As 7 melhores ferramentas para organizar seus e-mails e aumentar a produtividade

Você provavelmente recebe vários e-mails de clientes, amigos ou familiares todos os dias. Tentar organizar sua caixa de entrada de e-mail pode ser opressor, especialmente se você tem o hábito fora de controle de guardar todas as mensagens.

Aqui estão algumas dicas e ferramentas para ajudá-lo a organizar sua caixa de entrada, para que você tenha mais tempo para trabalhar em sua lista de tarefas.

Dicas para organizar sua caixa de entrada de e-mail

• Gaste alguns minutos todos os dias excluindo e-mails desnecessários.
• Cancele a assinatura de assinaturas desnecessárias.
• Crie pastas específicas para e-mails de trabalho ou pessoais, quando aplicável, e classifique as mensagens nessas pastas assim que chegarem.
• Use rótulos para organizar os e-mails recebidos por tópico (ou seja, finanças, viagens etc.).
• Arquive em vez de excluir mensagens essenciais que você precisa salvar para referência futura.
• Se a sua conta do Gmail estiver vinculada a um endereço de e-mail externo, ajuste as configurações de notificação para evitar ficar confuso com atualizações desnecessárias.
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• Use seu endereço de e-mail principal para mensagens importantes e crie outra conta para mensagens menos críticas, como assinaturas de e-mail.

Essas dicas podem aumentar significativamente sua produtividade. No entanto, caso precise de ajuda extra, você pode usar estas ferramentas:

Shift permite organizar suas caixas de entrada em um só lugar.

Você pode organize sua caixa de entrada usando filtros, criado automaticamente quando você envia e-mails usando diferentes clientes de e-mail, como Gmail ou Microsoft Outlook. Com esses filtros, você pode organizar e-mails por remetente, lista, tópico e muito mais. Depois de aplicar os critérios de filtro a uma mensagem, ela será colocada em uma pasta específica com seus rótulos.

O Shift também vem equipado com uma excelente função de pesquisa que funciona em todas as suas contas e outros aplicativos como Slack e Facebook Messenger, para que você possa recuperar conversas rapidamente quando obrigatório.

Uma das principais vantagens de usar Shift é que ele centraliza todos os seus fluxos de trabalho, economizando tempo alternando entre aplicativos e contas de e-maile melhorando sua produtividade.

Um dos motivos pelos quais você pode não querer baixar um aplicativo ou se inscrever em um site é que você teme que eles o bombardeiem continuamente com e-mails. Ter um endereço de e-mail temporário e descartável é uma excelente forma de organizar sua caixa de entrada e evitar spam.

Em vez de fornecer seu endereço de e-mail principal, você pode usar o MailDrop para criar um endereço de descarte grátis para aplicativos / sites com uma reputação de segurança ruim ou para evitar anúncios de spam.

O Inbox by Gmail fornece categorias personalizáveis ​​e mantém os e-mails com esses tópicos na parte superior da sua caixa de entrada. Ele também oferece um recurso “soneca”, que permite ocultar um e-mail até uma data ou hora específica. Você também pode usar o recurso "adicionar à tarefa" para vincular e-mails importantes ao seu Tarefa Google lista rapidamente, onde você pode adicionar notas e definir datas de vencimento.

“Pacotes” é outra maneira de classificar automaticamente mensagens semelhantes de boletins informativos e atualizações de mídia social em categorias fáceis de gerenciar. Essas estratégias ajudam você a eliminar toda essa desordem - seja de assinaturas ou pilhas intermináveis ​​de e-mails de trabalho - e ir direto ao que importa.

Unroll.me é uma ferramenta gratuita que permite cancelar a assinatura de newsletters e organizar sua caixa de entrada simultaneamente.

Cancelar a assinatura de um boletim informativo pode não parecer um grande desafio, mas torna-se opressor quando você precisa lidar com dezenas ou centenas de assinaturas.

O Unroll.me simplifica o gerenciamento de centenas de e-mails ao mesmo tempo. Com apenas alguns cliques, você pode cancelar a assinatura em massa de boletins informativos em sua totalidade, organizá-los com marcadores se desejar e pesquisar mensagens específicas por palavra-chave.

Para aqueles sobrecarregados com toneladas de boletins informativos por e-mail, o recurso “Rollup” no Unroll.me pode ser útil. Ele permite que você reúna todas as suas assinaturas de e-mail favoritas em uma lista simples de uma vez por dia.

Dessa forma, você pode fazer as assinaturas de uma só vez, em vez de perder tempo procurando na sua caixa de entrada cada vez que recebe notícias da promoção.

Se você é um indivíduo competitivo que gosta de fazer as coisas sozinho, pode transformar uma campanha de cancelamento de assinatura em massa por e-mail em um jogo divertido. O Email Game é uma ferramenta gratuita que gamifica o processo de limpeza de sua caixa de entrada.

Para gerenciar suas caixas de entrada de e-mail, digite seu endereço de e-mail e inicie o jogo. O objetivo é organizar o máximo de e-mails possíveis em um determinado período de tempo. Você é penalizado se demorar muito, mas ganha mais pontos se gerenciar suas mensagens rapidamente.

O Email Game permite que você desenvolva o hábito de focar em um e-mail por vez antes de passar para o próximo, enquanto seu cronômetro integrado aumenta sua produtividade.

InMoat é uma ferramenta que organiza e-mails de acordo com seus tipos, por exemplo, finanças, produtividade, saúde, etc. Essa ferramenta ajuda a aumentar sua produtividade, selecionando e colocando os tipos de e-mail importantes para você na parte superior da sua caixa de entrada, dando-lhes prioridade sobre os outros.

Depois de fazer login em sua conta, o InMoat solicitará que você selecione um setor e ocupação para otimizar seus fluxos de trabalho e definir prioridades. Você pode usar a opção “Filtros inteligentes” para escolher a categoria de e-mails que permanecerão em sua caixa de entrada. Ele moverá e-mails menos importantes para a pasta InMoat para visualização posterior conforme sua conveniência.

O InMoat também analisará sua rede e pedirá que você escolha seus contatos confiáveis ​​para priorizar seus e-mails, enquanto move mensagens de fontes desconhecidas para outra pasta.

FollowUpThen é o seu próprio assistente pessoal que o lembra de fazer o acompanhamento com e-mails específicos. É um salva-vidas para pessoas ocupadas ou que muitas vezes esquecem mensagens importantes.

Depois de enviar um e-mail com FollowUpThen, o e-mail retornará precisamente no dia e hora que você especificar para sua caixa de entrada. Chega de se esquecer de negócios importantes ou encontros com amigos.

Sua caixa de entrada pode rapidamente prejudicar sua produtividade por causa da tonelada de e-mails que você recebe de clientes, amigos, colegas em potencial e aqueles boletins informativos e notícias promocionais que você nunca perguntou para!

Na próxima vez que você se sentir sobrecarregado com tudo em sua caixa de entrada, respire fundo, comece a implementar essas dicas e use essas ferramentas para ter tudo sob controle e aumentar o nível de sua produtividade.

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