dropbox. Com o Dropbox, tudo o que você precisa fazer é criar uma pasta compartilhada, fazer com que todos os seus colegas de equipe vinculem seus dispositivos móveis a esse diretório compartilhado com um aplicativo Dropbox e pronto.

Mas como você é notificado quando os membros da sua equipe enviam novos documentos para a pasta compartilhada? Ah, agora existe um trabalho para o IFTTT! Primeiro, crie um gatilho do Dropbox para a pasta que você criou na qual os membros da sua equipe podem soltar documentos.

A ação será um SMS para o seu telefone, que fornecerá o nome do arquivo e um link de URL diretamente para o local do arquivo no DropBox.

No momento em que os membros da equipe lançam um documento na pasta compartilhada, você como gerente saberá instantaneamente que o documento está pronto para você. Essa é uma boa ferramenta para um professor que gerencia tarefas para uma classe grande; um editor que está aguardando artigos; e muitos outros cenários.

O Dropbox também pode notificá-lo de alterações nas suas pastas na nuvem. Esta receita simples ajuda você a ampliar suas opções com outras ferramentas de notificação.

Data da notificação e SMS

Outra necessidade comum de grupos de pessoas trabalhando juntas são as reuniões constantes. É uma necessidade infeliz, mas não há maneira melhor de manter um grupo no caminho do que as reuniões regulares em que todos fazem check-in para informar sobre o progresso. O problema é que sempre existem pessoas que esquecem as reuniões.

Se você deseja corrigir isso, uma abordagem interessante é usar o gatilho Data / Hora no IFTTT. Você pode usá-lo para acionar qualquer coisa, desde notificações por e-mail até notificações do iPhone, mas no exemplo abaixo, estou usando um cenário em que o grupo se comunica ativamente por meio de uma página do Facebook. Você pode acionar uma notificação para uma página do Facebook com o IFTTT, mas primeiro é necessário criar o acionador dia / hora.

Depois, elabore a mensagem personalizada que você deseja lançar na página do Facebook quando chegar a hora da reunião.

Se o grupo estiver usando ativamente essa página, você não deverá ter uma única pessoa ausente na reunião.

Página do Facebook #Help Hashtag to Group Email

Aqui está outro cenário. Digamos que você administre uma empresa de hospedagem de sites e tenha uma base crescente de clientes que precisam do seu suporte técnico. Sua equipe de suporte técnico é excelente, mas seus clientes reclamam que nem sempre é fácil entrar em contato com o suporte técnico.

Aqui está uma maneira de motivar seus clientes com seu suporte técnico. Ofereça-se para postar qualquer pergunta do suporte técnico em sua página do Facebook com a hashtag #Socorro, e mande essa mensagem imediatamente para todo o grupo de suporte técnico.

O gatilho no IFTTT é um gatilho de página do Facebook onde você configura a hashtag.

Esse gatilho irá para a saída da notificação por email. Faça com que o assunto seja sinalizado como "GROUP-HELP" e insira a mensagem da postagem no corpo.

Isso irá para o seu próprio endereço de e-mail; portanto, basta criar um filtro na sua conta de e-mail e encaminhar automaticamente essa mensagem para toda a equipe de suporte técnico. Fácil!

Na próxima vez que um de seus clientes perceber que seus servidores estão inoperantes, você pode confiar que todo o grupo de suporte técnico ouvirá sobre isso exatamente ao mesmo tempo - no momento em que um cliente relatar!

Toodledo para enviar e-mail quando as tarefas são concluídas

Uma das melhores adições ao IFTTT na minha opinião foi Toodledo. Você precisará de algum tipo de lista de tarefas para gerenciar totalmente um grupo e, com o Toodledo integrado ao IFTTT, você pode fazer todos os tipos de automação interessante.

Por exemplo, não seria legal receber uma notificação toda vez que alguém da sua equipe concluir sua tarefa?

Sem problemas. Crie um gatilho no IFTTT para sempre que qualquer tarefa for concluída.

No lado da saída, escolha email. O mais impressionante é que este e-mail pode ser enviado para várias pessoas, não apenas para sua conta de e-mail registrada no IFTTT. Você pode digitar até cinco endereços de pessoas que precisam saber quando as tarefas são concluídas pela equipe.

Há outras coisas que você pode fazer com o Toodledo, como você pode ver na lista de gatilhos acima. Você também pode acionar quando novas tarefas são criadas ou apenas novas tarefas com determinadas tags.

Compartilhe seus próprios truques e receitas

Com um pouco de criatividade, é notável o quanto você pode automatizar a colaboração de membros individuais em um grupo. Trabalhar com outras pessoas pode ser uma série complexa de tarefas, desafios e sucessos - por que não simplificar tudo automatizando toda a comunicação, agendamento e gerenciamento possível? Dessa forma, você pode se concentrar no projeto em questão, que por sua vez produzirá um resultado final muito melhor.

Você já usou o IFTTT para automatizar tarefas de grupo? Compartilhe alguns de seus próprios truques e receitas na seção de comentários abaixo!

Créditos da imagem: Sustentabilidade Criativa Via Flickr