10 coisas que você não sabia que podiam fazer com o Microsoft SharePoint

Para muitos, o SharePoint é uma plataforma com funcionalidades limitadas. Mas não é esse o caso. Você pode fazer muitas coisas nesta plataforma, algumas das quais podem ter sido desconhecidas para você até agora.

Neste artigo, revelaremos recursos do SharePoint que certamente surpreenderão seus colegas.

1. Processando Faturas

Se a sua organização trabalha com clientes terceirizados, a geração e o processamento de faturas são partes cruciais do seu processo de trabalho. A maioria das organizações depende de ferramentas externas para gerenciamento de faturas. Contudo, SharePoint os usuários podem executar a maioria das etapas em sua plataforma nativa.

Você pode usar o Microsoft Forms para coletar dados de faturas e importá-los para o SharePoint. Criar uma fatura e realizar sua análise de receita também é possível simultaneamente no SharePoint.

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Esses processos requerem o envolvimento de menos pessoas. Portanto, há menos chance de qualquer erro durante a entrada de dados. Além disso, a inclusão de etapas automatizadas torna o faturamento mais rápido. Você também pode descobrir facilmente sobre o andamento do processo.

2. Uso durante a integração

Recrutar e integrar novas pessoas em uma empresa é uma tarefa complicada. Tudo deve estar no lugar para garantir uma experiência positiva para o novo membro da equipe.

Ao integrar o Microsoft Forms e o Power Automate com o SharePoint, você pode acumular todas as informações em um só lugar e criar um fluxo de trabalho para todos os departamentos. Depois de configurar a integração e o fluxo de trabalho, o gerente de RH só precisa monitorar todas as etapas.

Usar o SharePoint no processo de integração oferece uma situação ganha-ganha para os novos funcionários e executivos de RH. Embora o novo recruta possa começar imediatamente com tudo disponível, os recrutadores precisarão colocar menos esforço na integração.

3. Gerenciar estoques

O gerenciamento de estoque é um processo agitado, pois envolve uma série de tarefas e subtarefas, como cronograma de compras, controle de custos e manutenção. Além disso, as dependências de tarefas podem tornar o processo demorado e complexo.

Se você usa o SharePoint, pode integrá-lo com o Power Automate, Microsoft Lists e Microsoft Teams para administrar perfeitamente seu inventário. Ele permitirá que você gerencie todos os processos, incluindo listagem de produtos, agendamento de operações e visualização de dados em uma única plataforma.

Além de reduzir o tempo necessário para o gerenciamento dos equipamentos, essas integrações eliminam consideravelmente a chance de erros e duplicidade na entrada de dados.

4. Compartilhe documentos com qualquer pessoa

Se você trabalha com um cliente ou fornecedor, o compartilhamento de arquivos com pessoas fora de sua equipe é uma parte indispensável do seu processo de trabalho. Usando o SharePoint, você pode compartilhar facilmente arquivos ou documentos com outros. Os recursos de permissão garantem que você tenha as medidas de segurança necessárias em vigor.

Dependendo do tipo de segurança que você deseja, você pode permitir que as pessoas vejam ou editem o documento. Você também pode controlar quem pode acessar o arquivo com o tipo certo de permissão.

O SharePoint permite criar modelos de arquivos e pastas com diferentes permissões. Isso evita que você configure manualmente as permissões para cada novo arquivo ou pasta que você criar.

5. Criar Site Wiki

Com o volume cada vez maior de informações, as organizações precisam ter seu site Wiki. Esses sites podem armazenar e gerenciar todos os tipos de informações, como artigos de conhecimento, informações de serviços gerais, informações de itens e discussões de negócios.

Você pode não saber que no SharePoint, você pode obter um elemento chamado Site Wiki. Ele pode lidar com todos os requisitos de uma organização em relação ao Wiki que uma Wikipedia genérica não consegue gerenciar.

Usar o site SharePoint Wiki também é fácil. Adicione o conteúdo e compartilhe-o após obter a aprovação da administração. Você também pode usar a Lista do SharePoint para classificar e converter dados em um arquivo do Excel e usá-lo em outros formatos no Wiki.

6. Integrar com o Microsoft Teams

Embora o Microsoft Teams seja a ferramenta definitiva para colaboração, integrá-lo ao SharePoint levará a eficiência da sua equipe para o próximo nível. Essa integração será particularmente útil para organizações onde os funcionários precisam lidar com vários projetos simultaneamente.

O SharePoint e as equipes juntos oferecerão funcionalidades robustas, centralizando as informações. Haverá também colaboração e comunicação entre os colegas, aderindo aos compliance.

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7. Use como um editor de conteúdo avançado

Como o SharePoint é uma plataforma de gerenciamento de documentos, ele vem com recursos avançados de edição de conteúdo. Mas você sabia que não há necessidade de usar ferramentas de design da web como o SharePoint Designer ou DreamWeaver para editar um documento?

Com a ajuda de uma web part de editor de conteúdo, você pode fazer as alterações necessárias em uma página. Alguns dos recursos destacados são a adição de texto formatado, imagens, tabelas e hiperlinks a uma página. Além do mais, você pode fazer tudo isso sem nem mesmo abrir o documento no editor avançado.

8. Sincronizar a programação dos membros da equipe

Muitos usuários do SharePoint não sabem que a plataforma oferece um calendário compartilhado. Todos os membros da equipe do SharePoint podem adicionar, editar e visualizar seus próximos agendamentos e eventos. Na verdade, você também pode definir grupos diferentes dentro deste calendário e, posteriormente, adicionar eventos de acordo.

Além dos recursos regulares do calendário, este calendário suporta a atribuição de cores separadas para cada tipo de evento, como reuniões, webinars, feriados. Assim, você pode localizar facilmente um evento em um calendário.

9. Automatizar tarefas

A automação do trabalho ajuda as pessoas a se concentrarem em tarefas cruciais. Como esse processo automatiza tarefas rotineiras e regulares, a produtividade de uma equipe aumenta muito. Usando fluxos de trabalho do SharePoint, você pode automatizar seus processos de trabalho em grande medida.

No SharePoint, você obtém cinco fluxos de trabalho pré-programados: coleta de feedback, aprovação, aprovação de publicação, coleta de assinatura e fluxos de trabalho de três estados. Cada um dos fluxos de trabalho reduz o tempo e o trabalho que você precisa para colocar em um projeto.

Além disso, a plataforma também oferece a opção de desenvolver fluxos de trabalho sob medida de acordo com seus requisitos de negócios.

10. Manter a versão anterior de um documento

O controle de versão é uma parte vital do gerenciamento de documentos, especialmente se o documento fizer parte de um projeto colaborativo que envolve vários editores. Normalmente, os editores permitidos podem fazer alterações em um documento sempre que quiserem.

O SharePoint exibe a versão mais recente de um documento com todas as edições recentes para qualquer pessoa que possa acessá-lo. No entanto, isso não é tudo. Ele também salva todas as versões desde a criação desse arquivo no Histórico da Versão. Qualquer pessoa pode acessar o histórico de versões para ver quem fez quais alterações no documento.

Surpreenda a todos com recursos desconhecidos do SharePoint

O SharePoint não serve apenas para gerenciamento de documentos online. Você pode usá-lo para vários outros fins. Aqui, você conhece algumas funcionalidades incomuns desta plataforma.

Embora muitos deles possam surpreendê-lo, todos esses recursos do SharePoint permitirão que você execute tarefas sem trocar de ferramenta.

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