O que são listas da Microsoft e para que são utilizadas?

Lists é o aplicativo Microsoft 365 de próxima geração que evoluiu das Listas do SharePoint em maio de 2020. É uma plataforma de front-end para gerenciar seus dados ou trabalhar como ideias, listas de tarefas, tarefas, inventário, gerenciar perguntas frequentes, etc. Neste artigo, você aprenderá sobre Listas, seus recursos e seus casos de uso mais importantes.

O que são listas da Microsoft?

Você verá o Listas da Microsoft aplicativo no Todos os aplicativos seção de sua assinatura do Microsoft 365. Você pode usar este aplicativo para criar listas e colaborar com membros de sua equipe ou clientes.

As listas da Microsoft oferecem muitas vantagens em relação a quaisquer outros aplicativos de lista de tarefas pendentes. Por exemplo, você pode rastrear problemas, rotinas, ativos, inventário, contatos e muito mais usando Listas da Microsoft.

A ferramenta mescla suas listas com todos os aplicativos do Microsoft 365 para que você possa começar a criar ou trabalhar em seus dados na página inicial do Microsoft Teams, SharePoint ou Listas. Ele também vem com modelos clique para editar que economizam seu tempo na organização de suas tarefas ou anotações.

Novos recursos das listas da Microsoft

Lists tem todos os recursos padrão que você pode esperar de um aplicativo de lista de tarefas. Por exemplo, visualização de linha do tempo, visualização de calendário, criar listas de planilhas, adicionar anexos a listas, monitorar atividades, etc. No entanto, os itens a seguir são os recursos mais significativos que distinguem as Listas de outras ferramentas semelhantes:

1. Gerenciar regras

Você pode automatizar suas listas de tarefas de várias maneiras com esta ferramenta. No entanto, essa automação extensiva só se torna possível por causa das regras de estilo if / then no aplicativo Lists.

Você pode usar essas regras para automatizar lembretes e notificações para suas listas. O proprietário da lista também manterá o controle sobre as regras. Se você conceder acesso de edição de lista a seus colaboradores, eles poderão editar as regras da lista. Siga estas etapas para criar regras na página inicial das Listas:

1. Clique em Automatizar menu suspenso e selecione Crie uma regra.
2. Na tela onde você vê Notifique alguém quando opção, você precisa definir uma condição. Por exemplo, você pode selecionar Um novo item é criado.
3. Você pode editar as condições da regra clicando em cada uma das palavras sublinhadas da frase.
4. Você pode selecionar opções como quem notificar, coluna, valor da coluna, etc.
5. Uma vez feito isso, clique em Crio para confirmar a regra.

2. Lista a colaboração por meio de equipes da Microsoft

Listas agrega valor às funcionalidades do aplicativo Microsoft Teams. Você pode acessar, compartilhar ou criar listas do aplicativo Teams sem sair de nenhuma reunião ou sessão de brainstorming em andamento.

No aplicativo Teams, você pode alterar a visualização de uma lista de várias maneiras, como cartões, grades, visualização de calendário, etc. Além de adicionar novas colunas, criar visualizações personalizadas com filtros e definir opções, você também pode modificar seu plano para tornar os dados mais significativos para sua equipe.

3. Compartilhando listas e itens

As listas oferecem vários modos de compartilhamento de dados com suas equipes ou clientes. Ao contrário de muitos outros aplicativos de lista de tarefas, você não precisa compartilhar a lista inteira com seus colaboradores.

Se desejar, você pode compartilhar a lista inteira ou conceder acesso aos itens selecionados da lista. Além disso, você pode personalizar a proteção de dados habilitando somente leitura, edição de acesso, proteção por senha e data de expiração para acessar a lista.

4. Integrações

Suas listas se integram instantaneamente a outros aplicativos do Microsoft 365, como Teams, Power Automate, Power Apps e SharePoint.

Você pode automatizar tarefas ou fluxos de trabalho do projeto usando a integração de listas e Power Automate. Na página inicial das Listas, clique em Automatizar menu suspenso e selecione Power Automatizar. Se você clicar em Crie um fluxo, você pode acessar modelos para automação de processos e tarefas.

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5. Aplicativo móvel

O aplicativo Lists também está disponível em dispositivos iOS, como iPhones e iPads. O aplicativo móvel oferece uma experiência tranquila com uma interface de usuário amigável para criar, editar e compartilhar suas listas em movimento.

A Microsoft também divulgou um plano para a versão Android do aplicativo Listas. Em breve, os usuários do Android poderão criar, compartilhar e editar listas em seus dispositivos móveis.

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Usando listas da Microsoft como rastreador e organizador de informações

O aplicativo Listas oferece muitos usos para o gerenciamento de dados profissionais e pessoais. Alguns dos melhores cenários de caso de uso são:

1. Gestão de Ativos

Você pode gerenciar com eficiência dispositivos, software e outros ativos usando o modelo de gerenciador de ativos do aplicativo Listas. Você não precisa investir muito tempo nisso, pois o modelo precisa de alguns cliques para personalização.

Você pode obter atualizações de status de ativos, como quem está usando o dispositivo atualmente, datas de check-in, datas de check-out, qual dispositivo está em reparo, etc.

2. Gerenciar projetos e tarefas

Você pode transformar seu aplicativo de listas em uma ferramenta de gerenciamento de projeto sem gastar dinheiro extra. Adicione tarefas em uma lista e nomeie a lista de acordo com o nome do projeto.

Você pode adicionar regras de estilo if / then em itens ou tarefas individuais em sua lista. As regras podem ser palavras como concluído, pendente, bloqueado, tarefa pendente, problema, prioridade, etc. Se houver alguma edição na lista dos membros de sua equipe, você saberá instantaneamente o status das tarefas.

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3. Agendamento de conteúdo

O aplicativo Lists é perfeito para estratégias de postagem de conteúdo em mídia social, site ou blog. Você pode adicionar os requisitos de conteúdo a uma lista. Agora, defina regras específicas para habilitar notificações ou lembretes.

Há também um modelo de agendamento de conteúdo no aplicativo Listas. Personalize o modelo adicionando imagens ou conteúdos que deseja publicar com data de rascunho, data de vencimento, data de postagem, etc.

4. Clientes e funcionários de integração

O modelo de lista de verificação de integração do aplicativo Listas permite que você gerencie a integração de clientes ou funcionários. Por exemplo, quando você marca o Integração de funcionários item na lista de tarefas como Assinado, a ferramenta envia automaticamente um e-mail contendo as credenciais de login do funcionário para o novo recruta.

Da mesma forma, você pode automatizar os processos de manuseio do cliente, como integração, entrega de arquivos de projeto e cobrança do aplicativo Listas.

5. Rastreador de tíquetes de cliente

O modelo de rastreador de problemas converte suas listas em um gerente de relacionamento com o cliente eficaz. Se o seu cliente relatar quaisquer problemas relacionados ao produto que você entregou, liste-os no aplicativo Listas. Defina regras específicas para em revisão, prioridade, bloqueado e resolvido na coluna de status do item.

Assim que houver qualquer alteração de status, você ou seus clientes podem obter respostas automatizadas por e-mail sobre o status do tíquete.

Organize seus dados e trabalho com eficiência

Os recursos acima e os casos de uso das Listas da Microsoft permitirão que você utilize sua assinatura do Microsoft 365 da melhor maneira possível. A ferramenta traz uma maneira totalmente nova, porém flexível, de organizar e rastrear tarefas ou dados importantes. Além disso, o planejamento de tarefas é apenas um passeio no parque quando você tem todas as ideias, listas de tarefas e agendas de reuniões em um só lugar.

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