Gerencie seus negócios para obter melhores resultados com o Intellinote

Intellinote é um ferramenta completa de gerenciamento, colaboração e organização de projetos Intellinote: Coloque suas tarefas, arquivos, mensagens e reuniões on-line em um só lugarO Intellinote facilita o gerenciamento, a colaboração e a comunicação melhor com sua equipe, colegas e clientes com uma combinação abrangente de compartilhamento de arquivos, organização e vídeo e texto em tempo real bate-papo. consulte Mais informação para empresas, proprietários, gerentes e profissionais. Ele pode ser usado para aumentar a produtividade, aumentar o envolvimento dos funcionários ou dos clientes e reduzir os custos operacionais.

A plataforma gira em torno de um sistema de áreas de trabalho individuais que oferecem um nível vertical de acessibilidade para funcionários, membros da equipe e até clientes que precisam de acesso, sem ser uma distração para aqueles que não.

Embora o Intellinote seja bastante simples de colocar em funcionamento, o uso eficaz de qualquer plataforma depende de saber exatamente como usá-lo melhor. Apresentamos alguns cenários de uso no mundo real em que equipes de negócios e funcionários que colaboram regularmente podem se beneficiar dos serviços oferecidos.

Gerencie seus negócios para obter melhores resultados com o Intellinote

Capturar tudo (apenas sobre)

Como plataforma colaborativa, Intellinote procura substituir múltiplas plataformas e ferramentas fragmentadas por uma solução. Isso é feito usando áreas de trabalho personalizáveis ​​- hubs prontos para implementação para gerenciamento de anotações, discussões e tarefas. Cada espaço de trabalho pode ser usado para criar esses itens e não há limite para o número de espaços de trabalho que você pode criar.

Notas, tarefas e discussões são os principais meios de comunicação para qualquer coisa relevante para sua organização. Se você deseja compartilhar e colaborar na pesquisa, realize sessões de brainstorming entre departamentos diferentes ou atribuir várias tarefas e funções a diferentes membros da sua equipe, o Intellinote pode fazer isso.

Não é difícil imaginar exemplos do mundo real: em vez de enviar um email cada vez que você altera uma política, basta manter uma nota relevante atualizada e designar membros de sua equipe para ela. Crie um espaço de trabalho apenas para as sessões de idéias de grupo e publique os resultados em uma nova anotação a cada vez. Você usa um quadro branco para trocar idéias pela sala? Tire uma foto e anexe-a à discussão relevante para segurança. A lista é praticamente infinita.

Ao visitar um espaço de trabalho, você está sempre pronto para adicionar conteúdo usando a área "Adicionar nota rápida", basta digitar e pressionar Enter para capturar seus pensamentos. Para tarefas ou documentos do Google Drive, pressione o botão Adicionar novo.

Muitas organizações usam email para discussão enquanto ainda dependem de ferramentas externas de gerenciamento e organização de projetos, o que geralmente resulta na dependência excessiva de email para tomar decisões. Embora sempre haja um lugar para email na maioria das organizações, muitas discussões prosperam quando movidas ao lado de outras anotações e anexos relevantes.

Um lugar para tudo relacionado ao trabalho

Portanto, o principal objetivo do Intellinote é ser um repositório organizado do que é mais importante para sua organização, projeto ou negócio. Para realmente aproveitar ao máximo a plataforma, você deve usá-la para armazenar absolutamente tudo - e os espaços de trabalho são a chave para manter tudo organizado e organizado.

o Espaço de trabalho pessoal até oferece aos membros de sua equipe um lugar para criar suas próprias anotações e tarefas que não sobrecarregam os espaços de trabalho de outros membros e são particulares para esse usuário. Esse material tende a acabar em contas pessoais do Evernote ou em aplicativos de anotações do iPad, em vez de em um local relevante para o projeto ou a própria empresa. Com o Intellinote, cada nota pode ser movida rapidamente de uma área de trabalho para outra ou editada por outros membros.

Para alterar a afiliação à área de trabalho de um item ou se o item pode ou não ser editado por outros membros, primeiro selecione-o e clique no botão Informações, que aparece como um pequeno "Eu“. Você pode alterar quem pode fazer alterações, marcando o Permitir edição de membros da área de trabalho caixa ou clique no Área de trabalho campo para reatribuir o item em outro lugar.

Os anexos também desempenham um papel importante no sistema Intellinote, com cada nota fornecendo aos usuários a capacidade de fazer upload de arquivos de seus computadores ou contas do Google Drive. Usando os aplicativos móveis (disponíveis para ambos iOS e Android) é até possível adicionar fotos - ou qualquer arquivo no seu dispositivo móvel - diretamente de um smartphone ou tablet em uma anotação.

Com tudo sob o mesmo teto, é surpreendente como é fácil reduzir a quantidade de e-mails que você envia quando envia pode simplesmente alterar uma nota ou comentar uma tarefa em linha - afinal, toda nota, tarefa ou discussão tem seu próprio comentário seção.

Ser Anexado É Bom

O Intellinote espera absorver todos os seus arquivos soltos, fornecendo um ambiente muito amigável para anexos para arquivos relacionados ao trabalho. Anotações, discussões e tarefas podem ter vários arquivos fixados a eles, assim como comentários feitos sobre esses itens. O que antes teria sido uma troca de e-mails para lá e para cá sobre uma tarefa torna-se uma discussão focada no trabalho em um ambiente produtivo.

Isso permite que você faça coisas interessantes, como discutir versões revisadas de produtos com clientes diretamente no próprio Intellinote, dentro de um espaço de trabalho criado especificamente para esse cliente. Além disso, existem muitos outros modelos que você já deve ter descontado, registros de discussões, atas de reuniões e gravações de teleconferências, tudo específico para esse cliente.

O Intellinote é cobrado como um repositório para tudo relacionado ao trabalho, porque é assim que funciona melhor.

Organize e compartilhe tudo com o contexto

O Gmail foi a revolução no e-mail necessário para a Internet em 2004, mas fundindo pesquisa e organização eficazes com um aparentemente um espaço ilimitado para mensagens de e-mail, o Google criou algo em que muitos de nós agora dependemos para trabalhar tarefas. Por mais essencial que seja, o email não é a plataforma ideal para colaboração, organização ou gerenciamento de projetos. Apesar da necessidade de email por muitos anos, provavelmente você pode mover a maioria das discussões para uma plataforma mais adequada e produtiva.

Se você está acostumado ao Gmail ou a uma conta de e-mail do Google Apps, sua capacidade de se organizar é limitada ao número de filtros que você possui e aos termos de pesquisa que você usa. Mesmo se você for especialmente organizado e proficiente em encontrar o que está procurando, a caixa de entrada de e-mail é amplamente considerada como um espaço altamente desorganizado.

Uma distração frequente, o e-mail custa às empresas em todo o mundo centenas de milhões de dólares por ano - ou, de maneira mais nota pessoal, horas do seu dia produtivo - por isso, há algo a ser dito sobre como evitar sua caixa de entrada tanto quanto possível. Usar o email como um objetivo para compartilhar idéias, fazer brainstorming e até mesmo se comunicar com clientes ou fornecedores precisa parar se você quiser usar melhor o seu tempo.

Organizando suas anotações, tarefas e discussões

As duas coisas que tornam o Intellinote perfeito para organizar suas idéias, tarefas e idéias colaborativas são espaços de trabalho e Tag.

As áreas de trabalho são hubs específicos ao contexto e podem ser adaptadas às necessidades que você possui atualmente. Essa é uma ferramenta organizacional bastante poderosa, principalmente considerando que cada nota, tarefa ou discussão está vinculada a um espaço de trabalho em particular. Por sua própria natureza, os espaços de trabalho facilitam a organização vinculando seu conteúdo ao seu contexto relevante.

Esses itens podem ser compartilhados verticalmente com qualquer pessoa em sua organização ou, adicionando usuários a um espaço de trabalho, você pode garantir que eles vejam todo o material relevante compartilhado lá. Isso também resulta em um espaço de trabalho menos confuso para membros que não precisam de acesso a absolutamente tudo. E como você pode criar quantos espaços de trabalho precisar, os contextos podem variar bastante.

Crie áreas de trabalho para departamentos inteiros, projetos individuais, clientes ou fornecedores e qualquer agrupamento arbitrário que você precisar. Use áreas de trabalho temporárias para auditorias anuais que podem ser arquivadas até que você precise delas novamente, mas que estejam sempre acessíveis no mesmo local.

Em cada espaço de trabalho Definições página, você encontrará uma opção para Grupo de área de trabalho. Isso oferece um nível de organização mais sênior que você pode usar para agrupar projetos inativos, contratos concluídos ou áreas de trabalho arquivadas que talvez não sejam mais necessárias. Você pode criar quantos grupos precisar, basta digitar um novo nome na caixa.

Os espaços de trabalho já estão bem organizados, mas usando tags é possível filtrar o conteúdo de maneira ainda mais eficaz. Existem tags nos espaços de trabalho, incluindo o Espaço de trabalho pessoal e permite agrupar várias tarefas, discussões ou notas diferentes. As tags são projetadas para organizar em um nível pessoal, enquanto os espaços de trabalho ajudam a organizar tudo em uma escala muito maior.

Siga apenas o que você precisa

O Intellinote fornece uma visão geral completa dos espaços de trabalho dos quais você é membro, com resumos por email e visões gerais de atividades para acompanhar as alterações recentes. No entanto, pode haver itens que você deseja acompanhar com prioridade e, nessa situação, você deve seguir uma observação.

Para seguir um item, clique (ou toque em) no RSS-like Segue ícone. As notas que você seguiu aparecem em Segue no Área de trabalho unificada.

Os itens seguidos são, por padrão, filtrados por Nota, Tarefa e Discussão. Esses podem ser os itens mais importantes nos quais você está trabalhando no momento para os espaços de trabalho que frequenta ou podem pode ser outra maneira de seguir uma Nota, tarefa ou discussão sem precisar se inscrever no espaço de trabalho em sua totalidade.

Tornar as reuniões úteis novamente

A tecnologia nos permitiu ter mais reuniões do que nunca, então por que sentimos que nosso tempo não está sendo aproveitado? As reuniões são a base do trabalho efetivo em grupo, mas, com muita frequência, tornam-se sucessos frustrantes de tempo, que ocupam grande parte dos dias de trabalho. Isso é pior quando você considera que esses eventos geralmente envolvem rodadas de pingue-pongue ineficiente antes e depois - você será perdoado por nunca mais querer participar de outra reunião.

A chave para ter reuniões tranquilas é o planejamento, e isso envolve considerar o que você pode fazer antes, durante e após a reunião ser concluída. Grande parte da miséria associada às reuniões se deve ao mau manuseio de agendas, atas - e mais Na maioria das vezes, esses materiais ficam enterrados nas caixas de entrada, em vez de serem facilmente acessíveis quando você precisa eles.

É até possível que suas reuniões sejam ineficientes e introduzam um elemento de atraso em seu trabalho - criando listas de coisas que precisam ser feitas, em vez de apenas realizá-las, por exemplo.

Tornando as reuniões menos miseráveis

O imediatismo da plataforma Intellinote o torna perfeitamente adequado para agitar a maneira como as reuniões são conduzidas. Como organizador da reunião, você pode criar uma Discussão no espaço de trabalho relevante, descrevendo a agenda da reunião, que será automaticamente visível para qualquer membro do departamento relevante.

Essa agenda deve definir objetivos como itens que precisam de discussão, além de receber sugestões de sua equipe usando a capacidade do Intellinote de comentar tudo. Se você tiver propostas, documentos, imagens, modelos ou outros arquivos para distribuir, basta fazê-lo anexando-os à sua anotação.

Clique no pequeno Eu Botão "informações" em uma nota para editar sua visibilidade e permitir que outros membros da sua equipe também a editem.

O Intellinote pode ser usado durante sua reunião para criar e atribuir tarefas diretamente aos membros da sua equipe. Em vez de criar uma lista de coisas a serem feitas após o término da reunião, você pode começar a organizar sua equipe imediatamente - crie novos espaços de trabalho rapidamente para o seu novo projeto, inicie a discussão tópicos para itens fora do tópico que surgem postando novas conversas em departamentos relevantes ou usando a capacidade organizacional da plataforma para se referir rapidamente a agendas, metas e objetivos de reuniões anteriores minutos.

Os minutos são um mal necessário que nem mesmo as gravações de áudio ou vídeo podem substituir. Embora digitar seus minutos diretamente no Intellinote não torne o processo mais agradável, o A capacidade de compartilhar instantaneamente os frutos do seu trabalho colaborativo com o grupo de pessoas relevante é impagável. Mesmo se você não estiver presidindo a reunião, o Intellinote Espaço de trabalho pessoal fornece um local focado e orientado para o trabalho para suas próprias anotações.

E depois que você realiza sua reunião, o Intellinote facilita o acompanhamento de todas as tarefas que você atribuiu (ou foi atribuídas), perguntas levantadas, discussões fora do tópico que foram movidas para outro lugar e definiram uma hora e uma data para sua próxima equipe encontro.

Equipes remotas? Mantenha-os informados

O Intellinote permite manter-se conectado, seja para viagens de negócios ocasionais ou para manter contato com funcionários que estão regularmente fora do escritório por períodos definidos. Ele também pode lidar com equipes compostas inteiramente por telecomutadores permanentes espalhados por todo o mundo, com quem você nunca conheceu pessoalmente.

O teletrabalho pode ser um trabalho solitário, mas se você faz parte de uma equipe, pode ser ainda pior; existe um risco real de se sentir alienado e fora do circuito, à medida que o progresso continua em sua ausência. Embora o e-mail seja uma maneira de manter contato com colegas, provavelmente não fará você sentir que está com um dedo no pulso. É também um meio incrivelmente ineficiente e perturbador.

Os gerentes e outros funcionários de escritórios também precisam manter contato com os telecomutadores. A Internet removeu muitas restrições e fronteiras, mas ao mesmo tempo introduziu obstáculos que precisam ser superados - como organizar uma equipe, colaborar em projetos, discutir idéias, atribuir tarefas e inúmeras outras coisas que o Intellinote pode ajudá-lo com.

A importância de se sentir conectado

Além de ser uma plataforma focada no trabalho projetada com a colaboração em mente, o Intellinote pode ser acessado em qualquer navegador da Web e na maioria dos dispositivos móveis. Manter contato pode significar o uso de qualquer navegador da Web disponível ou o lançamento de um aplicativo no seu dispositivo iPhone, iPad ou Android.

o UnificadoÁrea de trabalho traz itens relevantes de outros espaços de trabalho à atenção dos funcionários, facilitando o "acompanhamento" ou a par dos desenvolvimentos durante a viagem. As tarefas são arquivadas sob aquelas que você precisa concluir e as que você definiu, e cada espaço de trabalho tem seu próprio Casa tela que fornece uma visão geral útil das alterações recentes, adições, comentários e outras atividades.

Enquanto você normalmente é inundado por email para cada pequena solicitação, tarefa ou consulta enquanto estiver fora do escritório, o Intellinote fornece hubs sensíveis ao contexto para tarefas relacionadas ao trabalho. Isso não apenas impede o fluxo de email, mas também concentra os funcionários e contém discussões. o Área de trabalho unificada consolida essas discussões em uma área, para que você possa dedicar tempo à comunicação com sua equipe sem recorrer ao e-mail.

Os funcionários remotos também encontrarão a capacidade de seguir notas, tarefas ou discussões individuais de um benefício específico enquanto estiverem fora do escritório. O recurso permite que os usuários mantenham materiais específicos à mão, sem se afogar em todo o resto, concentrando a atenção no local necessário, removendo as distrações.

Mesmo que uma viagem exigente o coloque em um fuso horário diferente do resto de seus colegas, o Intellinote nunca dorme - uma função assíncrona método de trabalho criado pelas demandas do século XXI, que exige uma solução do século XXI, como o Intellinote, para atingir seu pleno potencial.

Entrar

Existe um universal Aplicativo para iOS para iPhone e iPad, bem como um lançamento recente Aplicativo para Android que também tira proveito de tamanhos de tela maiores. Ambos os aplicativos se parecem muito com o aplicativo da web e você pode fazer praticamente tudo, desde um aplicativo móvel a partir de um navegador, com exceção da criação de novos documentos do Google Drive.

Uma vantagem final que os usuários do Intellinote desfrutam é uma abordagem totalmente baseada em navegador. Se for necessário, você pode pegar qualquer laptop, PC ou Mac e fazer login na página inicial do Intellinote, sem a necessidade de software.

Gerenciamento de fornecedores simplificado

Como discutimos ad nauseum, o email é frequentemente visto como a espinha dorsal de muitas organizações, empresas e assembléias de mentes produtivas. Os fornecedores - também conhecidos como fornecedores, subcontratados, amigos ou apenas pessoas que você precisa conhecer sobre o que já deveria ter sido feito - também tendem a se comunicar por esse método.

Acompanhar essas discussões, acordos, prazos e qualquer material de apoio usando apenas email é difícil. Mesmo se você já estiver usando ferramentas colaborativas, como o Google Drive, para planilhas ou para compartilhar documentos, seu as discussões provavelmente estão ocorrendo em outros lugares e você provavelmente usa outra ferramenta para acompanhar os prazos e tarefas.

Solução de problemas com fornecedores

Existe uma maneira mais fácil. Ao configurar um espaço de trabalho para aqueles que você precisa buscar regularmente, você pode conter todo esse material e usar uma ferramenta para gerenciar tudo. Não demorará muito tempo para que terceiros se ajustem a um novo método de fazer as coisas, e os benefícios do ponto de vista organizacional são enormes.

Se você está solicitando regularmente um produto ou solicitando um serviço, a atribuição de uma tarefa a esse fornecedor com seus requisitos exatos facilita a ambas as partes acompanharem os acordos pendentes. Em vez de recorrer ao e-mail, discuta os pedidos no Intellinote usando comentários e há um registro permanente de todos os acordos nos quais é mais importante. Você pode até permitir que seus fornecedores criem e designem tarefas para você - para que eles também não precisem recorrer a comunicações e acompanhamento fragmentados.

Quando se trata de procurar esses arranjos ou itens de tarefas anteriores, uma visita ao espaço de trabalho relevante ou um folhear Tarefas que designei no Área de trabalho unificada facilita para ambas as partes.

As empresas geralmente têm acordos existentes envolvendo responsabilidades, premissas, taxas de pagamento ou termos e condições. As notas podem ser usadas para armazenar esses documentos em um ambiente relevante antes de serem marcadas. As discussões relacionadas às tarefas ou arquivos anexados ao Notes são finalmente organizadas de maneira lógica, sob uma plataforma - não três ou quatro.

Usar modelos também

Os modelos são outra parte do Intellinote que facilita a atualização com novos espaços de trabalho. Em vez de configurar uma nova área de trabalho toda vez para cada novo fornecedor, reserve um tempo para personalizar uma área de trabalho de tamanho único que possa ser transformada em um modelo. As notas que descrevem suas expectativas, informações de contato e discussões projetadas para fazer a bola rolar podem ser lançadas várias vezes usando esse método.

Você pode transformar qualquer espaço de trabalho em um modelo visitando-o, clicando em Definições e marque a caixa marcada Permitir o uso dessa área de trabalho como modelo. Você pode clicar no Área de trabalho Clone botão que aparece abaixo para fazer cópias rapidamente, e o espaço de trabalho também aparecerá na lista de modelos.

Depois de criar um espaço de trabalho para um processo de negócios particularmente (como planejar um evento), você pode transformá-lo em um modelo para que seus funcionários e membros da equipe possam segui-lo facilmente todas as vezes, sem precisar reinventar o roda.

Mantenha seus clientes próximos

O Intellinote não é uma ferramenta completa de relacionamento com o cliente, mas pode assumir algumas das funções comumente associadas à prática. Dependendo das suas necessidades e dos seus clientes, você pode economizar dinheiro pagando por um CRM separado solução e a abordagem tudo-em-um garantem que as coisas estão onde você espera que estejam e acessíveis a partir do mesmo Lugar, colocar.

Assim como o gerenciamento de fornecedores é importante para uma empresa que consome produtos ou serviços, é importante manter um bom relacionamento com seus clientes e a chave para isso é a comunicação clara. É importante ser oportuno com suas respostas, por isso é vital poder se organizar.

As discussões são uma ótima maneira de se comunicar. Eles não apenas oferecem suporte a anexos e formatação, como os bons e-mails antigos, mas também estão vinculados a áreas de trabalho relevantes e não estão espalhados pelas caixas de entrada. Existe até uma área chamada Minhas discussões no Área de trabalho unificada que permite que você acompanhe as conversas em andamento facilmente.

O uso do Intellinote dessa maneira fornece ao seu cliente uma “base” para o que você é fornecê-los, o que, esperançosamente, lhes fornecerá as ferramentas necessárias para que ainda pareçam projeto. Ao mesmo tempo, você tem controle total sobre o ambiente e as interações do seu cliente, permitindo que você leve rapidamente as coisas à atenção deles criando notas, compartilhando arquivos, atribuindo você tarefas ou simplesmente iniciar um novo tópico de discussão.

Capacite seus clientes

Não é difícil criar espaços de trabalho para cada um de seus clientes se você reservar um tempo para configurar um novo modelo, após o qual serão necessários apenas alguns cliques. Para seus clientes, o processo é igualmente simples; não demora muito para se registrar em uma conta do Intellinote.

Se você realmente deseja tirar proveito de tudo o que o Intellinote tem a oferecer, incentive seus clientes a atribuir tarefas. Faça com que eles definam datas de vencimento, escreva descrições completas, adicione todos os arquivos de suporte como anexos e use os comentários para discutir o item. Depois que a tarefa é atribuída, ambas as partes podem acompanhar o progresso.

o Tarefas atribuídas a mim e Tarefas que designei seções do Área de trabalho unificada facilite o acompanhamento das tarefas por indivíduos, independentemente da área de trabalho, útil ao lidar com vários clientes, em períodos de maior movimento do ano ou em qualquer lugar.

Naturalmente, esse sistema funciona nos dois sentidos e, se você precisar de informações adicionais, pagamento ou algo mais de um cliente ou cliente, basta criar uma nova tarefa e atribuí-la ao indivíduo relevante. Tudo está onde precisa estar - no espaço de trabalho do cliente (ou projeto).

Mantenha seus concorrentes mais próximos

É impossível para todas as empresas saber o que a concorrência está fazendo o tempo todo, mas certamente é possível criar uma imagem do que elas têm já alcançado. A evolução da sua estratégia de negócios como resposta ao que seus concorrentes estão fazendo garante que você permaneça atualizado e inovador, independentemente do que fizer. O Intellinote está pronto para a tarefa.

Acompanhar a presença da competição é uma maneira de acompanhar. Cada menção que você vê nos blogs, nos materiais de publicidade ou nas mídias sociais pode ser gravada em uma nota que você mantém nessa empresa, grupo ou indivíduo em particular. Compartilhar esta anotação ou adicionar membros de sua equipe à área de trabalho torna isso um esforço de grupo. Você pode até configurar os Alertas do Google e encaminhar e-mails sobre os concorrentes diretamente para o Intellinote.

Para encaminhar um email para sua conta do Intellinote. basta enviar um email para [email protected] do seu endereço registrado no Intellinote e sua anotação será salva no Minhas anotações seção do seu Espaço de trabalho pessoal. Inclua #tag ou @ "Área de trabalho" na linha de assunto para fins organizacionais. E, se você adicionar "+ tarefa" à linha de assunto, sua anotação se tornará uma tarefa no Intellinote.

Com essas informações fluindo para o Intellinote, você pode começar a marcar notas para organizá-las por empresa, converta-os em tarefas e atribua-os aos membros de sua equipe para acompanhar e iniciar discussões para formular respostas. A capacidade de converter itens entre o Notes e as tarefas, atribuir a diferentes membros da equipe e colaborar na pesquisa de mercado de tal maneira ajuda a criar uma imagem completa da competição.

A competição é boa

Toda empresa precisa responder à concorrência. Isso não apenas incentiva a inovação, mas também garante que atrair diretamente os clientes continue sendo o foco principal da sua estratégia de negócios. Se você perder para um concorrente, poderá rastrear e gerenciar sua resposta em uma Nota e acompanhar sem esforço usando Tarefas atribuídas aos membros da equipe.

As discussões usadas para formular respostas a campanhas concorrentes podem ser úteis como referências na próxima vez que você for forçado a se adaptar. Os novos membros da equipe podem ter acesso instantâneo a uma riqueza de conhecimentos sobre as próprias pessoas que estarão competindo contra e, como empresa, você está assistindo ativamente à concorrência e construindo uma visão cada vez mais detalhada cenário.

Imagine que você fez isso ao longo de anos. Você não apenas teria uma lista das estratégias de seus concorrentes durante um período determinado, mas também uma imagem viva de como responde como empresa a essas ameaças. O acesso a esse material facilita a crítica de sua estratégia mais ampla, apela a decisões bem-sucedidas do passado ou, melhor ainda, evita cometer os mesmos erros duas vezes.

Delegar Efetivamente

É altamente improvável que todos os membros da sua organização consigam acompanhar todas as vias da concorrência, mas você provavelmente desejará manter o envolvimento alto. Convidando todos a contribuir com o espaço de trabalho, é fácil para qualquer pessoa anotar campanhas, menções ou promoções.

Isso pode ser extremamente benéfico para sua organização, mas você pode ir além. Ao delegar empresas ou áreas de interesse particulares a indivíduos, eles podem usar a ferramenta Seguir para se manter a par desses itens prioritários e, ao mesmo tempo, contribuir para a visão geral. Os itens aparecem em suas Área de trabalho unificada debaixo Segue, enquanto também está sendo incluído nos resumos de e-mail.

Compreendendo o Google Drive

O Google Drive (anteriormente Docs) oferece um conjunto completo de ferramentas de colaboração em tempo real para processamento de texto, manutenção de registros, manipulação de dados, apresentações e outros. A atração de uma solução de produtividade acessível e com capacidade comprovada é compreensível de um grupo ou perspectiva de negócios, mas isso também significa que o Google Drive é uma plataforma extra que você precisará Lide com.

Os benefícios de uma das realizações mais orgulhosas do Google geralmente superam os negativos, mas as frustrações ainda existem: um sistema de organização que depende de pastas, comentários que aparecem em linha e são difíceis de acompanhar e a esmagadora sensação de fragmentação à medida que você adiciona outro produto ao seu conjunto de negócios Ferramentas.

A associação desses documentos a membros e departamentos relevantes da equipe geralmente envolve o compartilhamento de URLs, erros e conversas "Você precisa de permissão para acessar este item". dentro um documento difícil de seguir e ainda mais difícil de acompanhar. O Intellinote é a cola contextual usada para manter seus documentos do Google Drive presos aos contextos relevantes.

Resolvendo o problema do Google Drive

Simplesmente, o Intellinote fornece uma interface do usuário baseada em contexto para o seu conteúdo do Google Drive, organizando seus documentos colaborativos ao lado de Notas, Tarefas e Discussões existentes. Você não precisa mais visitar o Google Drive, pois seus documentos aparecerão nos espaços de trabalho relevantes, o que significa que você também não precisa lidar com o sistema confuso de pastas do Google.

O Google Drive também causa problemas para os usuários em relação a várias contas: a menos que você esteja usando um navegador com vários perfis, você precisará mudar de conta sempre que quiser acessar um documento. No entanto, se você conectar o Intellinote à sua conta "profissional", poderá acessar os documentos da sua empresa por meio dele. sem constantemente tendo que sair do seu Google Drive pessoal.

Mova as discussões para fora dos documentos e para a área de trabalho, tornando-as instantaneamente pesquisáveis ​​e sempre disponíveis em um local. Crie novas versões de idéias baixando e anexando arquivos, superando problemas de permissão ou duplicando problemas de arquivo.

O conteúdo em torno dos documentos do Google Drive ajuda a fornecer contexto, com Tarefas e Notas para documentos de suporte ou informações relevantes ao lado de suas planilhas do Google e apresentações. As discussões substituem os comentários em linha, facilitando o compartilhamento dos pensamentos dos membros da organização no espaço de trabalho relevante.

Por fim, se você estiver lidando com clientes que usam outros tipos de arquivos como .DOCX e .PDF, o Intellinote faz com que possível manter esses recursos em forma de anexos em notas ou comentários, juntamente com o seu próprio Google documentos. O Intellinote foi projetado para manter tudo junto, em um só lugar.

Ir trabalhar!

Embora seja impossível para qualquer produto ser bom em tudo, o Intellinote foi projetado para ser simples. Isso significa que é flexível e pode ser adaptado para uso em todos os tipos de situações. Ao criar um sistema direto de anotações, tarefas e discussões fixadas em áreas de trabalho multiuso, é possível organizar tudo; de departamentos inteiros a eventos únicos.

O truque na manga do Intellinote é a organização, que neste contexto significa mais do que simplesmente mover alguns documentos para o lugar certo. Tente mover todas as discussões relacionadas ao trabalho para fora da sua caixa de entrada e entrar diretamente nos departamentos relevantes. Compartilhe arquivos com seus superiores, anexando-os diretamente à tarefa que lhe foi atribuída. Em vez de enviar um email sobre essa maquete ou proposta, você perceberá que comentar diretamente no item em si é uma maneira mais produtiva de trabalhar.

Depois de perceber isso, as alternativas não parecem tão desejáveis. Perder tempo, foco e dinheiro confiando no campo de pesquisa do Gmail não é exatamente um plano de negócios.

Livre para tentar

Se você está apenas começando em uma pequena startup e deseja criar seus negócios, menos as armadilhas de confiar por e-mail para tudo, ou você está apenas descobrindo como sua organização estabelecida pode se beneficiar de tal sistema; você pode experimente o Intellinote gratuitamente (para sempre) para ver se ele atende às suas necessidades.

Equipes de até cinco podem criar até dez áreas de trabalho com 2 gigabytes de armazenamento por usuário para fins de upload de arquivos. Essas contas iniciais são gratuitas para sempre e oferecem suporte completo ao Google Drive, acesso móvel e integração de e-mail. Para startups particularmente pequenas, o Intellinote é essencialmente gratuito. Os preços profissionais colocam o Intellinote em US $ 10 por usuário por mês, com 5 GB de armazenamento em nuvem disponível para cada membro e a capacidade de criar um número ilimitado de áreas de trabalho.

Quaisquer que sejam suas necessidades, sejam elas comerciais ou não, a Intellinote capacita indivíduos corporativos, técnicos e criativos que precisam de uma solução poderosa e colaborativa para realizar o trabalho.

Inscreva-se hoje no Intellinote.net

Créditos de imagem: PlaceIt