Getting Things Done (GTD) vs. Zen to Done (ZTD): Qual é a melhor estrutura de produtividade?

Embora cada dia possa parecer um ato de malabarismo, é importante manter as coisas em perspectiva. No entanto, as distrações são abundantes. Às vezes, pode parecer que você está em uma batalha constante para manter o foco nas metas que mais importam para você. Mas e se houvesse um sistema que pudesse ajudá-lo a eliminar o tempo gasto em atividades menos importantes?

É aqui que as estruturas de produtividade, como Getting Things Done (GTD) e Zen to Done (ZTD), são úteis. Eles fornecem uma melhor compreensão do fluxo de trabalho, agilizam a comunicação e reduzem o tempo gasto em práticas de trabalho ineficazes. Vamos dar uma olhada em ambos os sistemas.

O que é o framework Getting Things Done (GTD)?

“Getting Things Done” (GTD) é uma técnica de gerenciamento de tempo desenvolvida pelo guru da produtividade David Allen. A ideia básica por trás da metodologia origina-se do conceito de que nossas mentes são como espaços desordenados cheios de tarefas e projetos inacabados que precisamos concluir.

O objetivo do GTD é ajudar as pessoas a colocar suas vidas em ordem, definindo metodicamente as tarefas, dividindo-as em etapas viáveis, monitorando o progresso e, finalmente, realizando-as.

Como usar o GTD Framework

GTD compreende cinco práticas simples para eliminar a desordem de seu cérebro, para que você possa se concentrar no que é importante. As cinco etapas estão listadas abaixo:

Capturar: A primeira etapa principal é coletar e capturar todas as suas tarefas pendentes em ferramentas de gerenciamento de tarefas externas ou aplicativos de lista de tarefas, ou simplesmente anotando-os em um pedaço de papel. Essas tarefas podem ser de natureza pessoal ou profissional, como e-mails, compromissos ou mensagens de texto. Esta etapa é crucial, pois ter muitas tarefas em sua mente pode afetar seu foco e energia.

Esclarecer: A próxima etapa é dividir todas as tarefas em itens de ação viáveis ​​e gerenciáveis ​​que podem ser decifrados com clareza absoluta. Isso o ajudará a identificar os itens práticos e viáveis ​​e poderá se livrar dos que não são relevantes.

Organizar: A terceira etapa é priorizar suas tarefas e categorizá-las de acordo com sua complexidade, contexto ou urgência de ação necessária. Com essa técnica, você pode decidir se as tarefas precisam ser realizadas imediatamente, armazenadas para uso posterior ou totalmente descartadas. A maioria dos usuários GTD use pastas e listas de tarefas para gerenciar e organizar tarefas adequadamente.

Análise: Você deve tentar revisar e analisar seu fluxo de trabalho de vez em quando. Ajuda a identificar tarefas que precisam de sua atenção. Uma análise aprofundada dos fluxos de trabalho pode ter um grande impacto na eficiência geral e é por isso que é importante não perder o ritmo ao identificar suas próximas ações a fazer.

Envolver: Agora que tudo está em ordem, a etapa final é se engajar ou começar a trabalhar nas tarefas selecionadas em ordem de prioridade.

Vantagens do método GTD

O modelo envolve a captura de todas as informações externamente e a ação posterior, seja em um horário programado ou quando ocorrer qualquer acionamento externo. Os benefícios do GTD podem ser resumidos da seguinte forma:

Mais foco, menos desordem: GTD ajuda você a manter um registro de todos os seus projetos e planos. Você pode criar tarefas com datas de vencimento, vincular notas a eventos de calendário, organizar tarefas hierarquicamente arrastando e colocá-los em pastas e exibir lembretes com métodos de notificação visual usando Ferramentas.

Manter um equilíbrio saudável entre vida profissional e pessoal: É fácil encontrar o equilíbrio em sua vida quando você pode controlar seus compromissos e tarefas de maneira adequada. Um sistema de organização eficiente como o GTD o livra da ansiedade de tentar gerenciar seu tempo e recursos.

Relacionado: Aplicativos de tarefas descomplicados para se concentrar nas tarefas e realizar as coisas

Criatividade: GTD ajuda você a organizar melhor seu trabalho e sua vida, para que você encontre tempo para seguir sua paixão e desenvolver ideias e objetivos criativos. Com o tempo, você perceberá uma maior confiança na tomada de decisões, bem como uma melhor saúde e relacionamentos de qualidade.

O que é Zen to Done (ZTD) Framework?

Zen to Done é uma abordagem para a produtividade pessoal criada por Leo Babauta. O Zen to Done consiste em dez hábitos que aumentam a produtividade que irão melhorar a maneira como você trabalha e simplificar sua vida. Construído com base nos princípios básicos do GTD, ele pode ajudá-lo a gerenciar todas as suas tarefas e projetos essenciais com eficiência.

Como usar o ZTD Framework

O Zen to Done (ZTD) recomenda incorporar dez hábitos que trarão a você mais produtividade. Enquanto o sistema completo incentiva as pessoas a formarem dez hábitos, o ZTD minimalista concentra-se em apenas quatro hábitos essenciais. Uma vez que você tenha esses quatro hábitos definidos, os outros seis são muito mais fáceis de fazer. Vamos dar uma olhada nos quatro hábitos principais da estrutura minimalista do ZTD:

Colete: É fácil perder informações importantes se você não anotá-las em algum lugar; nesse caso, todo o tempo gasto reunindo esses pensamentos e ideias pode ser desperdiçado. Você pode usar ferramentas como um bloco de notas de papel, notas adesivas ou aplicativos de anotações em seu telefone que estão facilmente disponíveis.

Se você faz parte de uma equipe, faz sentido ter sistemas de fluxo de trabalho unificados que podem registrar perfeitamente tarefas, notas, contatos e arquivos para capturar e recuperar informações.

Processo: É altamente recomendável verificar sua caixa de entrada ou listas de tarefas uma vez por dia. Comece o dia revisando e processando as informações. O objetivo é estimular o hábito de tomar decisões rápidas. Exclua todos os itens desnecessários. Se você não for capaz de endereçar um item, delegue-o à pessoa adequada. Se demorar dois minutos ou menos, faça imediatamente ou anote, para não se esquecer.

Plano: O planejamento é um hábito fundamental que o ajuda a definir suas tarefas mais importantes (MITs) para cada dia e, em seguida, programá-las e concluí-las de acordo. Você pode começar fazendo uma lista de suas tarefas mais importantes (MITs) e “Big Rocks” ou projetos importantes para o dia e a semana, respectivamente.

Os MITs são tarefas específicas e orientadas ao tempo no centro de sua lista de tarefas diárias. Você também deve tentar desenvolver rotinas diárias, semanais e mensais que podem ajudá-lo a melhorar sua produtividade geral.

Fazer: Isso o incentiva a se concentrar em uma única tarefa em um determinado momento, evitando distrações como correspondência, telefonemas e mensagens de texto.

Vantagens do Método ZTD

Os principais benefícios da estrutura do ZTD são destacados abaixo:

Fácil de entender: O sistema ZTD é bastante fácil de entender. A estrutura sugere uma lista de dez hábitos que aumentam a produtividade, importantes para a implementação bem-sucedida de seus objetivos.

Escolha as tarefas principais: Este sistema se divide em componentes simples: as tarefas mais importantes do dia ou MITs, um Big Rocks lista de tarefas que são essencialmente grandes projetos que você precisa para trabalhar, e uma tarefa diária ou semanal rotina.

Sintonize as distrações: Se você for como a maioria das pessoas, terá vários projetos em andamento ao mesmo tempo. O ZTD incentiva você a desligar telefones, e-mails, a internet e até use um cronômetro para completar tarefas. Isso elimina distrações, para que você possa se manter atualizado e terminar cada projeto com menos interrupções.

Principais diferenças entre GTD e ZTD

• GTD oferece um sistema abrangente de gerenciamento de tarefas, enquanto ZTD é uma abordagem que integra GTD com hábitos.
• O GTD se concentra em realizar as tarefas e o ZTD se concentra em atingir seus objetivos.
• GTD pode ser bastante complexo, com a necessidade de organizar e revisar várias tarefas em várias etapas. Por outro lado, Zen to Done é uma estrutura mais intuitiva e simples que visa quebrar complexos processos em 1-3 MITs (tarefas mais importantes) e vários Big Rocks (projetos principais) para o dia ou semana.

GTD e ZTD: a chave para a gestão do tempo

Como você garante que seu trabalho árduo se traduza em resultados? Tudo se resume a técnicas de produtividade e gerenciamento de tempo, como GTD e ZTD. Indivíduos e equipes podem usá-los para melhorar a produtividade pessoal, cumprir prazos e lidar com projetos maiores com mais eficácia.

A produtividade é mais do que apenas estar ciente do seu tempo e certificar-se de que você o usa bem. É também definir as prioridades certas para que você possa aproveitar ao máximo cada dia. Siga as estruturas acima e você terá um ótimo começo.

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