Como fazer anotações durante reuniões de zoom como um profissional

Seja uma reunião de equipe ou uma ligação de cliente, as reuniões do Zoom se tornaram uma parte essencial da vida de todos os trabalhadores remotos. No entanto, a maioria das pessoas esquece a discussão após o término da reunião. Não lembrar dos pontos altos da reunião pode torná-lo ineficiente, o que pode levar à improdutividade. Então, como você fica por dentro de todas as suas reuniões online?

Insira as notas da reunião. Embora esse não seja um conceito novo, muitas pessoas não têm o sistema de anotações certo para ajudá-las a acompanhar suas chamadas. Mas como você faz anotações durante as reuniões do Zoom? Vamos descobrir.

Notas de reunião vs. Minutos: qual é a diferença?

Na maioria das vezes, as pessoas usam notas de reunião e atas de reunião de forma intercambiável. No entanto, eles não são a mesma coisa, e entender suas diferenças pode ajudar a aumentar sua eficiência.

Notas e atas são ações que registram pontos essenciais discutidos em uma reunião, mas visam coisas diferentes. As notas da reunião são informações abreviadas sobre ideias, planos, metas, ações, prazos mencionados na reunião. Você pode modificar o conteúdo dependendo do seu propósito e intenção.

Por outro lado, as atas de reunião são detalhes formais que podem servir como documentação legal da reunião, que os auditores e tribunais podem visualizar. Essencialmente, as atas capturam informações como participantes e ausentes da reunião, tópicos discutidos, horário de início e término da reunião, decisões tomadas e muito mais. Os minutos seguem uma certa estrutura, ao contrário das notas que podem ser alteradas.

Relacionado:Os melhores modelos de atas de reunião para profissionais

Como fazer anotações em uma reunião de zoom

Além do uso pessoal, as notas de reunião também podem servir como um recurso para seus colegas usarem, especialmente se você estiver disposto a compartilhar as suas. Como eles têm todas as informações vitais discutidas em uma reunião, isso pode ajudar a aumentar a produtividade de sua equipe.

No entanto, suas notas de reunião devem ter uma estrutura. Caso contrário, ninguém vai entendê-los. Veja como você pode fazer anotações de reuniões como um profissional:

1. Familiarize-se com o básico de anotações

Ao fazer anotações, há vários tópicos que você deve abordar. Abaixo estão as coisas que você deve incluir:

PRÉ REUNIÃO: Antes do início da reunião, anote os detalhes que já estão disponíveis para você não perder tempo. Aqui estão eles:

• Data e hora: isso o ajudará a organizar e classificar bem suas anotações.
• Participantes e tipo de reunião: É uma chamada de cliente ou uma reunião de equipe? Quem assistiu?
• Agenda: Resumo do que se trata a reunião.
• Ideias: Você tem algo que gostaria de compartilhar durante a reunião? Anote-os para não esquecê-los.

DURANTE O ENCONTRO: Assim que a reunião começar, você pode concentrar suas anotações em coisas importantes mencionadas durante a reunião, como:

• Itens de ação: Se houver algum plano discutido durante a reunião, anote-o. Forneça os detalhes mencionados, como as pessoas envolvidas, atribuição e responsabilidades, cronograma e data de vencimento.
• Fatos: Quaisquer fatos importantes declarados durante a reunião.
• Pergunta e resposta: Registre as perguntas feitas na reunião e suas respostas, para que você possa consultá-las se necessário.

Relacionado: Dicas para tirar notas melhores com o Microsoft OneNote

2. Não grave tudo o que você ouve

Tomar notas não é capturar tudo o que é mencionado durante o Reunião de zoom. Escrever toda a reunião é uma abordagem antiquada; os profissionais não fazem mais isso. Se você tentar o método antigo, provavelmente falhará. Isso ocorre porque todo o processo é demorado e anula o objetivo principal de anotações. Também confundirá você ou quem o lerá, pois conterá informações redundantes desnecessárias.

Em vez disso, registre apenas palavras-chave e itens de ação. Basicamente, você pega palavras-chave e cria um resumo do ponto e tudo o que precisa ser feito com ele. Você pode observar os conceitos básicos de anotações para manter suas anotações concisas e fáceis de entender.

3. Criar um modelo

Para tornar todo o processo de anotações mais rápido, você precisa criar um modelo. Isso economiza seu tempo pensando em qual detalhe vai para onde. Ao mesmo tempo, você não precisa gastar mais tempo editando-o após a reunião, pois já está formatado.

Você pode criar um modelo que atenda às suas necessidades ou também seguir diferentes estratégias de anotações. Por exemplo, você pode tentar o método dos quadrantes e dividir suas notas em quatro seções: perguntas, tarefas, tarefas atribuídas e notas. Se você é uma pessoa visual, um mapa mental pode ser um modelo ideal.

Além das estratégias, você também pode usar aplicativos de anotações para facilitar a organização de tudo. Alguns aplicativos já têm um modelo pronto para você usar, então você não precisa pensar em criar ou encontrar um.

Relacionado: Aplicativos de anotações limpos e simples que funcionam offline

4. Defina seu objetivo

Se você deseja ter sucesso ao escrever notas de reunião do Zoom, a coisa mais importante que você precisa considerar é o seu objetivo. Pergunte a si mesmo: Por que você está escrevendo notas? Você quer usar isso para ser eficiente e avançar em sua carreira? Você está escrevendo notas como parte de seu trabalho? Você quer compartilhá-los? Você está fazendo isso para ser mais organizado? O que você quer tirar disso?

Definir seu objetivo de anotações permite que você fique mais motivado para fazê-lo melhor. Se você sabe o que deseja alcançar, escrever notas de reunião se torna um passeio no parque, pois você terá uma compreensão mais clara de qual é o resultado desejado. Lembre-se, suas anotações de reunião devem ajudá-lo a melhorar sua carreira. Isso não é apenas algo que você faz; ele pode ajudá-lo significativamente a progredir e se tornar muito mais eficaz no trabalho.

É prático sempre fazer anotações durante as reuniões de zoom?

Você nem sempre precisa fazer anotações durante as reuniões. No entanto, você precisa aprender a avaliar a importância de cada ligação recebida. Por exemplo, se for apenas uma chamada de alinhamento e não houver detalhes importantes mencionados, você pode pular as notas e se concentrar na chamada em si.

Ainda assim, tomar notas é uma habilidade essencial que você deve aprender para avançar em sua carreira. Além de ajudar na eficiência, pode levar a uma melhor retenção, o que pode melhorar sua memória de longo prazo. Também cria responsabilidade e aumenta o desempenho de seus colegas de equipe, permitindo que eles se tornem mais conscientes do que devem fazer. Por último, dá direção, para que você saiba onde focar sua atenção.

Digitais vs. Notas de papel: qual você deve usar?

Seus hábitos de anotações podem ser o coração da sua produtividade. Você gosta de ir à velha escola com notas de papel ou prefere aplicativos de anotações digitais?

Leia a seguir

Sobre o autor