Como usar o Microsoft Outlook para gerenciamento de projetos

Se você ou sua empresa já usa o Microsoft Outlook como aplicativo de e-mail, é uma boa ideia usá-lo como uma ferramenta completa para gerenciamento de projetos. Por que usar outro software robusto com uma interface desconhecida quando você pode atribuir tarefas, definir lembretes e datas de vencimento para suas listas de tarefas no Microsoft Outlook?

Maximizar a sua produtividade é uma tarefa fácil com o Microsoft Outlook. Ele vem integrado com várias ferramentas úteis que o ajudam a categorizar projetos, rotulá-los e fazer muito mais. Vamos dar uma olhada em tudo o que você pode fazer com o Microsoft Outlook como uma ferramenta de gerenciamento de projetos.

1. Atribuir Tarefas

Se você trabalha com uma equipe pequena, atribuir tarefas é simples e fácil quando você usa o Microsoft Outlook. Vamos para Pendência no painel esquerdo e prossiga para Adicionar uma tarefa.Uma vez que você adicionou a tarefa, clique com o botão direito e escolha Crie uma nova lista a partir desta tarefa.

Depois de fazer a lista de tarefas, clique com o botão direito e selecione

Lista de compartilhamento. Você terá a opção de Criar link de convite para as pessoas permitirem que outras pessoas participem e editem esta lista de tarefas. Esse recurso é incrivelmente útil para classificar projetos em uma equipe pequena ou média.

2. Adicionar um alias de e-mail

As atualizações de trabalho e a comunicação do projeto podem se perder na enxurrada de e-mails diários que você recebe, mesmo quando você está sendo muito cuidadoso. Um e-mail perdido pode levar a atrasos e objeções de todos os tipos. Uma maneira simples de lidar com esse problema é criando um alias de e-mail no Microsoft Outlook.

É um endereço de e-mail adicional que usa a mesma lista de contatos e configurações para receber e-mails. Você pode fazer isso indo para Adicionar um Alias e criando um novo endereço de e-mail ou usando um existente para funcionar como seu alias. Todos os e-mails recebidos neste endereço seriam colocados em um software especial de gerenciamento de projetos, por padrão.

3. Crie um grupo

Se você está tentando manter todos os membros do projeto informados sobre todas as atualizações do projeto, você pode criar um grupo facilmente. Isso também torna a tarefa de compartilhar calendários mais fácil (mais sobre isso mais tarde).

Vamos para Pessoas no painel esquerdo, e procure Grupos e crie um. Você será solicitado a adicionar membros e, depois de fazer isso, será mostrado um ID de e-mail do grupo, onde você pode enviar todos os e-mails relacionados ao projeto e ter acesso ao calendário do grupo. Você pode definir novos eventos, se atualizar sobre os que estão por vir e se antecipar aos prazos.

4. Compartilhar calendários

Não há nada melhor do que estar na mesma página quando você está trabalhando em um projeto. A visibilidade do projeto é crucial para o sucesso do projeto. Uma boa maneira de garantir isso é compartilhar um calendário de projeto acessível a todos os membros do projeto.

RELACIONADO: Como tornar o Outlook menos perturbador com essas dicas rápidas

Você pode não apenas ver no que os outros estão trabalhando, mas também focar nos marcos dos eventos e nos principais eventos do projeto que estão por vir. Com uma integração de calendário como essa, você nunca perderá atualizações importantes. Agora você pode compartilhar sua agenda com seus contatos.

Você encontrará a opção de compartilhamento no canto superior direito e também pode optar por refletir as atividades da agenda do grupo de projetos para aparecer em sua agenda para se manter atualizado.

5. Use regras para conduzir um projeto

Se você gostaria de automatizar alguns processos mundanos e assumir o controle de sua caixa de entrada de e-mail, bem como de seu projeto, não há maneira melhor de fazer isso do que usando regras. Para começar, você pode simplesmente clicar com o botão direito em um e-mail e ir para Ações avançadas.

Clique em um Criar regra no menu suspenso. Você pode escolher mover o e-mail existente para uma pasta de sua escolha e, se desejar fazer mais, selecione Mais opções.Você também pode adicionar uma ação e decidir o que acontece cada vez que você recebe um e-mail desse destinatário.

6. Categorizar tudo

Quando seu trabalho é remoto e muitas comunicações acontecem por e-mail, é melhor categorizar e rotular diferentes projetos para que você não perca correspondências importantes. Você pode clicar com o botão direito em um e-mail e escolher Categorizar no menu suspenso. Agora, você pode escolher entre as categorias já disponíveis ou prosseguir para criar uma nova.

Se você tiver que introduzir mudanças em uma categoria existente, você pode fazer isso em Gerenciar categorias.

7. Use a barra de pesquisa

Se você não acredita em categorizar tudo ou colocar rótulos em seus e-mails, você pode apenas usar a barra de pesquisa para procurar por e-mails de projeto. Forneça uma palavra-chave relevante e ela encontrará exatamente o que você está procurando, sempre.

RELACIONADO: Como categorizar o seu calendário do Outlook por cores

A barra de pesquisa permite pesquisar especificamente em uma pasta de sua escolha, ou uma subpasta, facilitando assim a sua tarefa. Isso economiza tempo e também muito esforço. Além disso, você também pode pesquisar e-mails excluídos, histórico de conversas ou especificar outros detalhes como assunto, palavra-chave e destinatário para ajudar a encontrar o que está procurando.

8. Crie novas pastas para diferenciar projetos

Você sempre pode configurar uma nova pasta para conter informações sobre um projeto. Ao fazer isso, as chances de confundir projetos ou perder e-mails e prazos importantes seriam reduzidas ao mínimo. Clique no três linhas no canto superior esquerdo da tela e vá até o final da lista suspensa.

Lá você encontrará Nova pasta, e você levará menos de um segundo para criar uma nova pasta.

9. Use Excel, PowerPoint, Word e OneNote

Microsoft Outlook ou sua versão web Outlook.com vem integrado com Excel, PowerPoint, Word e OneNote. Você pode acessar o pacote de software de produtividade da Microsoft facilmente na página inicial. Você pode encontrá-los no painel esquerdo e começar imediatamente.

Essas integrações ajudam você a fazer apresentações, adicionar notas, criar planilhas e documentos, em nenhum momento - tudo com a conveniência de uma única tela.

Microsoft Outlook torna o gerenciamento de projetos mais fácil

Perfeito para equipes remotas que trabalham online, o Microsoft Outlook é extremamente útil para atribuir tarefas e automatizar tarefas rotineiras. Quando você tem a opção de criar novas pastas, subpastas, aliases de e-mail e classificar tudo em categorias, nada pode dar errado.

O Microsoft Outlook pode ser útil para o gerenciamento de projetos, permitindo-lhe criar tarefas a partir de um e-mail, criar notas adesivas e criar quadros, para que você possa ver tudo de relance. Com uma ferramenta de gerenciamento de projeto que vem com a interface familiar do seu aplicativo de e-mail, você pode ficar em dia com suas ferramentas de produtividade em qualquer lugar, a qualquer hora.

As 5 melhores ferramentas para Microsoft Outlook

Está faltando um recurso do Microsoft Outlook? Aqui estão várias ferramentas do Outlook que adicionam funcionalidades úteis à sua caixa de entrada!

Leia a seguir

Sobre o autor