Como criar uma declaração de renda no Excel

As empresas, grandes e pequenas, precisam monitorar seu desempenho. É por isso que as demonstrações financeiras, como o balanço patrimonial e a demonstração de resultados, são úteis.

Para verificar o desempenho do seu negócio, você nem precisa de um contador ou software de contabilidade. O Excel pode ajudá-lo a fazer suas próprias declarações se você seguir as instruções.

Para ajudá-lo a preparar suas declarações, aqui está um guia sobre como fazer uma declaração de renda.

O que é uma declaração de renda?

Este documento é muito simples. Tudo que você precisa lembrar é esta fórmula:

Lucro líquido = (receita total + ganhos) - (despesas totais + perdas)

Depois de criar sua demonstração de resultados, você verá quanto ganhou (ou perdeu) em um período. Você também verá o valor que está ganhando ou gastando por categoria.

Essas informações permitirão que você veja sua eficiência. Os dados também dirão quais aspectos do seu negócio precisam ser melhorados.

1. Escolha o seu período

A maioria das declarações de renda é preparada anualmente. Dessa forma, você pode ver como foi no ano anterior e o que pode melhorar.

No entanto, você pode criar declarações de renda trimestrais (ou mesmo mensais). Isso é particularmente útil se seu negócio for novo ou se você estiver mudando de estratégia. Isso porque permite que você veja o impacto geral das alterações feitas.

2. Tenha seu diário em mãos

A manutenção de registros precisos é necessária para qualquer declaração que você fizer. É por isso que as empresas precisam manter o controle de suas transações financeiras em um diário.

Se você ainda não iniciou um diário, pode criar sua declaração de renda com seus recibos, extratos bancários e outros registros. Contanto que você tenha os detalhes completos, pode fazer uma declaração de renda razoavelmente precisa.

3. Organize suas informações

Antes de prosseguir com a criação da demonstração de resultados, você deve organizá-los primeiro. Este documento tem quatro categorias principais:

• Seção de receita / lucro: refere-se ao dinheiro ganho e gasto de acordo com o objetivo principal da sua empresa.
• Despesas operacionais: refere-se às despesas do dia a dia da sua empresa. Essas são as despesas necessárias para administrar seu negócio.
• Ganhos (perdas) de operações contínuas: refere-se às suas despesas de juros, impostos e outros movimentos de caixa não relacionados às operações.
• Eventos não recorrentes: refere-se a ganhos e perdas significativos e não recorrentes. Podem ser a venda ou compra de ativos significativos, receita de operações descontinuadas, considerações contábeis e outros itens.

Descubra em qual seção cada transação se enquadra para que seja mais fácil preencher seu arquivo do Excel posteriormente.

4. Faça o arquivo Excel

1. Para fazer sua declaração de renda, primeiro, abra o Microsoft Excel e, em seguida, criar um novo arquivo.
2. Na primeira célula, digite Declaração de renda da [Nome da empresa]. Isso ajuda a organizar seus arquivos, especialmente se você precisar imprimir este documento.
3. Pule uma linha e depois escreva Período coberto. Isso mostra quais datas são cobertas por esta demonstração de resultados.

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5. Encontre suas subcategorias

As quatro categorias fornecidas permanecem as mesmas na maioria das empresas. No entanto, as seções aqui irão mudar de empresa para empresa.

Para ajudá-lo a escolher qual seção colocar, aqui estão alguns exemplos:

1. Receita

• Vendas
  • Vendas Brutas
  • Mercadoria Ruim
  • Vendas Líquidas
• Custo das mercadorias vendidas: refere-se ao capital do seu estoque. Isso só é aplicável se sua empresa lida com itens físicos. Se você for uma empresa baseada em serviços, pode pular esta seção.
• Inventário inicial
• Bens adquiridos
• Matéria prima
• Mão de obra de manufatura
• Total de bens disponíveis
• Estoque final
• Custo total dos bens vendidos
• Lucro bruto (perda)

2. Despesas operacionais

• Salários
• Renda
• Serviços de utilidade pública
• Transporte
• Propaganda
• Marketing
• Outras
• As despesas operacionais totais

• Receita operacional (perda)

3. Ganhos (perdas) de operações contínuas

• Outros ganhos
  • Outras despesas
  • Despesas de Juros
• Total de ganhos (perdas) de operações contínuas
• Renda antes dos impostos
  • Despesas Tributárias
• Receita (perda) de operações contínuas

4. Eventos não recorrentes

• Receitas de operações descontinuadas
  • Perdas de operações descontinuadas
• Ganhos com itens extraordinários
  • Perdas de itens extraordinários
• Ganhos com mudanças contábeis
  • Perdas por mudanças contábeis
• Total de ganhos (perdas) de eventos não recorrentes

• Resultado líquido

Essas categorias são as que a maioria das empresas usa para sua demonstração de resultados. No entanto, sinta-se à vontade para alterar isso como achar adequado.

Sempre adicione espaços entre categorias e seções de subcategorias. Isso garante que você não se confunda com informações compactadas.

Recue cada subseção para ajudar a diferenciá-la de outras seções. No Fita em casa, você pode encontrar o Recuar botão sob Alinhamento.

Você também pode redimensionar as colunas para garantir que todo o conteúdo se encaixe. Faça isso por clicando duas vezes na linha entre as colunas A e B.

6. Prepare Suas Fórmulas

As fórmulas em sua demonstração de resultados são simples. Afinal, é apenas uma questão de adicionar ou subtrair valores.

No entanto, todos os valores estão conectados, portanto, você deve ter cuidado ao escrever suas fórmulas. Primeiro, prepare a fórmula para vendas líquidas. Tudo que você precisa é encontrar a soma das entradas aqui.

Para fazer isso, digite = SUM ( e, em seguida, selecione todas as entradas sob o Vendas subseção. Não se esqueça de segurar o Tecla Shift para selecionar várias células.

O Custo de bens vendidos seção tem dois subtotais. O primeiro é Total de bens disponíveis. Esta é a soma de todo o seu estoque atual. Para encontrar esse valor, repita a fórmula acima e selecione todas as entradas acima Total de bens disponíveis.

O Custo Total dos Bens Vendidos é a soma do Total dos Bens Disponíveis e Menos: Estoque Final. Sua fórmula é = SUM ([Total de bens disponíveis]: [Menos: Estoque final])

Depois de ter esse valor, calcule seu lucro bruto usando esta fórmula: = [Vendas líquidas] - [Custo total dos bens vendidos]

A fórmula para as despesas operacionais totais é como a usada nas vendas líquidas. Usar = SUM ( em seguida, selecione todas as células nesta subcategoria.

Para calcular sua receita operacional (prejuízo), use a fórmula = [Lucro (prejuízo) bruto] - [Despesas operacionais totais].

Calcule seus ganhos (perdas) totais de operações contínuas usando a função de soma. Então, depois de ter essa quantia, encontre sua receita antes dos impostos com esta fórmula: = [Receita (Perda) Operacional] + [Ganhos (Perdas) Totais].

Para obter sua receita de operações contínuas, adicionar sua receita antes dos impostos, menos: valor das despesas fiscais e receita operacional.

Em seguida, você precisa encontrar o total de ganhos / perdas de eventos não recorrentes. Use o SOMA função para fazer isso.

Para calcular o lucro líquido, adicionar a receita de operações contínuas e ganhos ou perdas não recorrentes.

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7. Formate o seu documento

Para facilitar a leitura do documento, formate-o de forma que os números negativos apareçam em vermelho. Faça isso para que possa analisar rapidamente sua declaração com apenas um relance.

Para fazer isso, selecione todos os seus dados. Então, procure o menu suspenso no Número seção no Fita em casa.

1. Escolher Mais formatos de número ...
2. Você verá uma nova janela intitulada Formatar celulas. Procure o Número guia na linha superior.
3. Clique nele, então, sob o Categoria subjanela, escolha Moeda.
4. Encontre o correto Símbolo que representa sua moeda com precisão.
5. Depois, sob o Números negativos: subjanela, selecione o - $ 1234,10 com uma cor de fonte vermelha opção.

Você deverá ver todos os valores negativos em seus dados, tornando-os mais fáceis de localizar e ver.

Além disso, selecione cada categoria, subtotal e linha de total e atribua cores diferentes. Isso facilita a leitura e confere à sua demonstração de resultados uma aparência profissional.

8. Coloque Seus Valores

Depois de preparar tudo, coloque todos os valores reais que você preparou. Todos os valores que você inserir devem ser positivo a menos que seja para uma linha marcada Menos:

Você pode acessar e salvar uma cópia desta amostra de demonstração de resultados aqui.

Veja o desempenho do seu negócio

Agora que você sabe onde ganha dinheiro e onde estão suas despesas, pode ver se está atingindo seus objetivos. Usando este documento, você pode ver a eficiência com que administra seus negócios.

Você também pode comparar este documento entre dois períodos. É especialmente útil se você estiver fazendo mudanças estratégicas. Você verá se as alterações feitas são eficazes ou não.

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