Muitas planilhas? Organize-se com essas dicas

As planilhas são uma ferramenta fantástica para ajudá-lo a organizar dados e acompanhar diversas formas de informação no local de trabalho, principalmente com o uso de fórmulas e relatórios. No entanto, o uso excessivo de planilhas pode ser ineficiente e prejudicar sua produtividade.

Eles são bons para algumas coisas, mas não necessariamente para outras. Se você teve montanhas de planilhas impostas a você em seu trabalho ou simplesmente adora uma boa planilha de dados, talvez seja hora de procurar maneiras de gerenciá-las.

1. Reconheça o uso excessivo da planilha

Ou você está aqui porque está cansado da insistência do seu local de trabalho em usar planilhas para tudo ou gosta de trabalhar com dados e está se perguntando se isso se aplica a você. Na realidade, é uma boa prática refletir sobre como você está utilizando softwares como o Microsoft Excel e o Google Sheets, para que você possa tirar o máximo proveito do seu trabalho.

É útil contar quantas planilhas você usa diariamente ou semanalmente. Se esse número for superior a seis, você pode considerar isso como um sinal de que pode estar trabalhando em desvantagem e pode causar problemas, como:

• Dificuldade com a gestão do tempo.
• Ineficiência com processos.
• Má organização das informações.
• Barreiras de comunicação em toda a empresa.

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Identificar até que ponto as planilhas são usadas para informar seu trabalho pode abrir opções para maneiras novas e mais produtivas de trabalhar. Vejamos algumas maneiras de gerenciar esse uso excessivo e obter melhores resultados a longo prazo.

2. Simplifique os dados mesclando e redesenhando planilhas

Muitas vezes, o motivo de ter muitas planilhas é que elas não estão sendo usadas intuitivamente. Você saberá que isso está acontecendo se tiver que usar duas planilhas separadas para uma única tarefa; por exemplo, você tem um para férias anuais e outro para cobertura de turno.

Nesse caso específico, você pode combiná-los facilmente em uma planilha abrangente. Você pode fazer isso dividindo-os em abas diferentes.

Como alternativa, você pode incluir ambos como tabelas em uma planilha e seguir estas etapas para atualizar automaticamente a tabela de intervalos de turnos com dados da licença anual:

1. Em sua segunda tabela, onde você registraria as lacunas de turno, digite a fórmula =SE(Selecione Célula, "GAP", "FULL")
2. Onde a fórmula acima indica Selecionar célula, digite o número da célula que contém as datas de férias anuais, por exemplo, B2.
3. Quando você insere uma data na célula selecionada, isso preencherá automaticamente a palavra “GAP” onde você digita a fórmula.
4. Se não houver data, ele preencherá automaticamente a palavra “FULL” onde você digitar a fórmula.

Essa fórmula pode ser usada para qualquer coisa, independentemente do valor da célula, e pode ser uma maneira útil de gerenciar informações semelhantes entre tabelas.

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A combinação de planilhas e dados em um só lugar reduz o número de arquivos necessários para tarefas específicas e permite que você organize seu trabalho com mais eficiência. Verifique sua lista de planilhas para ver se alguma delas pode ser combinada, para manter o trabalho claro e fácil de seguir.

Às vezes, não é possível mesclar planilhas, porque os dados não se correlacionam diretamente. No entanto, talvez você ainda precise ter acesso a várias planilhas para processos mais complexos, que envolvem mais de uma tarefa.

Nesses casos, pode valer a pena adicionar hiperlinks em sua planilha para dar acesso rápido a outro. Isso também serve como um lembrete útil de todo o processo. Por exemplo, se você estiver inserindo dados sobre clientes, poderá incluir um hiperlink para uma folha de comentários do cliente.

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Isso pode ser feito facilmente no Excel e no Google Sheets pressionando simultaneamente CTRL + K no seu teclado. Isso vai trazer um Hiperlink janela, onde você pode Procurar para o arquivo e Nome o texto que você deseja que apareça na célula.

Você pode até criar uma guia que inclua hiperlinks para todas as suas outras planilhas, com informações sobre quando usá-las. Essa é uma ótima ideia se você quiser garantir que você e seus colegas estejam todos na mesma página e trabalhando com os mesmos arquivos, em vez de arquivos desatualizados.

4. Considere um software alternativo

As planilhas podem fazer muito, e se você está sofrendo de uso excessivo, pode ser apenas porque você precisa de um software dedicado para lidar com a carga de trabalho. Por exemplo, você realmente precisa de uma planilha de férias anuais se isso for rastreado para você em um sistema de RH?

Muitas vezes, à medida que um negócio se expande, ele supera as planilhas e começa a exigir software para gerenciar as massas de informações. Asana é um aplicativo fantástico para gerenciamento de projetos, e há muitos alternativas de software de gerenciamento de projetos que pode lidar com os fluxos de trabalho manuais para você.

Em vez de lutar para acompanhar as demandas cada vez maiores da empresa, procure outras maneiras de armazenar e gerenciar informações. Isso economizará tempo para você e seus colegas e automatizará muitas tarefas que normalmente exigiriam supervisão adicional.

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5. Revise seus processos e remova a duplicação

O uso excessivo de planilhas pode acontecer como resultado da tentativa de organização, mas às vezes isso pode ir longe demais. Nesses cenários, você pode realmente acabar microgerenciando a si mesmo ou a seus colegas, quando, na realidade, isso tira tempo de tarefas importantes.

Manter o controle das informações no trabalho é essencial para um bom funcionamento, mas, ocasionalmente, você pode acabar tentando rastrear muitas coisas desnecessárias. Reflita sobre seus processos atuais e considere se você realmente precisa de uma planilha para eles.

Da mesma forma, usar uma planilha para registrar dados que já estão armazenados em outro lugar cria uma duplicação desnecessária de trabalho e é altamente ineficiente. Afaste as planilhas correspondentes e trabalhe a partir da fonte.

Planilhas podem funcionar contra você

Com as dicas acima, você terá várias maneiras de limpar sua pasta de planilhas e começar a trabalhar com mais eficiência. Siga seus instintos sobre quais trabalhos merecem dados dedicados e quais podem ser gerenciados de maneira diferente.

Se você ainda não tiver certeza, preste muita atenção em como você trabalha nas próximas semanas. Você pode começar a perceber onde as coisas podem ser simplificadas e pode criar um espaço digital mais organizado e eficiente em termos de tempo.

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