As 14 principais dicas de etiqueta de e-mail que você precisa saber

Quer você seja redator de conteúdo, comerciante, desenvolvedor ou freelance, o e-mail é parte integrante de nosso mundo moderno.

Na verdade, é a forma de comunicação mais comum entre os freelancers. Por isso, é importante aprender as melhores práticas e etiqueta para o envio de e-mails se você deseja atrair e reter clientes.

1. Pratique a resposta rápida

Uma vez que os negócios freelance dependem muito da comunicação por e-mail, a resposta imediata se tornou um padrão esperado.

A menos que esteja passando tempo com a família e amigos, você deve sempre tentar responder a todos os seus e-mails dentro de uma hora. Caso não seja possível, responda no mesmo dia em horário comercial do cliente.

2. Esclareça o ponto no início

Seus clientes não precisam ler seu e-mail até o final, ou pior, várias vezes, para entender o que você está tentando fazer. Se você estiver escrevendo um e-mail, certifique-se de deixar sua mensagem claramente logo no início - seja no assunto ou no corpo.

O assunto deve ser curto e específico. No corpo do e-mail, enfatize seus detalhes mais importantes usando marcadores.

Relacionado: Os provedores de e-mail mais populares são melhores que o Gmail e o Yahoo Mail

3. Verifique a gramática e a ortografia

Seu e-mail é um reflexo de quem você é. Vai mostrar o que os clientes esperam de você em termos de qualidade de trabalho. Mesmo os profissionais mais experientes cometem erros de digitação, especialmente ao digitar em smartphones. No entanto, os clientes não terão uma boa primeira impressão com esses erros.

Depois de escrever, leia o e-mail em voz alta para descobrir os erros gramaticais. Você também pode usar ferramentas online para obter assistência adicional.

4. Mantenha-o conciso

Se você é um escritor com formação em literatura, pode ser difícil resistir a escrever em linguagem floreada. No entanto, para uma pessoa comum, isso só se tornará um código que eles são incapazes de decifrar!

Sempre mantenha seus e-mails curtos e simples. Escreva frases curtas e use palavras que todos conheçam. Se você tiver que transmitir informações que não cabem em alguns parágrafos, é melhor agendar uma reunião virtual ou telefonema.

5. Responder a todas as perguntas

Este ponto pode parecer contraditório com o ponto anterior, onde pedimos que você mantivesse o e-mail curto. Bem, pular qualquer pergunta do seu cliente por uma questão de concisão será uma ação desrespeitosa.

Aborde as perguntas feitas em cada seção do e-mail em seções separadas. Assim, o cliente sabe que você leu seu e-mail com atenção. Quando você não for capaz de responder a uma pergunta imediatamente, mencione-o quando puder.

6. Siga o formato único e padrão

Ao escrever e-mails para seus clientes, use um único formato para todos os e-mails. Certifique-se de usar o mesmo tipo de letra, tamanho da fonte, cor da fonte e estrutura de texto em cada e-mail. Se você não tiver nenhum formato padrão, um único tópico de e-mail parecerá estranho.

Para comunicações comerciais, você pode usar fontes como Arial, Calibri e Verdana. Para o tamanho, 12 é seguro. O uso de fontes coloridas não é aconselhável para este tipo de interação profissional - vamos nos limitar ao preto.

7. Termine com uma assinatura

Seja qual for o seu status profissional, é sempre uma boa ideia ter uma assinatura de e-mail com suas informações de contato na parte inferior de seus e-mails. Isso ajuda as pessoas a se lembrarem de você para que possam entrar em contato com você imediatamente, sempre que necessário.

Adicionar uma assinatura personalizada no final do e-mail é fácil e só fará você parecer profissional. Adicione seus detalhes de contato na assinatura.

Relacionado: Como adicionar uma assinatura de e-mail no Microsoft Office 365

8. Use modelo de e-mail fora do escritório

Você pode sair de férias, mas enquanto for freelancer, certifique-se de que seus clientes saibam disso. Além de alertá-los pessoalmente por e-mail, será ótimo ter um atendente fora do escritório.

Ao trabalhar com vários clientes, você precisa gerenciar os prazos. Da mesma forma, seus clientes precisam saber quando podem esperar sua resposta.

9. Sempre Acompanhar

Acompanhar seus clientes é essencial quando você esperava obter uma resposta, mas não recebeu. Em um e-mail de acompanhamento, você pode copiar qualquer informação relevante e anexar novamente quaisquer arquivos cruciais para ajudar o cliente a encontrar facilmente as informações necessárias.

10. Use a linguagem certa

Use a linguagem profissional padrão ao se comunicar com seus clientes. Evite usar emoticons nessas conversas formais. Comece o e-mail com uma saudação cortês e dirija-se diretamente aos clientes com seus nomes.

Não use TODAS AS MAIÚSCULAS ou acrônimos como ASAP ou RSVP. Além disso, é melhor não usar uma forma abreviada do nome do seu cliente.

11. Evite responder quando estiver chateado ou zangado

Não importa quanto tempo você está no negócio freelance, sentir-se frustrado e zangado com o seu trabalho está fadado a acontecer. Se alguns emails dos clientes o deixam chateado, o instinto natural seria responder imediatamente.

Mas sempre evite responder enquanto estiver sendo levado pelas emoções. Permaneça profissional e escreva uma resposta polida assim que se acalmar.

12. Comunique-se usando outros métodos

À medida que você crescer como freelancer, saberá quando colocar a discussão off-line. Ao compartilhar algumas informações urgentes, não confie apenas em e-mails. Sempre emparelhe-o com qualquer forma de comunicação em tempo real, como uma ligação ou mensagem do Slack.

13. Não tente fazer amigos

Você está aqui para construir um relacionamento comercial com seu cliente, não para fazer amizade com ele. É sempre seguro não ser engraçado ou inteligente com seu cliente. Atenha-se às informações e ao objetivo de sua mensagem. Não há pressa em mostrar a eles sua personalidade enquanto você vai ter um relacionamento profissional.

14. Não pule a resposta

Atrasar-se para responder a um e-mail ou ignorá-lo pode custar-lhe um projeto. Se sua caixa de entrada estiver cheia de e-mails de vendas e boletins informativos desnecessários, você pode perder e-mails importantes de seu cliente.

Marque e-mails de clientes existentes como favoritos para que você os coloque no topo da sua caixa de entrada. Para acessar rapidamente todos os e-mails relacionados ao trabalho, mantenha seus e-mails organizados.

Etiquetas inteligentes de e-mail impressionarão seus clientes

Para gerenciar um negócio de forma eficaz, o envio de e-mails é uma parte essencial do processo. Experimente esses hacks rápidos para criar um e-mail profissional e se apresentar de uma maneira mais inteligente e melhor para clientes existentes e em potencial.

Os 5 melhores recursos do Cloze para uma gestão empresarial contínua

Se o seu negócio envolve freelancers ou consultores, considere usar o Cloze para melhorar sua gestão.

Leia a seguir

Sobre o autor