Como pesquisar arquivos e pastas com eficácia no Google Apps

O Google tenta ajudar seus usuários a serem produtivos, e um recurso ao qual você deve dar atenção adequada é a função de pesquisa. Pesquisar descaradamente em seu Gmail ou Google Workspace e não encontrar nada em troca pode ser extremamente frustrante.

Alguns recursos do Google Workspace, como Google Cloud Search, operadores e opções de pesquisa avançada podem ajudar corporações, pequenas empresas, freelancers e até mesmo o público em geral a sair dessa rotina de pesquisa. Vamos examinar mais de perto esses recursos e dicas.

Use o Google Cloud Search para funções de pesquisa avançada

O Cloud Search é principalmente para grandes e pequenas empresas. No passado, você podia baixar complementos do Gmail Labs que permitiam pesquisar em plataformas como Google Docs e Gmail ao mesmo tempo. No entanto, o Gmail Labs não existe mais.

Com o Google Cloud Search, você pode pesquisar sua consulta em todas as plataformas (Google Docs, Planilhas, Gmail, etc.) ao mesmo tempo.

Uma avaliação gratuita é possível e o Cloud Search está disponível com o Google Workspace ou como um recurso autônomo pago. Esse recurso é especialmente útil para organizações que trabalham remotamente - as pessoas podem acessar arquivos e e-mails com a mesma barra de pesquisa em vez de alternar entre as guias.

Você também pode integrar a barra de ferramentas do Cloud Search com Google Sites. Desta forma, você pode ter um site dedicado à busca de seu conteúdo organizacional.

Filtros e pesquisa avançada do Google Drive

O Google Drive é outra solução completa para localizar seus documentos ou mídia. A barra de pesquisa do Google Drive é semelhante à caixa de pesquisa do Documentos e Planilhas Google.

Isso implica que os operadores de pesquisa usados ​​aqui também funcionam no Google Docs ou Planilhas.

1. Usando os Filtros

Para filtrar sua pesquisa no Google Drive, basta clicar no seta suspensa no lado direito da barra de pesquisa, e a janela de pesquisa aparecerá.

• Usando o Modelo opção, você pode filtrar PDFs, pastas, documentos, vídeos, áudios e assim por diante.
• O Proprietário opção é usada para pesquisar o arquivo quando você souber o e-mail de seu proprietário.
• Localização é usado quando você deseja especificar a pasta do arquivo. (Por exemplo: 'Bin', 'Com estrela' ou qualquer outra pasta.)
• Dentro Data modificada, você pode inserir a data de edição mais recente do arquivo.
• Nome do item irá pesquisar especificamente pelo título do arquivo.
• Inclui as palavras irá procurar um arquivo com palavras-chave específicas.
• Dentro Compartilhado com, insira o endereço de e-mail do destinatário compartilhado.

Clique no Procurar na parte inferior da interface, se concordar com os filtros, ou clique no Redefinir botão para remover ou reverter as configurações.

2. Busca Avançada

Use estes operadores para pesquisar para um arquivo, palavra, vídeo e áudio específicos.

• Citações: Use-os ao procurar uma frase exata. (Por exemplo: "Atribuição 18")
• Sinal de menos: Use isso para excluir uma palavra específica do termo de pesquisa. (Por exemplo, se você deseja pesquisar por 'Tarefa', mas não por 'Tarefa concluída', basta digitar 'Tarefa concluída').
• proprietário: Encontre arquivos de um proprietário específico. (Ex: proprietário: [email protected])
• O Criador: Encontre arquivos pelo criador. (Ex.: criador: [email protected])
• para: Encontre arquivos pelo nome do destinatário. (Por exemplo: para: [email protected])
• a partir de: Encontre arquivos enviados a você por alguém. (Ex.: de: [email protected])
• is: starred: Encontre itens que você marcou com estrela.
• is: binned: Encontre itens na pasta 'Bin'.
• modelo: Encontre documentos por tipo. (Ex: tipo: planilha, tipo: documento, tipo: slide)
• antes e depois: Encontre itens pela última edição. (Por exemplo: antes: 04-05-2021)
• título: Pesquise os itens pelo título. (Ex: título: Olimpíadas)

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A 'Pesquisa Google' ainda está ativa ...

Os recursos e operadores de pesquisa avançada tornarão mais fácil encontrar arquivos e economizar tempo, mas nós ainda estão longe de encontrar uma única ferramenta que possa pesquisar em todos os aplicativos do Google sem quebrar o Banco.

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