Dicas essenciais para videoconferência online

Uma videoconferência online parece fácil. Você liga o laptop e clica no aplicativo de reunião virtual para iniciar a webcam. Mas esse afastamento e a facilidade da tecnologia de conectar todos nós podem torná-lo alheio aos pequenos prós e contras de encontrar seus colegas na tela.

Você pode ter dificuldades com a tecnologia ou o ambiente da sua casa. Portanto, a preparação para a reunião é igualmente importante. Então, quando estiver na reunião, sua maneira será a chave para elevar sua presença.

Em essência, as videoconferências online fazem parte de nossas vidas agora. Odeio-os ou gosto deles, você tem que lidar com eles. Por que não usar as dicas abaixo para aproveitar ao máximo essas videoconferências?

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Fundamentos de videoconferência on-line

Preparação
Preste atenção ao código de vestimenta	Trate uma reunião on-line como pessoalmente e siga os padrões do local de trabalho.
Cuide de sua aparência antes de se sentar para a reunião.
Projete um rosto profissional, pois adiciona um senso de normalidade a uma conversa remota.
Evite distrair cores muito claras ou muito escuras. Ele pode liberar algumas webcams que ajustam automaticamente a exposição e o brilho.
Encare a câmera com uma boa postura.
Configure seu equipamento	Escolha uma cadeira confortável para sentar.
Use um monitor que permita ver slides e planilhas com facilidade. (Uma tela de smartphone é boa para uma reunião casual, mas não para exibir dados.)
Invista em um bom fone de ouvido com cancelamento de ruído.
Familiarize-se com o software de bate-papo que você precisa usar. Preste atenção especial às configurações que você pode precisar durante a reunião.
Evite a luz de fundo, pois isso pode obscurecer seu rosto. A luz natural ou as luzes do teto são ideais.
Nada é tão importante quanto uma boa largura de banda. Qualquer coisa abaixo de 20 MBPS pode pixelizar seu vídeo.
Se a reunião for crítica, mantenha uma conexão alternativa pronta. Por exemplo, você pode configurar um ponto de acesso WiFi independente.
Feche aplicativos desnecessários em segundo plano e interrompa programas de streaming simultâneos no seu navegador.
Coloque sua webcam ao nível dos olhos para poder fazer contato visual com outras pessoas da sua equipe.
Seja seu próprio suporte técnico ou teste seu equipamento com um colega alguns minutos antes da reunião real.
Ligue a webcam e visualize o quadro e o efeito da luz em ambientes fechados. Mais luz é melhor.
Desative as notificações para o curso da reunião.
Se você planeja compartilhar sua tela, mantenha os dados pessoais fora do caminho.
Enfeite seu ambiente	Silencie seu telefone celular para evitar interrupções.
Limpe seu quarto e sua mesa.
Analise seus antecedentes e verifique se não há nada inapropriado.
Escolha um plano de fundo virtual em aplicativos como o Microsoft Teams e o Zoom para ocultar fundos confusos.
Tenha água e chá / café à mão.
Escolha um espaço isolado, de preferência com uma porta, para que você possa realizar uma reunião sem distrações.
Informe sua família sobre a programação da reunião com antecedência.
Garanta que seus filhos permaneçam ocupados durante a sua reunião.
Mantenha seus animais de estimação longe da área de reunião.
Gerencie seu tempo	Agende reuniões online com bastante antecedência.
Seja pontual sempre. Ajuda a ficar online alguns minutos antes do início da reunião.
Se você não puder comparecer à reunião ou se atrasar, informe a pessoa que lidera a reunião com antecedência.
Ligue ou ative seu equipamento de conferência com antecedência para evitar falhas de última hora.
Evite participar de uma reunião online enquanto estiver dirigindo. Não é um uso seguro nem eficiente do seu horário de reunião.
Considere uma reunião de áudio como último recurso.
Organize seus pensamentos	Se você liderar a reunião, defina uma agenda com os horários de início e término.
Mantenha todos os seus dados próximos a você ou em uma pasta acessível no seu computador.
Marque qualquer item relevante para a reunião.
Organize sua área de trabalho para manter as informações corretas acessíveis rapidamente.
Anote suas consultas para que você possa apresentá-las no momento certo.
Compartilhe conteúdo e arquivos antes da reunião para garantir que todos os participantes estejam preparados para a discussão.
Participação
Mind Your Manners	Apresente-se quando todos os membros da equipe não estiverem familiarizados.
Sempre use o vídeo, porque as expressões faciais transmitem seus pensamentos na ausência de outros gestos.
Use pistas visuais (como a palma da mão levantada) para sinalizar que deseja falar.
Participe falando claramente no microfone. Ficar em silêncio ou desabilitar sua webcam é como preencher uma cadeira em uma reunião real.
Silencie o microfone quando não estiver falando, pois pode captar muito ruído de fundo.
Se você precisar se movimentar no meio de uma reunião para tarefas pessoais, desligue o vídeo para evitar causar distrações.
Aguarde até que a outra pessoa termine de falar, pois o tempo na Web geralmente pode fazer com que os membros da equipe falem um com o outro.
Fique presente	Evite multitarefa ou vá para o Facebook ou Twitter quando estiver em uma reunião.
Não coma durante uma reunião. Beber água ou uma bebida como chá ou café é bom.
Para fazer contato visual com um participante da reunião, olhe para a câmera e não para o rosto ou o plano de fundo da pessoa.
Use o recurso de bate-papo por texto, se disponível, como suporte para consultas e para vincular a documentos relevantes.
Diga adeus com um sorriso no final da reunião. Um bate-papo casual sobre tópicos não relacionados ao trabalho também ajuda a encerrar as reuniões com uma nota alegre.
Se você liderou a reunião, faça logoff por último.

Reuniões em vídeo on-line estão aqui para ficar

Claro, não se trata apenas de tecnologia. Algumas graças sociais simples podem aumentar sua presença em qualquer reunião online. Afinal, as videoconferências estão mais "na sua cara", pois todos estão visíveis na tela. O vídeo ajuda, mas o quadro pequeno não é suficiente para mostrar sua linguagem corporal ou emoções enquanto você conversa com sua equipe.

É por isso que todas as nuances acima são críticas, independentemente da ferramenta de reunião on-line que você escolhe para colaborar com sua equipe As 6 melhores ferramentas gratuitas para reuniões on-line para colaborar com sua equipeAqui estão algumas ótimas ferramentas gratuitas para reuniões on-line que permitem que você colabore e converse com seus colegas, não importa onde eles estejam. consulte Mais informação . Em resumo, para obter a etiqueta correta das reuniões em vídeo on-line, não faça nada que você não faria em uma reunião real.

Crédito de imagem:Visuals em Unsplash