Como usar o bloqueio de tempo para limitar a distração de e-mails e mensagens

A comunicação eficaz é importante no local de trabalho, mas às vezes pode se tornar uma distração quando você está tentando se concentrar. É fácil pensar que precisamos dar a cada e-mail ou mensagem uma resposta imediata, o que às vezes se transforma em uma conversa completa para a qual você realmente não tem tempo.

Neste artigo, vamos orientá-lo sobre como você pode bloquear o tempo de sua comunicação para ajudá-lo a manter o foco na tarefa em mãos.

1. Tempo bloqueando sua caixa de entrada

Se você clicar constantemente em sua caixa de entrada toda vez que receber um e-mail, não fará muito. Você não apenas está tirando um tempo da tarefa em mãos para ler e possivelmente responder ao e-mail, mas também leva tempo para se reorientar.

Você pode tentar bloquear o tempo.

A ideia por trás do bloqueio de tempo na sua caixa de entrada é verificar seus e-mails apenas em horários dedicados ao longo do dia. Dessa forma, você pode se concentrar na tarefa em mãos por um longo período com interrupções mínimas.

Embora você ainda queira dar uma olhada no remetente e na linha de assunto da notificação para não perder nada importante, você não está agindo e pulando para sua caixa de entrada imediatamente. Sua mente permanece na tarefa em mãos porque você sabe que chegará ao e-mail mais tarde - a menos, é claro, que seja urgente e você precise prestar atenção.

À medida que você se acostuma com a rotina de não abrir e responder imediatamente, seus clientes ou colegas de trabalho também se acostumam. Na verdade, você pode até dar respostas melhores, pois seu foco estará na comunicação e não em voltar correndo para o item em que está trabalhando.

Como sugestão, você pode iniciar cada visita à sua caixa de entrada verificando primeiro as mensagens mais antigas. Qualquer coisa que seja lixo ou lixo, lide imediatamente. Se não exigir uma resposta, anote todos os itens de ação e arquive-os.

Se o remetente precisar apenas de uma resposta rápida, você também pode respondê-lo enquanto estiver lá, mas se ele precisar de uma resposta que demorará mais do que o tempo que você reservou, sinalize o e-mail ou crie um lembrete para voltar a ele mais tarde. Um objetivo a ter em mente é mantenha sua caixa de entrada com zero mensagens não lidas e evite lidar com o mesmo e-mail duas vezes.

Ao bloquear o tempo de sua caixa de entrada, você também deve considerar o tempo e a frequência. Isso varia de pessoa para pessoa com base no volume de e-mails, na função e na agenda.

2. Tempo bloqueando sua caixa de saída

Para e-mails que precisam de uma resposta mais longa, ou aqueles que você precisa enviar a si mesmo, bloqueie o tempo para fazê-lo em vez de gastar uma boa parte do seu tempo produtivo na caixa de saída. É preciso um pouco de prática, mas se você estiver preciso em seus e-mails, você gastará menos tempo escrevendo-os também.

Comece cada sessão da caixa de saída abordando as mensagens mais importantes e, quando o tempo acabar, concentre-se em suas outras tarefas. Só porque você pode responder a alguém imediatamente não significa que você sempre precisa. Claro, existem exceções, mas quebrar seu foco para responder a mensagens não urgentes aumenta.

Há também a consideração de se a mensagem ainda requer uma resposta. É fácil se sentir obrigado a responder, mas se o remetente não está realmente pedindo nada de você ou não exige sua opinião, um simples agradecimento pode resolver o problema, dependendo de quem o enviou.

Se você responde ou não a todos os e-mails que recebe é uma questão de etiqueta no local de trabalho e seu relacionamento com o remetente. Algumas pessoas preferem não receber resposta do que abrir uma mensagem de agradecimento de duas palavras, outras podem apreciar a nota.

3. Colocando suas mensagens em tempo limite

As mensagens não levam tanto tempo quanto os e-mails para serem lidas e respondidas, especialmente porque é mais aceitável responder com uma palavra ou um emoji estratégico ou mesmo gif. No entanto, eles se somam.

Colocar seu mensageiro em uma programação pode ajudar a limitar as interrupções. O tempo de bloqueio de suas mensagens é um pouco diferente de seus e-mails, porque eles não são algo que levará muito tempo para responder. Em vez disso, você pode querer bloquear o tempo para se concentrar em suas tarefas e deixar suas mensagens recebidas esperarem até que a sessão termine.

Se estiver usando o Slack, você pode mostrar que está focado em usando um status do Slack em vez de adiar se você ainda quiser ficar de olho nas notificações. No entanto, se você acabar usando a soneca, as pessoas podem enviar a mensagem de qualquer maneira, informando que é urgente.

Se você estiver enviando uma mensagem para seu colega de trabalho e encontrar uma conversa se arrastando, convém convidá-lo para ligar para você para esclarecimentos, pois falar pelo telefone pode ser mais rápido.

4. Estabelecendo limites para comunicações eletrônicas

Em primeiro lugar, não é o lembrete favorito de todos, mas você notará um aumento na produtividade se você economizar verificando suas mensagens pessoais até fazer uma pausa ou ter algum tempo de inatividade.

Os telefones Apple e Android têm configurações de foco altamente personalizáveis ​​que podem ajudá-lo com isso, permitindo silenciar determinados aplicativos quando você liga o não perturbe. Dessa forma, você pode silenciar aplicativos e textos que podem distrair, mas mantenha as chamadas se alguém precisar entrar em contato com você.

Você também pode encontrar configurações semelhantes em seu computador. Por exemplo, o Notificações painel no iOS Preferências do Sistema permite que você agende não perturbe e ative e desative os aplicativos.

É claro que algumas pessoas e situações exigirão sua atenção imediata, mas certas coisas podem esperar até que sua sessão de produtividade termine para que você as resolva. Isso varia de pessoa para pessoa, mas tente criar seu próprio conjunto de regras sobre quem e o que você permitirá que perca seu foco.

Limite suas distrações

Com o número de e-mails e notificações que você recebe em um dia, é fácil se distrair ao tentar se concentrar. Se você achar que isso é comum, experimente uma ou mais dessas dicas para ver o que funciona para você.

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