Como agendar reuniões e tarefas usando o Calendly

Agendar reuniões pode ser um processo complicado. Você pode ter que gastar muito tempo e energia se comunicando para encontrar um horário apropriado para a reunião.

Felizmente, uma ferramenta digital intuitiva substitui esse processo de agendamento ineficiente por um método simples e sensível ao tempo. Esta ferramenta é chamada Calendly.

Neste artigo, mostraremos o Calendly, como ele funciona e como aproveitá-lo ao máximo.

Como o Calendly funciona?

Se você está familiarizado com a maneira de agendar uma reunião no Microsoft Outlook, o Calendly funciona da mesma maneira. Além do Outlook, o Calendly também funciona com o Google Calendar e o Apple iCloud Calendar.

Ao sincronizar seus calendários pessoais e de trabalho, você pode criar tipos de eventos. Por exemplo, você pode ter um tipo "reunião de 15 minutos" e um tipo "reunião de 30 minutos".

A partir daí, você pode enviar um link de reserva para clientes, colegas de trabalho ou amigos. Essas pessoas podem escolher um dos tipos de evento que você criou anteriormente e, em seguida, selecionar um horário com você. Não se preocupe - eles não terão acesso aos eventos de sua agenda.

Esta é uma visão geral rápida de como o Calendly funciona. Agora vamos entrar em detalhes.

Como adicionar calendários ao calendário

Antes de configurar tipos de eventos, certifique-se de que seus calendários estão sincronizados.

Depois de criar seu perfil, clique em Conta ao lado da imagem do seu perfil no canto superior direito do site do Calendly. No menu suspenso, selecione Conexões de calendário.

Na página Conexões da agenda, basta clicar + Adicionar conta de calendário e depois Conectar ao lado do tipo de calendário que você deseja adicionar. Infelizmente, o plano gratuito permite sincronizar apenas um calendário.

Certifique-se de verificar a seção de configuração também. Aqui, você pode definir quais calendários o Calendly irá verificar para evitar conflito de eventos. Além disso, sob Configuração, você pode escolher em qual das suas agendas os novos eventos aparecerão.

Como Criar Tipos de Eventos no Calendly

Isso agora permite que você crie novos tipos de eventos que as pessoas podem reservar. Para começar, selecione + Novo Tipo de Evento ou + Criar>Tipo de evento na sua página inicial do Calendly.

Você verá duas opções para os tipos de reunião: Cara a cara e Grupo. Como a maioria provavelmente usará o Calendly para reuniões individuais, é isso que faremos aqui. Selecione Crio ao lado de Cara a cara.

Em seguida, você precisa fornecer os seguintes detalhes: nome, descrição, cor e um URL específico do evento.

Ao escolher o local da reunião, você pode selecionar um link do Zoom ou Google Meet, uma chamada telefônica ou solicitar o evento para um local específico.

Você pode adicionar quantas opções de local forem necessárias. Se você escolher uma chamada telefônica, poderá selecionar se você ou o participante iniciará a chamada. Depois de concluir essas etapas, clique em Próximo.

Nesta página, você pode agendar o atendimento às expectativas, como com que antecedência os participantes podem reservar uma vaga, a duração do reunião, os horários em que você está disponível e qualquer tempo de reserva necessário antes ou depois da reunião para o deslocamento diário ou para o encerramento coisas para cima.

Se você precisar definir quantos eventos desse tipo específico podem ser reservados em um dia, você pode fazer isso no Regras adicionais para sua seção de disponibilidade.

Finalmente, depois de selecionar Próximo novamente, certifique-se de que seu evento esteja definido como Sobre, e você está pronto para operar.

Você pode modificar mais configurações de eventos, como a pergunta que o convidado deve responder ao reservar uma reunião, como ele será notificado, o que aparecerá na página de confirmação de reserva, ou detalhes de pagamento (recurso Calendly Pro apenas) antes de retornar ao seu pagina inicial.

Relacionado: Maneiras de tornar o Google Agenda sua agenda do Windows Desktop

Você pode compartilhar um link do Calendly por meio de dois métodos. A primeira maneira é compartilhar o URL do Calendly, que aparece abaixo da imagem do seu perfil e nome na página inicial, onde os participantes podem reservar qualquer tipo de evento com você.

Assim que clicarem em seu link, ele redirecionará os participantes para uma página semelhante à acima. As pessoas poderão escolher o tipo de evento que desejam e também o horário disponível.

A segunda opção é compartilhar um link para apenas um tipo de evento com o participante. Para fazer isso, copie o link ou selecione Compartilhar em um tipo de evento específico na página inicial do Calendly.

Independentemente da opção selecionada, você pode copiar e colar o link do Calendly em um e-mail, mensagem de texto ou site (sob o Compartilhar opção) e compartilhá-lo com as pessoas para que possam agendar um encontro com você.

Como reservar um evento com o Calendly

Acima está a aparência de uma página de tipo de evento específico para seus participantes. Os dias esmaecidos são anteriores à data ou quando você não está disponível.

A pessoa poderá ver sua disponibilidade escolhendo um dia destacado em azul e selecionando um horário. Assim que confirmar a hora, o Calendly solicitará que a pessoa insira seus dados (nome, e-mail, localização, etc.).

Depois disso, o participante receberá um e-mail com um convite da agenda, e o evento aparecerá na agenda dele e na sua.

Relacionado: Ferramentas para sincronizar o Microsoft Outlook com o Google Agenda

Com o Calendly, é fácil agendar reuniões com mais eficiência. Basta aprender o processo básico.

O uso do Calendly é gratuito, mas existem opções alternativas de assinatura que podem permitir vários tipos de eventos, conexão a vários calendários, gerenciamento de pagamentos de convidados e muito mais. Você pode verificar Preços do Calendy aqui.

Você deve usar o Calendly?

Então, talvez você esteja se perguntando se deve ou não usar o Calendly. Bem, se você está constantemente enfrentando problemas de programação, então definitivamente. Depois de definir os tipos de eventos, o Calendly pode poupar incontáveis ​​horas de incomodativas idas e vindas.

No entanto, se você não agenda reuniões com frequência, o Calendly pode prejudicar sua produtividade. Além disso, configurar tipos de eventos do Calendly não é o melhor uso do seu tempo quando você raramente agenda reuniões.

Mesmo assim, o Calendly é apenas uma das ferramentas de agendamento digital do mercado. Se o Calendly não atender às suas necessidades, você pode considerar outras opções.

As 6 melhores ferramentas e aplicativos de agendamento de reuniões

Um aplicativo de agendamento torna a organização de reuniões mais fácil. Aqui estão os melhores agendadores de reuniões que você pode usar para decidir quando se reunir.

Leia a seguir

Sobre o autor