Como os profissionais fazem isso: evitando o constrangimento e oferecendo apresentações perfeitas

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Ah! A apresentação. Alguns de nós os amamos. Alguns de nós ódio eles. Mas não importa o que aconteça, todos nós geralmente precisamos dar a eles em um ponto ou outro, seja na escola, trabalhar ou até mesmo para se divertir (consulte Inspire-se nos 20 principais vídeos mais assistidos do TED Ver]). Alguns até escolhem falar em público como uma carreira.

Falar em público e apresentações é uma arte - você já assistiu a um horrendo conversa? Sei que sim e discordei um pouco sobre eles em outro artigo do MakeUseOf (ao qual me referirei ocasionalmente ao longo desta peça), Evite o assassinato pelo PowerPoint: Como tornar suas apresentações atraentes e memoráveis Evite o assassinato pelo PowerPoint: Como tornar suas apresentações atraentes e memoráveisMuitos de nós criamos um PowerPoint e fizemos uma apresentação (ou em algum momento) e, no entanto, é provável que seja uma das coisas mais mal feitas em um computador. PowerPoint ruim ... consulte Mais informação . Então, o que faz o perfeito

apresentação? Bem, não há apenas 1 coisa que você deve fazer, mas uma colaboração de coisas.

Organização de Pesquisa e Conteúdo

Uma pesquisa completa é essencial (como tudo mencionado nesta peça) para uma apresentação bem-sucedida. Aqui estão alguns pontos-chave para pesquisar:

• Crie um plano de ação.
• Reúna toda a sua pesquisa em um só lugar.
• Esteja aberto para onde você adquire sua pesquisa.
• Backup, backup, backup.
• Navegue na web com segurança.
• Organize seus arquivos Criando ordem do caos: 9 ótimas idéias para gerenciar seus arquivos de computadorÉ frustrante, não é quando você não consegue encontrar esse arquivo? Quando você pesquisou todas as pastas imagináveis ​​no seu computador e, de alguma forma, elas se perderam... ou pior, foram excluídas. Agora, existem excelentes ferramentas de pesquisa para Windows que ... consulte Mais informação .
• Salve duas cópias: uma para edição e outra para apresentação.

Leia mais sobre como Conquiste seu próximo projeto de pesquisa da maneira mais fácil Conquiste seu próximo projeto de pesquisa de maneira fácil com essas ferramentasSe você está na escola ou tem um emprego, provavelmente precisará ou terá que pesquisar em um ponto ou outro. E se você é como a maioria das pessoas, terá que fazer várias ... consulte Mais informação .

A organização do conteúdo pode estar organizando seus arquivos físicos (o que é essencial), mas também pode significar como você organiza o que está apresentando ao seu público. Isso será abordado na próxima seção também ao cobrir a montagem. No artigo que escrevi (e mencionei) anteriormente sobre como tornar suas apresentações atraentes e memoráveis, falei sobre várias coisas a fazer para organizar seu conteúdo em seus slides.

Criar um esboço

Ter um esboço no início de sua apresentação não apenas serve como uma introdução, mas oferece ao público algo pelo que esperar, sem estragar a palestra. Você quer manter as coisas simples. Se você precisar de alguns sub-pontos aqui e ali - tudo bem, mas não alongar excessivamente o seu contorno.

Conheça o seu público

Independentemente da seção da sua apresentação (estrutura de tópicos incluída), é importante conhecer seu público e falar no nível deles. Espero que seu público já esteja ouvindo você porque está interessado - isso facilita seu trabalho. No entanto, se eles estão lá porque eles ter ou seja, você tem um desafio maior de atraí-los e conectá-los a você e à sua apresentação - mas isso pode ser feito mantendo as coisas simples.

Não desorganize os pontos mais importantes

Isso é especialmente verdade se você tiver, assim como discutimos, uma audiência que não está realmente interessada em sua palestra. Também desempenha grande importância sempre que é um tópico bastante seco. No entanto, essas são as únicas duas vezes que isso é importante - você sempre deve fazer isso. E às vezes você deveria só apresentar os pontos mais importantes.

Crie seu próprio folheto pessoal

Fazendo folhetos envolvem o público, mas você já criou um para você mesmo? Quantas vezes você esqueceu onde estava, enquanto estava "lá em cima" sozinho - todo mundo olhando para você... esperando que você parasse de gaguejar? Espero que nunca - mas acho que todos já experimentamos isso até certo ponto.

Este pedaço de papel é para você e somente você - ninguém mais o vê. Ele deve ser organizado de uma maneira que permita que você o siga facilmente para que, em qualquer momento da sua palestra, você possa olhar para baixo e descobrir onde está. Isso permite que você mantenha o foco e o tópico.

Preparação e Montagem

Há muita coisa na preparação e montagem da sua palestra. Já discutimos esse tópico, já que "organização de conteúdo" está de certa forma nessa mesma categoria.

Faça backup de seus dados e Tenha um plano de backup

Geralmente, o "backup" é listado por último ou no final nos artigos - eu já fiz isso várias vezes (como menciono todas as oportunidades que tenho). E eu supor este não é o primeiro seção, mas é a primeira parte desta seção. A razão pela qual eu o mencionei primeiro é porque ele precisa ser considerado primeiro. Você deve estar sempre no backup de suas informações para salvar o que tiver no segundo em que começar a criá-las.

Uma parte do backup é sobre organização de arquivos Criando ordem do caos: 9 ótimas idéias para gerenciar seus arquivos de computadorÉ frustrante, não é quando você não consegue encontrar esse arquivo? Quando você pesquisou todas as pastas imagináveis ​​no seu computador e, de alguma forma, elas se perderam... ou pior, foram excluídas. Agora, existem excelentes ferramentas de pesquisa para Windows que ... consulte Mais informação , que já abordamos brevemente neste artigo. Sem ele, o backup não é tão útil. Mas se você ainda não está organizado, não deixe isso ser uma desculpa para não fazer backup ou mesmo iniciar o processo de organização. Você pode ler mais sobre isso no artigo ao qual vinculei, mas a idéia geral é que você deve ter um local onde tudo é para facilitar o backup.

Aqui estão quatro "leituras obrigatórias" de backup em MakeUseOf:

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O backup de seus arquivos, porém, é apenas uma parte de um plano de backup. E se o seu computador travar? E se o seu arquivo de apresentação de alguma forma se perder? E se você esquecer o seu cabo de alimentação? E se…

Existem muitos cenários que podem surgir e fazer a sua apresentação perfeita, não tão perfeita. Então, como você pode ainda tem uma apresentação perfeita em meio a um desastre? Ao se preparar para o pior. Algumas das coisas mais básicas são testar e testar novamente seu arquivo de apresentação para garantir que ele funcione, e salve-o em um formato compatível com outros computadores, caso você precise usar outro.

Além disso, tenha várias cópias do seu arquivo no diferente fontes: pen drive, cartão SD e até a nuvem.

Consulte estes artigos para obter excelentes conselhos sobre armazenamento em nuvem:

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Seu plano de backup pode diferir dependendo de onde está ocorrendo e de outros cenários diferentes, mas esses são alguns dos princípios básicos. Não importa o que aconteça, pense adiante e planejar adequadamente.

Mais um artigo que pode ajudá-lo a criar um plano de backup é Como ser completamente portátil sem o seu próprio computador ou smartphone Como ser completamente portátil sem o seu próprio computador ou smartphoneHoje em dia, é bastante incomum não ver alguém com um smartphone, tablet ou laptop em um local público como uma biblioteca. Nós nos tornamos bastante dependentes deles, você não diria? Tão confiante, ... consulte Mais informação . Embora a mensagem geral não tenha a ver com a criação de um plano de backup, muitas das dicas e técnicas funcionam nos dois sentidos - sei porque fiz e escrevi.

“Fale primeiro, escreva segundo”

Isso está entre aspas porque essa não é (completamente) minha ideia, embora antes de ler sobre esse método eu deva admitir que já fiz isso algumas, mas não 100%. Esta técnica foi derivada de um artigo de Justin Fried na 37signals. Ele primeiro descreveu a maneira tradicional de preparar uma apresentação:

Costumava criar minhas apresentações primeiro e depois discuti-las em segundo. Eu fazia um esboço ou criava alguns slides para começar. Eu tentava pensar logicamente sobre como começar, como preencher o meio e como terminar. Depois que todos os slides estavam prontos, eu os falava pela primeira vez. Eu geralmente não estava feliz com o resultado. Eu pensava demais e não cumpria. Esse processo produziu apresentações clínicas e estéreis. Que nojo.

Ele continua descrevendo algo que tentou, que estava falando primeiro e escrevendo depois:

No ano passado, tentei algo diferente. Eu apenas comecei a falar (em voz alta para mim mesmo) sobre algo pelo qual eu era apaixonada. [...] Fosse o que fosse, eu falava primeiro e escrevia depois.

Ele descobriu que suas idéias se desenvolviam de maneira mais natural e criavam todos os tipos de idéias originais. Ele também descobriu que isso lhe permitia ser mais eficiente em termos de tempo e foi capaz de criar mais conteúdo em menos tempo em comparação com o método tradicional que ele usava anteriormente.

Prática, Prática, Prática

Todos nós ouvimos a frase, a prática leva à perfeição. E na maior parte, é verdade. Embora sejamos humanos e Nunca seja perfeito, é verdade que quanto mais praticamos, melhor ficaremos. Então faça - pratique!

Ao praticar, certifique-se de domine aquelas palavras difíceis de dizer. Você não quer pensar você pode dizê-las e perceber que não sabe como chegar a essa palavra na sua apresentação.

Além disso, esteja consciente do tempo enquanto pratica. Memorizar tudo e não ter uma ideia de quanto tempo você está demorando não vai ajudá-lo. Praticar é tão importante para aprender como entregar tudo de forma eficiente no tempo alocado quanto para memorizar todo o conteúdo.

Esteja ciente das distrações: pessoais e gramaticais

Distrações pessoais podem ser falhas de fala, como um, ah, uh e outras palavras de preenchimento. Além de inquietação, hábitos nervosos, como sacudir o cabelo e assim por diante. Se você pode impedir isso, como pentear o cabelo para que ele não fique na sua cara, faça isso - é uma distração para todo mundo e tira a sua mensagem. Se você se esforçar para falar sem dizer palavras mais completas, pratique ainda mais sem elas.

Além disso, praticando, você poderá se concentrar na entrega do conteúdo e não pensar em não dizendo "uh" ou qualquer palavra de preenchimento que você seja conhecido por dizer. Ocasionalmente, eles podem escapar, mas quando você perde o público porque conta quantas vezes você diz "uh", é aí que está ruim e o que você precisa evitar.

Para obter mais ajuda nessa área, consulte este artigo, Como se livrar de Ums e Ahs de Lisa Marshall.

Obter feedback de outras pessoas

É importante receber feedback de outras pessoas ao seu redor. O feedback de uma pessoa é bom, mas se torna cada vez mais valioso quanto mais diversificados são os seus "juízes". Além disso, receber feedback de várias etapas da sua apresentação pode não ser uma má idéia. Às vezes, o feedback de outras pessoas pode desencadear outra coisa que você deseja adicionar, o que pode ser frustrante se você esperar para pedir feedback no final de sua preparação.

Não mude nada logo antes da apresentação

Isto é Perguntando para uma tragédia e é contraproducente a uma das dicas anteriores de "ter um plano de backup" em vigor. Tudo deve estar completamente pronto e preparado neste momento e nenhuma alteração de última hora deve ser necessária.

Verifique se tudo funciona antes do início da conversa

Geralmente, existe algum tipo de equipe para ajudá-lo a configurar todo o equipamento técnico; portanto, se for esse o caso, isso é ainda mais crucial. Mas isso também significa familiarizar-se com como tudo funciona e acompanhar sua conversa exatamente como você faria se seu público estivesse bem na sua frente.

Por "exatamente", quero dizer com tudo ligado e no mesmo local que você estará dando a sua palestra. Isso nem sempre é viável, mas se você pode ter seu plano de backup em prática, sua palestra é memorizada, seus materiais de apresentação estão em vigor, o resto devemos trabalhar bem.

Falando e Entrega

Agora, ao apresentar sua mensagem, há outras coisas importantes a serem lembradas.

Seja real e mostre sua gratidão

É importante que você seja você mesmo ao dar sua palestra. Se você tem uma personalidade mais humorística, então mostre. Se você é mais sério e direto, tudo bem também. Seja o que for melhor. Por ser você mesmo, você está menos focado do que alguém tentando ser outra coisa e Mais focado em dar a sua melhor apresentação.

Além disso, não se esqueça de agradecê-los por deles Tempo. Geralmente, presume-se que isso seja feito no final da apresentação, mas acho que você também deve começar com um "obrigado".

Não fale com seu público

Ninguém gosta de ser falado às. Então, por que você faria isso com seu público? Ao conhecer seu público e estar no mesmo nível que eles, você os inclui ainda mais em sua apresentação. Isso garante que eles sejam muito mais engajados e sintam que fazem parte do tópico, mesmo que isso dificilmente esteja relacionado a eles.

Não se esqueça do seu telefone móvel

Ah, o celular! Estou perplexo com o número de pessoas que esquecem que têm esse dispositivo. Há quantos anos eles existem agora? A sério! E aqui está o problema: você não precisa deixá-lo em algum lugar. Na verdade, eu prefiro tê-lo em mim. Mas eu garantir que está desligado, silencioso, no modo avião etc. O modo avião é bom porque você ainda pode usá-lo para várias coisas sem se preocupar com a notificação por e-mail ou telefonema.

E se você acha que seu telefone está "seguro" ao vibrar, está errado. Pode ser tão perturbador. Certamente, talvez o público não ouça (embora às vezes possa). No entanto, você pode e você é a pessoa mais importante agora, pois você é a diferença entre o público receber todo o conteúdo corretamente ou não.

Além disso, não se esqueça dos alarmes que você definiu. Sei no meu smartphone que eles ignoram os controles de "volume principal". Portanto, se eu der um alarme, ele não Não importa se meu telefone está silencioso, será muito bom - verifique-os para garantir que você não tenha nenhuma vergonha percalços.

E como estamos neste tópico, devo mencionar que cobrimos alguns aplicativos Android para silenciar automaticamente e restaurar o modo de campainha do seu telefone Como silenciar e restaurar automaticamente o telefone no modo de campainha [Android]A escola está prestes a começar para muitos de nós, o que significa muitos toques repetitivos para silenciar o telefone todas as manhãs. Mesmo que você não seja aluno, mas esteja trabalhando, provavelmente também precisará de ... consulte Mais informação . Se você é um usuário do iPhone, confira o artigo Do toque silencioso ao discagem rápida: 5 mais dicas e recursos do iPhone Do toque silencioso ao discagem rápida: 5 mais dicas e recursos do iPhonePelo preço de um iPhone, você provavelmente deve querer saber todos os pequenos recursos e dicas possíveis para tirar o máximo proveito dele. Se tudo o que você está fazendo é fazer telefone ... consulte Mais informação , que abrange o "Não perturbe”E como silenciar chamadores desconhecidos.

Se possível, use um controle remoto para alterar slides

Você já fez uma apresentação em que teve que voltar ao computador e clicar no botão "próximo slide"? Isso pode ser bem entediante. Portanto, antes de dar uma palestra, veja se há um controle remoto que você possa usar. Existem aqueles feitos para os projetores ou você pode comprar um para o seu computador. Na verdade, meu HP Pavilion veio com um controle remoto que definitivamente foi útil ao fazer apresentações na faculdade.

Os ponteiros são ótimos, mas também distraem se não forem usados ​​corretamente

Frequentemente, os controles remotos têm um ponteiro laser. Se você souber usar um, eles podem ser uma excelente ferramenta. No entanto, se não, eles podem ser uma grande distração. Pratique usando um primeiro antes de assumir que sabe como manter um em suas mãos é o maior desafio.

Não leia os slides palavra por palavra - faça contato visual

Falando em distrações, isto é um grande não-não. Espero que você tenha se preparado e já saiba o que vai dizer. Os slides da apresentação não são para você para ler, eles são simplesmente uma ajuda visual - não uma muleta. Se você quiser ler algo, use a apostila que você mesmo criou.

Embora você também não deva ler palavra por palavra, não deixe de fazer contato visual. De fato, a maioria de sua palestra deve ser vista olhando para o público, apenas olhando para os slides projetados ou para a apostila ocasionalmente.

Não se preocupe com o que você parece / soa

Espero que você tenha tomado a preparação adequada e, agora, já fez tudo o que pode. Não pense na sua aparência ou no seu som. Se você seguiu todas as outras dicas, ficará bem.

Exibição visual e projeção

Há muito sobre a aparência dos slides e, por isso, indico você, mais uma vez, para meu artigo mencionado anteriormente Evite o assassinato pelo PowerPoint: Como tornar suas apresentações atraentes e memoráveisMuitos de nós criamos um PowerPoint e fizemos uma apresentação (ou em algum momento) e, no entanto, é provável que seja uma das coisas mais mal feitas em um computador. PowerPoint ruim ... consulte Mais informação . Aqui estão algumas dicas de exibição:

• Seja consistente com o tema e o layout.
• Mantenha simples.
• Não exagere em animações, sons e transições malucas.
• Use mídia, mas mídia de qualidade.

Existem algumas dicas para gerenciar a exibição visual do seu laptop. Ambos são mencionados em 25 truques legais do teclado do Windows 7 que impressionarão seus amigos 25 truques legais do teclado do Windows 7 que impressionarão seus amigos consulte Mais informação .

Primeiro, você pode ativar o modo de apresentação do Windows, que pode ser acessado no Windows Mobility Center, acionado através do atalho: [Janelas] + [X].

A segunda dica é decidir como você deseja que sua tela seja projetada através do atalho do teclado [Janelas] + [P].

Além disso, você pode ter configurações específicas apenas para quando estiver apresentando. Estes podem ser acessados ​​digitando "presente"Na caixa de pesquisa do menu Iniciar e clique em"Ajuste as configurações antes de fazer uma apresentação ”.

Depois de visualizar as configurações, você pode optar por desativar a proteção de tela, um volume predefinido e qual é o plano de fundo da área de trabalho.

Conclusão

Ufa! Isso é muito para absorver. Mas isso é todos crucial.

Agora é sua vez! Que dicas de apresentação você tem? Você já usou essas técnicas? Em caso afirmativo, como eles mudaram suas apresentações em comparação com aquelas com as quais você não fez isso? Gostaríamos muito de ouvir seus pensamentos abaixo.

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