6 razões pelas quais as máquinas de fax ainda estão em uso em 2022

Poucos vestígios do passado transmitem a mesma sensação de charme kitsch da era Seinfeld como uma máquina de fax de escritório. Você pode não acreditar, mas ainda existem milhares de aparelhos de fax ainda de pé e servindo em todo o país. Por quê?

Embora a comunicação digital, como e-mail e mensagens de texto, tenha se tornado a norma, há algumas coisas na vida que apenas uma máquina de fax pode fazer. Aqui estão algumas razões pelas quais as pessoas ainda usam aparelhos de fax, até hoje.

1. Registros físicos, especialmente importantes em direito e medicina

Em muitos contextos, os destinatários consideram um documento ou mensagem enviado por fax legalmente válido e vinculativo. Isso os torna uma trilha de papel muito mais viável do que uma cadeia de e-mail do ponto de vista de um advogado ou empresa. Apesar dos esforços sinceros e bem-intencionados do governo Obama, grande parte do setor médico dos EUA depende de fax para comunicação.

As práticas compatíveis com HIPAA adicionam muita burocracia ao ato de compartilhar registros médicos. Eles são particularmente rigorosos se os documentos viajarem entre dois ou mais hospitais ou centros médicos. Nem sempre é uma questão de segurança. A criptografia de ponta a ponta não impedirá que alguém envie registros médicos para a pessoa errada, por exemplo.

O envio de informações do paciente por fax (especialmente entre especialistas) é aprovado pela HIPAA, e é por isso que muitos médicos ainda usam uma máquina de fax em seus consultórios. O mesmo vale para muitos advogados praticantes. A comunicação por fax é instantânea, conveniente para arquivar no local e se mantém como uma exibição de provas com carimbo de data/hora no tribunal. Em muitos casos, um e-mail ou mensagem de texto pode não conter tanta água.

2. Medo de hackers e outras preocupações de segurança

As máquinas de fax tradicionais usam linhas telefônicas como modo de trânsito. Isso não deixa muito espaço para adulteração ou interceptação de mensagens por terceiros. Uma máquina de fax real não usa uma rede digital, impedindo que hackers acessem tudo o que você enviou ou recebeu através do dispositivo.

As máquinas de fax eletrônico pulam a linha telefônica e enviam mensagens umas para as outras pela Internet. Eles geralmente incluem alguma compatibilidade retroativa aprimorada com máquinas de fax comuns baseadas em telefone.

Uma máquina de e-fax moderna pode não conferir todos os benefícios de segurança que vêm com uma verdadeira experiência de fax, mas vale a pena considerar esse benefício potencial de uma máquina de fax real e genuína.

3. Tecnologia atualizada, incluindo integração de e-mail

Um aspecto positivo do movimento e-fax é como esses dispositivos deram início a uma nova era de ouro para as máquinas de fax.

A tecnologia da máquina de fax progrediu significativamente, mesmo nos últimos anos. Agora você pode usar uma máquina de fax inteligente, com compatibilidade Wi-Fi e todos os sinos e assobios, para enviar faxes usando seu smartphone ou laptop. Você pode até enviar faxes sem fax em absoluto.

Embora a integração digital negue muitos dos benefícios de segurança das máquinas de fax, a conveniência e a compatibilidade adicionais com métodos de comunicação existentes podem valer a pena, a menos que você esteja lidando com mensagens ou documentos de um natureza.

4. Usuários legados e empresas antigas

A inércia mantém muitas pessoas na linha de fax. Muitos empresários que começaram no auge da mania de fax podem ser muito dependentes desse método de comunicação para desistir agora. Ou eles podem simplesmente não estar dispostos a fazer a transição por uma razão ou outra.

Seu pai ainda está usando seu antigo iPhone 4 de antigamente? Velhos hábitos custam a morrer - se não está quebrado, muitos preferem adiar a correção.

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Essa vantagem é o mesmo tipo de razão que o e-mail usurpou o correio tradicional, pelo menos em alguma capacidade. Em vez de precisar saber o nome completo e o endereço físico do destinatário, você só precisa usar um equivalente curto.

As máquinas de fax oferecem o mesmo benefício. Tudo o que você precisa para enviar um fax é o número de fax do destinatário, mais o código de área do número e o código do país, se aplicável. Isso também fornece uma camada extra de segurança para qualquer pessoa que precise tornar públicas suas informações de fax. As pessoas podem usar essas informações para entrar em contato, mas não necessariamente para caçar você em casa. Pequenas vitórias.

6. Assinar papelada à distância

Assinar papéis a longas distâncias torna a obtenção de uma assinatura autêntica conveniente e simples. As assinaturas eletrônicas não têm o mesmo peso legal que uma assinatura real em papel e caneta.

Enviar uma assinatura por fax é uma das maneiras mais seguras de selar o acordo e garantir que a pessoa com quem você está trabalhando seja legítima. É muito mais difícil falsificar uma assinatura por meio de um telefone fixo do que uma simples e despretensiosa transação de e-mail.

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