Como configurar um respondedor de e-mail fora do escritório no Outlook

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O que você ganha quando combina férias de duas semanas com uma vida profissional ocupada? Um projeto gigante esperando por você quando você voltar para casa - analisando todos esses e-mails! Aguarde - por que não habilitar o Respondente Ausente Fora do Outlook no Outlook e automatizar algumas dessas respostas para você?

Aqui no MakeUseOf, abordamos como fazer isso no Gmail, como o de Tina instruções de resposta a férias Como configurar um respondedor de e-mail fora do escritório antes de viajarVocê não gostaria de sair de férias sabendo que não precisa verificar seu e-mail? Se você não puder contar com um assistente enquanto estiver ausente, vá para autoresponders no Gmail. consulte Mais informação , e o método de Mark para fazer isso usando um filtro de email Crie uma resposta automática por email com o novo filtro do Gmail consulte Mais informação . O único cliente que ainda não atendemos é o Outlook. Infelizmente, ao contrário do Gmail, a versão gratuita do Outlook.com não oferece o recurso de resposta de Ausência Temporária. No entanto, se você possui o Outlook 2010 e uma conta em um servidor MS Exchange - que muitas empresas fornecem aos funcionários -, você está com sorte.

Usando o Respondente Fora do Escritório no Outlook

A Microsoft tornou extremamente simples a configuração de um sistema automatizado que enviará respostas instantâneas a qualquer pessoa que enviar um e-mail para você enquanto você estiver fora do escritório. Não importa se são apenas 24 horas ou 2 semanas de férias, você pode configurar o Cliente do Outlook para responder exatamente como você deseja e exatamente pelo tempo necessário isso para.

Para acessar essas configurações no Outlook 2010, no botão Logotipo do Windows, selecione Informações. Aqui, você verá um grande botão que lê "Respostas automáticas" com uma porta e um ícone de seta.

Clique no botão Respostas automáticas para iniciar a ferramenta Ausência Temporária do Outlook. A janela pop-up que você verá é muito mais avançada do que você imagina. À primeira vista, é uma maneira rápida de ativar "Enviar respostas automáticas" e digitar apenas uma observação rápida que o Outlook enviará automaticamente em seu nome para qualquer pessoa que envie um e-mail para você Qualquer usuário do Google+ pode enviar e-mails para você no Gmail agora (e aqui está como desativá-lo)A partir de hoje, qualquer usuário do Google+ poderá enviar uma mensagem para você no seu Gmail. Para enviar uma mensagem, tudo o que você precisa fazer é adicionar essa pessoa ao seu Google+. consulte Mais informação .

No entanto, após uma inspeção mais detalhada, você verá que há muito mais funcionalidade aqui do que aparenta.

Antes de tudo, você pode definir um período específico para ativar o recurso de resposta automática, para que, quando voltar de férias, não precise se preocupar em lembrar de desativá-lo!

Você também notará que existem duas guias. O da esquerda é configurar uma resposta automática Não me envie mensagens de texto: Responder automaticamente as mensagens de texto enquanto você estiver ocupado consulte Mais informação somente para pessoas que enviam e-mails de dentro da empresa.

A guia à esquerda é onde você pode configurar uma resposta específica para qualquer pessoa que enviar um e-mail de fora da sua empresa.

Configurando regras de email

Você notará que, na parte inferior desta janela, há um pequeno botão aparentemente insignificante chamado "Regras ..."

Este botão é realmente bastante significativo, pois permite definir melhor como o Outlook responderá automaticamente definindo pessoas específicas, palavras no assunto ou no corpo ou se o email foi enviado diretamente ou CC'd.

Você pode criar regras muito específicas aqui. Por exemplo, você pode criar uma regra que, se sua mãe lhe enviar um e-mail, poderá encaminhar esse e-mail para uma conta pessoal que você monitorará durante as férias (ou enviará diretamente para a lixeira, dependendo do seu relacionamento com o seu mãe).

Fica ainda mais interessante quando você clica no botão "Avançado ...".

Aqui, você pode definir mais detalhes sobre quais mensagens deseja responder de uma maneira diferente da resposta automática padrão. Você pode escolher mensagens acima ou abaixo de um determinado tamanho, quando elas foram recebidas, seu nível de importância e muito mais.

Criar resposta de ausência temporária com regras de email

Saikat forneceu algumas dicas sobre usando filtros do Outlook Dica do MS Outlook: Como organizar automaticamente emails de entrada consulte Mais informação antes, e Jack fez o mesmo por Filtros do Google, Hotmail e Yahoo Como configurar filtros de email no Gmail, Yahoo Mail e OutlookA filtragem de e-mails é a melhor ferramenta para manter sua caixa de entrada organizada e organizada. Veja como configurar e usar filtros de email no Gmail, Yahoo Mail e Outlook. consulte Mais informação . Se você pensar bem, o Respondente Ausente Fora do Escritório é na verdade uma versão alternativa do que você poderia fazer se apenas clicar em Gerenciar regras no menu do Outlook.

Usando o Assistente de regras, basta rolar para baixo até a opção de verificar as mensagens "recebidas em um período de dados específico".

Defina esse período como sendo do momento em que você sai de férias até o momento em que planeja voltar para casa.

Finalmente, tudo o que você precisa fazer é definir qual resposta ou ação você deseja que a regra execute quando as mensagens recebidas atenderem a esse critério e você tem essencialmente uma resposta de ausência temporária!

Como você pode ver, não há motivo para não poder responder a e-mails mesmo quando está de férias! Tudo o que você precisa fazer é reservar um tempo para dizer ao Outlook como gostaria que ele respondesse, e as pessoas responderão pense que você é tão produtivo quanto sempre foi, mesmo quando está sentado na praia bebendo Margarita.

De que maneiras criativas você usa o Respondente Ausente do Office do Outlook? Tem boas dicas ou histórias para contar? Compartilhe-os na seção de comentários abaixo!

Créditos da imagem: mão robótica Via Shutterstock