Como priorizar tarefas com o sistema de produtividade da matriz Eisenhower

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Os aplicativos da lista de tarefas a fazer estão na moda hoje em dia. A ciência provou que listas realmente incentivam a produtividade, e você pode aumentar ainda mais a produtividade usando truques como tornando sua lista de tarefas pública. Algumas pessoas até usam seus caixas de entrada de email como listas de tarefas.

Mas e se você já tentou tudo isso e nada disso funciona?

Sorte para você, métodos alternativos de produtividade 5 novas técnicas de produtividade que você provavelmente nunca ouviu falarSe você ainda está procurando a melhor maneira de aumentar sua produtividade, tente uma dessas melhores alternativas para Pomodoro e GTD. Lembre-se de parar de procurar quando encontrar uma solução "suficientemente boa". consulte Mais informação existir. E se você achar que as listas de tarefas regulares são muito problemáticas ou excessivas, recomendamos que tente uma técnica antiga, porém eficaz, chamada Matriz de Eisenhower.

O que é a matriz Eisenhower?

A matriz Eisenhower é uma grade 2 × 2 de caixas. A linha superior é para tarefas que são "Importantes", enquanto a linha inferior é para tarefas que são "Não Importantes". Ao mesmo tempo, a coluna da esquerda é para tarefas que são "Urgentes", enquanto a linha da direita é para tarefas que são "Não Urgentes". Aqui está o que parece gostar:

Para a maioria das pessoas, os termos Importante e Urgente são sinônimos, portanto, reserve um momento para definir a diferença entre eles:

• Importante - Tarefas que contribuem para seus objetivos e valores de longo prazo, sejam eles pessoais, profissionais etc. A importância tem tudo a ver relevância. Uma maneira de decidir se uma tarefa é importante é se perguntar: "Ainda posso alcançar meus objetivos e permanecer fiel aos meus valores se pular essa tarefa?"
• Urgente - Tarefas que precisam ser tratadas até o final do dia. Se sua programação tiver mais margem de manobra, você poderá preferir até o final da semana. De qualquer forma, a urgência tem tudo a ver Tempo. Uma maneira de decidir se uma tarefa é urgente é se perguntar: "Quando é o prazo final para essa tarefa?"

Antes de decidir se uma tarefa é importante ou não, você precisa conhecer seus próprios objetivos e valores. Para muitos, a progressão na carreira é um objetivo a longo prazo, portanto, tarefas diretamente relacionadas a isso são importantes. Ou se você valoriza mais a família, pode ser importante chegar em casa a tempo.

Mas como uma tarefa pode ser urgente, mas não importante? Lembre-se que urgência é só estava na hora. Pense no prazo. Suponha que hoje seja o Dia Internacional do Café e sua cafeteria local esteja oferecendo cafés gratuitos. Se você não tirar proveito disso hoje, a oportunidade será perdida - mas o café gratuito não tem relevância para suas metas ou valores de longo prazo. É urgente, mas não importante.

Usando essas definições, fica mais fácil descrever os tipos de tarefas que pertencem a cada uma das quatro caixas. Podemos até pensar na matriz desta maneira:

Por que usar a matriz Eisenhower?

A matriz Eisenhower é simplesmente uma maneira de priorize suas tarefas.

As listas de tarefas são ótimas no rastreamento o que você precisa fazer, mas nem sempre é fácil determinar qual tarefas têm maior prioridade. Pessoalmente, nunca usei o recurso "Prioridade" em qualquer aplicativo da lista de tarefas, porque sempre acabo etiquetando tudo como "Alta prioridade" - e quando tudo é de alta prioridade, nada é.

Além disso, quando você olha para uma lista de tarefas e vê 30 tarefas empilhadas, como decide qual tarefa executar? "Comece com o mais fácil", dizem alguns. "Não, comece com o mais difícil", dizem outros. Mas o que é fácil e o que é difícil? Nunca é preto e branco. Muitas vezes, perdi 10, 15 ou até 30 minutos apenas tentando escolher minha tarefa!

É por isso que a matriz Eisenhower brilha. Ao contrário de uma única lista de tarefas, a matriz é auto-priorizada. Diz a você qual tarefa para lidar em seguida. Diminui a carga cognitiva porque apenas as caixas Agora e Mais Tarde são realmente importantes. E, se você já está com dificuldade, ajuda a ver quais tarefas você pode pular.

Além disso, a matriz possui outros dois benefícios menores. Primeiro, obriga você a estar mais atento a cada tarefa. Em vez de jogar tudo em uma grande pilha de tarefas pendentes, você decide ativamente se as tarefas valem seu tempo adiantado, mantendo sua lista de tarefas real apertada. Segundo, ele constantemente lembra seus objetivos e valores.

O único problema é que a matriz Eisenhower pode ser um pouco complicada no começo. Em particular, os novos usuários tendem a ser enganados pelas caixas Delegado e Trivial. Lá é uma curva de aprendizado, vamos ver um exemplo prático de como configurar uma matriz, organizar tarefas e concluir um dia.

Como usar a matriz Eisenhower

Embora a matriz Eisenhower seja conceitualmente um quadrado de quatro caixas, você pode praticamente abordá-la como quatro listas de tarefas separadas: uma lista Agora, uma lista de delegados, uma lista posterior e uma lista trivial. As duas listas urgentes vêm antes das listas não urgentes.

Acho que o Trello é incrível para isso. Configure um quadro para cada esfera da sua vida (por exemplo, pessoal, profissional, igreja, hobby) e faça essas quatro listas em cada um dos quadros. Ou, se você não tem muita coisa acontecendo, pode usar uma placa para todas as tarefas. Você decide. Não gosta do Trello? Considerar essas ferramentas Kanban alternativas Adeus, Trello! 5 ferramentas alternativas gratuitas para placas KanbanO Trello é um aplicativo incrível para gerenciamento de projetos e organização de tarefas. Mas existem outros aplicativos Kanban que podem ser ideais para suas tarefas. Vamos falar sobre as melhores alternativas do Trello. consulte Mais informação .

Quando suas listas estiverem prontas, você poderá começar a adicionar tarefas:

Digamos que você seja um trabalhador de escritório tradicional que queira usar a Matriz Eisenhower para se tornar mais produtivo no trabalho. Este será o cenário que guia o restante deste exemplo, mas deve ser fácil aplicar esses conceitos caso contrário.

O que há no seu prato hoje? Primeira coisa que vem à mente: email. Vamos criar uma tarefa para atingindo a caixa de entrada zero, que é urgente (o e-mail deve ser esvaziado diariamente) e importante (estamos falando de e-mails relacionados ao trabalho aqui):

Hoje acontece o dia do pretzel no escritório e você deseja um pretzel grátis com as obras. Isso pode ser urgente, mas não é importante:

Seu chefe lembra que o relatório da documentação do último projeto da sua equipe deve chegar às 16h, o que é urgente e importante:

Ele também lembra que a solicitação de orçamento da sua equipe para o seu próximo projeto deve chegar ao final do dia na sexta-feira. Isso é importante, mas não urgente:

O gerente do escritório chega até você e diz que os suprimentos de papel e tinta estão acabando. Você precisa fazer um pedido o mais rápido possível, mas isso não tem muito a ver com suas metas ou valores de carreira:

É o início do verão (nesse cenário) e o escritório está ficando muito abafado com a estação das chuvas. A produtividade de todos dispararia com um bom desumidificador, sem mencionar todas as outros benefícios da redução de umidade 4 benefícios de saúde do monitoramento da temperatura e umidade em casaVocê sabia que existem benefícios para a saúde ao usar produtos domésticos inteligentes? Está certo. Uma ou duas compras inteligentes podem melhorar drasticamente sua qualidade de vida em casa. consulte Mais informação .

Você faz uma anotação para trazer isso à tona, mas não é urgente nem importante:

E assim por diante. Reuniões surgem, o planejamento precisa ser feito, você se lembra das coisas que deseja fazer etc. Eventualmente, sua matriz (ou seja, listas) será preenchida e a melhor parte é que é muito menos intimidadora do que uma lista principal de tarefas:

Sempre que você estiver livre para outra tarefa, basta começar pela esquerda e mover para a direita. Você deve abordar tudo nas listas Agora e Delegado antes de se preocupar com as listas não urgentes.

Se vocês lata delegar, abordar primeiro a lista de delegados e descarregar o maior número possível de tarefas. Em seguida, acesse a lista Agora. Depois de ler a lista Agora, considere seu dia um sucesso. Agora você pode começar na lista Mais tarde ou terminar o dia mais cedo.

Se vocês não pode delegar, comece com a lista Agora. Se você ler a lista do Now e tiver mais tempo, poderá escolher: tratar a lista de delegados como uma lista do Now, iniciar a lista mais tarde ou terminar o dia mais cedo. Na prática, você provavelmente desejará alternar entre tarefas Delegar e Mais tarde.

No final do dia, acesse a lista de delegados e despeje todas as tarefas cujos prazos expiraram. Mantenha os que você ainda pode fazer. Guarde-os para amanhã.

No início do dia seguinte, acesse a lista Mais tarde e decida quais tarefas são urgentes. Coloque-os na lista Agora. Faça o mesmo para a lista Trivial, exceto desloque essas tarefas para a lista de Delegados. Adicione novas tarefas que surjam ao longo do dia. Enxague e repita.

Quando as listas de tarefas pendentes não funcionam para você

Observe que você pode modificar a matriz Eisenhower da maneira que desejar. Por exemplo, em vez de usá-lo para orientar seu dia inteiro, você pode classifique seu email com sua própria matriz Aqui está a solução mais decisiva para classificação de e-mails de que você precisaráUma solução simples de classificação garantirá que você esteja sempre em dia com suas mensagens de e-mail. Você precisa de apenas quatro marcadores ou pastas para gerenciar sua caixa de entrada e reduzir o estresse do email. consulte Mais informação . Todo o conceito de urgência / importância pode ser útil em todos os tipos de casos, além do trabalho e do email.

Muitas pessoas encontraram grande sucesso com a matriz Eisenhower. Mas se você chegou a esse ponto e acha que não vai ajudar, tudo bem. Continue procurando o método que funciona para você. Quando tudo está dito e feito, a única técnica de produtividade que importa A melhor ferramenta de produtividade é a que você realmente usaEm um mundo em busca de produtividade, cada novo e brilhante aplicativo de produtividade promete algo novo. Mas perdemos algo quando mudamos nossos aplicativos de produtividade com muita frequência? consulte Mais informação é o que você realmente usa.

Você acha útil a Matriz de Eisenhower? Caso contrário, que técnica de produtividade você usa para se manter organizado e à frente? Compartilhe conosco nos comentários abaixo!

Crédito de imagem: Amy Bull via Shutterstock.com