A arte do pedido de desculpas: como se desculpar com um e-mail (e dizer a verdade)

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Todo mundo estraga tudo às vezes. Por mais que tentemos, ninguém é perfeito. Quando você comete um erro que machuca outra pessoa, é adequado pedir desculpas.

Embora muitas vezes você precise se desculpar pessoalmente, às vezes pode preferir ou pedir desculpas por e-mail. Veremos como pedir desculpas profissionalmente em um e-mail para ajudar você a tirar o melhor proveito dessa situação.

Os três ingredientes de um pedido de desculpas adequado

Embora não haja um padrão universal, um padrão geralmente aceito de desculpas inclui três partes:

1. Reconhecendo que você fez algo errado.
2. Sentir remorso por suas ações e ser empático para entender como eles machucam a outra pessoa.
3. Restituição, onde você corrige a situação.

Examinaremos cada um desses três elementos enquanto mostramos como pedir desculpas em um e-mail.

Abrindo seu pedido de desculpas

Antes de começar a elaborar o pedido de desculpas real, você deve dirigir-se à pessoa para quem está escrevendo. Isso varia muito, dependendo do seu relacionamento com a pessoa.

Vamos supor que você cometeu um erro em uma situação profissional e, portanto, precise enviar um e-mail de desculpas ao seu chefe. Como exemplo, diremos que você não conseguiu concluir uma tarefa crítica no prazo, o que atrasou o projeto para todos os outros.

Nesse caso, uma saudação apropriada seria "Prezado [Nome]". Se você estava se desculpando com um amigo, algo como "Olá [Nome]" ou "Olá [Nome]" seria mais adequado.

Também não se esqueça da linha de assunto do e-mail. Depois que você prejudicou alguém, talvez ele não fique feliz ao receber um e-mail de sua chegada. Colocar algo como "Por favor, aceite minhas desculpas" ou "Sinto sinceramente desculpas" na linha de assunto é uma boa maneira de deixar claro desde o início para que serve sua mensagem. Não tente fique esperto com acrônimos de e-mail 15 acrônimos de e-mail que você deve usar para linhas de assunto atraentesFYI, eu sou OOO até EOD. Entre, PRB esta noite com Y / N. Se você não tem idéia do significado de qualquer um desses acrônimos de e-mail, vamos analisá-los e como usá-los. consulte Mais informação .

Reconhecendo seu erro

Agora que você concluiu a abertura, chegou a hora da primeira parte vital do pedido de desculpas. Aqui você precisa identificar claramente o problema que aconteceu. Aceite o que você fez; não tente desviar a culpa de outra pessoa ou inventar desculpas pelo que aconteceu.

Aqui está um exemplo de o que não fazer:

Embora eu saiba que perdi um prazo importante, não é realmente minha culpa. Eu estava trabalhando com Paul nesse projeto, e ele perdeu muito do meu tempo fazendo-me um monte de perguntas não relacionadas. Meu computador também ficou paralisado durante a semana e a TI ainda não conseguiu vê-lo. Então, isso não é tudo por minha causa.

Mesmo se o acima exposto, não é um bom pedido de desculpas. Esta parte precisa reconhecer sua responsabilidade no erro.

Algo assim é muito melhor:

Percebo que perdi um prazo crucial. Esse projeto foi realmente importante para o nosso departamento e você confiou em mim para concluí-lo em tempo hábil. Sei que minha falha em concluir esta tarefa no prazo atrasou a conclusão do projeto. Isso reflete mal a nossa equipe e lamento por isso.

Aqui, você expôs claramente o que fez de errado, sem tentar subestimar ou desviar.

Expressando remorso pelo que você fez

Agora que você expôs claramente seu erro, precisa demonstrar contrição pelo que aconteceu. Lembre-se de que o que você causou causou dor, frustração e outras emoções negativas à outra pessoa.

Faça evidente que você sente remorso pela situação. Tente se colocar no lugar deles e entender como suas ações os levaram a se sentir. Não dê uma explicação para o seu comportamento aqui. O objetivo de um pedido de desculpas é reparar um relacionamento fraturado, não provar que você estava certo o tempo todo.

Aqui está um exemplo de como enquadrar essa parte do pedido de desculpas:

Quero sinceramente me desculpar por não cumprir minhas obrigações e concluir a tarefa que você me confiou a tempo. Não há desculpas para esse fracasso. Não gosto de saber que decepcionei minha equipe e me sinto péssima por isso ter causado vergonha ao se reunir com o cliente.

Expressar empatia confere autenticidade ao seu pedido de desculpas. Isso ajuda você a esquecer sua perspectiva por um momento e a ver com o que alguém está lidando.

Making It Right

As palavras são importantes, mas as ações têm muito mais peso. Para mostrar que você está falando sério, é importante fazer as pazes. A ação ou tornará a situação correta (se possível) ou mostrará que você fará o possível para não cometer o mesmo erro novamente.

Continuando com o nosso exemplo de falta de prazo, isso pode servir como parte da restituição do pedido de desculpas:

No futuro, para evitar a perda de prazos, falarei com você com bastante antecedência se estiver preocupado com o fato de não conseguir fazer algo a tempo. Estarei mais ciente de quanto tempo os projetos críticos levam para mim e estou disposto a dedicar horas extras fora do escritório para garantir que eles sejam concluídos. Isso não acontecerá novamente.

Em algumas situações, talvez você não saiba o que oferecer para compensar seu comportamento. Se for esse o caso, você pode simplesmente perguntar "O que posso fazer para corrigir isso?"

O mais importante é mostrar como você agirá de maneira diferente no futuro para impedir que o mesmo problema ocorra novamente.

Fechando seu pedido de desculpas

Agora você só precisa encerrar a mensagem. Isso é bastante simples, mas mantenha o tom apropriado. Você deve agradecer ao destinatário por ler sua mensagem de desculpas e desejar-lhe tudo de bom.

Também pode ser uma boa ideia convidá-los para discutir o que você disse mais adiante. Isso mostra que você é sincero e aberto a diálogos adicionais.

Aqui está uma maneira de fechar seu e-mail de desculpas profissional:

Obrigado por ler isso. Se houver algo que você gostaria de discutir mais, entre em contato comigo para que possamos trabalhar com isso.

Atenciosamente,
[Seu nome]

Se você não quiser usar "Atenciosamente", outros fechamentos formais como "Atenciosamente" também funcionarão.

O e-mail é o meio certo?

Analisamos como se desculpar profissionalmente em um e-mail. Mas antes de começar a escrever o seu, considere se um email é o meio certo para o pedido de desculpas.

O e-mail certamente traz benefícios quando se trata de desculpas. Como não há restrição de tempo, você pode compor seus pensamentos de maneira clara e direta. Se um pedido de desculpas rápido for solicitado, o e-mail permite que você os contate em um curto período de tempo. E, diferentemente das desculpas pessoais, você não precisa ser espontâneo e reagir ao que a outra pessoa diz.

Mas não é tudo de bom. O e-mail é menos pessoal do que um pedido de desculpas pessoal (ou telefonema). Dependendo da configuração da sua empresa, o envio de um e-mail pode parecer covarde se aparecer pessoalmente é possível. Não se esconda atrás de uma tela.

Desculpas por consertar erros

Desculpar-se adequadamente é uma habilidade valiosa para a vida. Nem todo mundo sabe como fazer isso, por isso é fácil deixar a outra pessoa se sentindo ainda mais frustrada do que antes. Use este guia básico sobre como pedir desculpas no e-mail e você estará no caminho de um relacionamento reparado.

Lembre-se de que o objetivo final de um pedido de desculpas é reconstruir a confiança desfeita. Você fez algo errado e as três etapas acima são como você o reconhece e o corrige. Não faça isso com você.

Em seguida, você pode aprender mais sobre como escrever e-mails profissionais 5 maneiras de escrever e-mails profissionais que economizam tempo e esforçoÉ uma habilidade saber escrever e-mails profissionais que economizam tempo e obtêm respostas. Deixe esses modelos de e-mail ajudá-lo. consulte Mais informação .