6 maneiras de levar as pessoas ocupadas a responder seus e-mails

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Quando você passa por alguém na rua e diz olá, como você se sente quando ele não diz um olá? É incrível o quão pequena a falta de reconhecimento pode fazer uma pessoa se sentir, mas também é incrível o quanto você pode fazer para incentivar uma resposta. O mesmo acontece com os e-mails.

Agora, imagine o cenário inverso. Você está passando por alguém na rua e eles olham brevemente para você, dizem oi e depois desviam o olhar rapidamente. Qual a probabilidade de você dizer olá? Agora imagine uma pessoa olhando diretamente nos seus olhos, sorrindo amplamente e dizendo oi - mesmo usando seu nome! As chances são muito melhores de que você se inspire para responder da mesma forma.

O mesmo novamente, é verdade com os e-mails. Exceto que, em vez de expressões faciais ou tom de voz, existe um conjunto totalmente diferente de regras quando trata-se de enviar e-mails que incentivem ou desencorajem uma pessoa a pressionar o botão "responder" e responder você. Nesta postagem, vou compartilhar alguns truques que aprendi ao longo dos anos - dicas que aumentarão muito seu sucesso ao obter respostas por email, mesmo de pessoas muito ocupadas.

Por que você precisa de uma resposta?

Quando mudei de emprego há alguns anos, comecei a trabalhar em uma empresa onde as pessoas estavam muito mais ocupadas do que no meu último emprego. As pessoas mal tiveram tempo de terminar o trabalho do projeto, então, responder e-mails se tornou uma tarefa na priorização 5 filtros do Gmail para ajudar a priorizar e organizar sua caixa de entradaQuais filtros cada pessoa deve ter em seu arsenal para que sua caixa de entrada seja tão organizada quanto a minha? Estou aqui para ajudá-lo a começar a configurar seus cinco primeiros filtros ou ... consulte Mais informação . Logo aprendi que, se não seguisse um determinado formato e abordagem ao enviar e-mails para as pessoas, talvez não recebesse resposta por muitos dias.

A primeira coisa que você precisa fazer ao enviar um email para alguém - especialmente alguém extremamente ocupado - é fazer um inventário rápido de seus próprios motivos para enviá-lo por email. Se eles estiverem ocupados e seu e-mail não for um problema de prioridade alto o suficiente, provavelmente será ocultado em algum lugar da lista de tarefas, apenas para ser tratado quando houver mais tempo para se concentrar no problema (se em todos). Pessoas ocupadas têm dificuldade em gerenciar e-mails. Quanto mais ocupados, menor a probabilidade de você receber uma resposta se não jogar suas cartas corretamente.

Se você puder justificar a importância do problema o suficiente para garantir um e-mail, então, com todos os meios, vamos começar.

Faça uma pergunta - de preferência sobre eles

Em 2012, pesquisadores da Universidade de Harvard realizaram uma estudo completo isso até envolveu varreduras cerebrais e descobriu que as pessoas realmente têm um “zumbido bioquímico” falando sobre si mesmas. Quanto mais poderosa uma pessoa é - como muitas pessoas extremamente ocupadas -, mais gosta de falar sobre si mesma. Afinal, há apenas muito pra contar né?

Isso significa que, se você incluir uma questão pessoal dentro do seu e-mail, estará basicamente tentando pessoa com uma alta pessoal - a oportunidade de um pouco de “burburinho” compartilhando algo sobre si mesma com você. E algumas pessoas realmente gostam da oportunidade de ter uma caixa de sabão. Então, dê a eles.

Você pode apenas perguntar como está indo o projeto em que estão trabalhando. Se você é muito próximo deles e fala sobre a família com frequência, pergunte como está a família. Se existe um grande jogo que todo mundo está falando - pergunte a eles o que pensam. Dê a eles a oportunidade de responder a você e "fazer uma pausa" de pensar tanto no trabalho. Você pode acompanhar sua pergunta com a pergunta relacionada ao trabalho que deseja fazer em primeiro lugar, mas a solicitação de uma opinião desencadeará a necessidade de um alto "eu-consigo-falar-de-mim".

Bônus Extra: Use algo que ambos tenham em comum. Kids. Um amor pelo beisebol. Seja o que for - faça essa conexão pessoal primeiro. É menos provável que a pessoa arquive rapidamente o e-mail para mais tarde.

Escolha uma linha de assunto urgente

Pessoas ocupadas naturalmente começam a priorizar e-mails e, às vezes, nem abrem o e-mail para fazê-lo. Eles rapidamente olharão para a linha de assunto. Portanto, se você deseja uma resposta rápida dessas pessoas, pode imaginar o quão importante é a linha de assunto. Se você precisar de dicas sobre como fazer isso, recomendo o conselho de Aaron sobre como faça sua linha de assunto se destacar Como destacar sua mensagem de email em uma caixa de entrada desordenadaVocê já enviou um e-mail que considerava importante apenas para ser respondido muitos dias depois, ou pior esquecido? É verdade que às vezes está fora de seu controle, mas há coisas que você pode fazer ... consulte Mais informação em uma caixa de entrada desordenada.

A linha inferior é a seguinte: se você precisar de uma resposta imediatamente, por que sua linha de assunto não é precedida por "IMPORTANTE:" ou "URGENTE:"? Não há nada de errado em fazer isso, e é realmente útil para pessoas ocupadas que usam essas linhas de assunto como um indicador visual do que atacar primeiro na caixa de entrada de e-mail. Não faça isso por questões tolas e sem importância, ou você se tornará o "garoto que chorou lobo", e seus e-mails serão completamente ignorados!

Mantê-lo curto e doce

Essa é a parte do artigo em que sou hipócrita. O cara que escreve artigos com 2000 palavras vai nos dizer para mantê-lo curto e agradável? Sim. É exatamente o que eu vou fazer. Estamos falando de e-mails aqui, e aqui está a lição que o Sr. Wordy aprendeu aqui no primeiro ano em seu novo emprego: PILE. É um acrônimo que acabei de criar. Significa Pessoas ignoram emails longos.

Depois de seis meses ignorando meus e-mails longos e elaborados, tentei algo novo. Comecei a escrever e-mails muito, muito breves, que apenas afirmavam o ponto. Não forneci detalhes adicionais, mas no final dos e-mails que ofereci para fornecer mais informações, se eles quisessem.

Comecei a selecionar meus e-mails. Quando pensei que eles eram curtos o suficiente, passei e cortei um pouco mais. Você tem que se perguntar, essa linha é apenas supérflua? Você está compartilhando informações com o objetivo de informar as pessoas quanto você sabe - ou isso realmente não importa para o problema em questão? Corte as palavras. Vá direto ao ponto. Quando comecei a fazer isso, notei o aumento da taxa de resposta. Se você puder analisar seu e-mail em uma única linha - as chances são muito boas de obter uma resposta imediata.

Suborná-los

Se formos honestos aqui, é preciso admitir que, por natureza, os humanos são um grupo que serve a si próprio. Quando as pessoas vêem que pode haver algo para elas, elas se sentem mais compelidas a agir. Você pode tirar proveito disso em um e-mail fechando seu e-mail com algo como: "Então, volte para mim com um bom tempo quando puder falar sobre isso tomando uma xícara de café - comigo!"

Uma xícara de café grátis apenas para pressionar o botão de resposta? Esse é um bom incentivo. E se o problema for ainda mais importante - digamos, você está tentando vender algo ou conquistar um novo cliente - vá em frente e ofereça-se para comprar o almoço. Esse pequeno investimento valerá a pena. As pessoas adoram um almoço grátis.

Envolver uma segunda parte

Se você enviou um e-mail a alguém algumas vezes, já tentou todas as táticas listadas acima e ainda não está obtendo nenhuma resposta, é hora de usar as grandes armas. Normalmente, reservo essas duas últimas táticas para pessoas que ignoram cronicamente os e-mails. A primeira abordagem de "grande arma" é atrair alguém que possa estar relacionado à situação. Pode ser seu chefe ou uma pessoa adicional com quem você está trabalhando no projeto que está sendo atrasado porque a pessoa não está respondendo seu e-mail.

Isso não é algo que você deseja fazer no primeiro, segundo ou até no terceiro email. No entanto, se você estiver sendo flagrantemente ignorado, escreva mais um e-mail educado e chame apenas uma pessoa envolvida. Se for alguém mais alto, como seu chefe, e a outra pessoa souber que está em uma posição de autoridade, eles responderão rapidamente. De todos os ignorantes crônicos com os quais eu lidei ao longo dos anos, essa abordagem "cc" solicita uma resposta em 99% das vezes. Há algo em ter uma audiência que transforma o diálogo e, de repente, torna uma prioridade mais alta.

Emitir lembretes de forma consistente

Se você já viu o filme Shawshank Redemption ou leu a novela escrita por Stephen King, talvez se lembre a parte em que Andy Dufresne envia uma carta toda semana ao Senado do Estado, pedindo dinheiro para uma prisão biblioteca. Depois de receber algumas centenas de dólares e uma doação de livros, Andy começa a enviar duas cartas por semana pedindo ainda mais dinheiro.

O ponto da história é que a persistência funciona. Chame isso de irritante, agravante ou irritante - mas se você realmente precisar de uma resposta para algo importante, constantemente perguntando educadamente à pessoa se ela recebeu seu último e-mail terá um dos dois efeitos Isso solicitará que a pessoa vasculhe a caixa de entrada em busca do e-mail de que está falando, ou fará com que ela perceba que a única maneira de fazer você ir embora é responder ao seu e-mail. Esta é claramente uma solução de último recurso, mas também é uma solução que funciona.

Quais técnicas você usa para obter uma resposta mais rápida aos seus emails? O que funciona para você? Compartilhe suas próprias dicas e conselhos na seção de comentários abaixo!

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