As 5 melhores ferramentas de colaboração de documentos para trabalho remoto

Com o boom da cultura de trabalhar em casa, as equipes dependem muito de ferramentas de colaboração para continuar trabalhando remotamente. Existem várias ferramentas disponíveis para gerenciar equipes remotas, acompanhar seu progresso, organizar encontros virtuais e permanecer conectado para ajudá-los a permanecer produtivos.

Da mesma forma, a colaboração de documentos ocupa um lugar igualmente importante para uma comunicação eficaz. Para simplificar a criação, o compartilhamento e a colaboração de documentos, aqui estão algumas das melhores ferramentas de colaboração de documentos que você deve experimentar.

Para colaboração de documentos, o Google Docs é a melhor escolha. Ele ajuda a ficar à frente do jogo de colaboração sem custar um centavo. Ele elimina as frustrações do remetente e do destinatário, atribuindo links exclusivos para cada documento e permitindo que os usuários os compartilhem perfeitamente com um clique.

O recurso de compartilhamento colaborativo de documentos do Google Docs permite que vários usuários editem o mesmo documento, acompanhe e aceite sugestões e veja as alterações sincronizadas em tempo real para se manter atualizado sobre as últimas versão. Além disso, permite que os editores adicionem comentários e sugestões em tempo real.

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Como proprietário do documento, você pode ajustar os direitos de edição de acordo com suas necessidades. Você pode adicionar pessoas como editores ou visualizadores usando seus endereços de e-mail. Você também pode definir o documento como “Somente visualização” ou “Restrito” para que apenas pessoas com IDs de e-mail do mesmo domínio possam acessá-lo. Além disso, você pode controlar quem pode compartilhar seu documento com outros membros da equipe.

No entanto, a maioria das pessoas encontra um problema ao usar o Google Docs. Os usuários desconhecem as opções de convite e compartilhamento de link no Google Docs. O destinatário pode baixar, editar e enviar por e-mail o documento recebido se não souber como colaborar no Google Docs. Portanto, se for a primeira vez que o usam, talvez seja necessário educá-los um pouco.

O Notion oferece controle total sobre o compartilhamento de documentos. Com ele, você pode controlar facilmente quem pode editar, visualizar, comentar ou compartilhar suas páginas do Notion. Os documentos podem ser compartilhados com uma única pessoa ou com uma equipe inteira de uma só vez.

No compartilhamento em grupo, você pode restringir quem tem acesso aos documentos, seja toda a equipe ou apenas alguns membros de todo o grupo. Você pode, por exemplo, colocar seus editores adjuntos em um grupo e conceder a eles acesso de edição a informações confidenciais em um clique. Ou você pode conceder acesso de edição a alguns editores enquanto ainda compartilha o documento com todo o grupo de edição.

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Na barra lateral esquerda, o Notion mantém um registro de suas páginas privadas e compartilhadas. Como resultado, você pode arrastar e soltar páginas rapidamente de uma seção para outra enquanto define as permissões de acesso para corresponder às já definidas na seção de página privada. As mesmas permissões de acesso se aplicam às páginas de aninhamento, mas você pode alterá-las posteriormente conforme necessário.

Além disso, um administrador tem o direito de alterar as permissões de um documento já compartilhado para alguns membros do grupo convidado ou remover alguém de ter acesso a ele. Se você estragar as permissões de edição, tudo o que você precisa fazer é pressionar Restaurar. Portanto, o Notion é uma boa escolha para equipes pequenas com tanto controle sobre o compartilhamento de documentos.

O Notion se integra ao Slack, Google Drive, Trello, Mailchimp e muitos outros serviços para facilitar o compartilhamento de documentos. O plano gratuito vem com limitações, como o número de convidados que você pode convidar e o acompanhamento de históricos. Para obter o máximo benefício, considere atualizar para o plano pago. Confira a Página de preços de noção para mais detalhes.

O Zoho Writer também permite que os usuários compartilhem documentos facilmente para colaboração, semelhante ao Google Docs. Compartilhar documentos com sua equipe para revisões e permitir que eles comentem os arquivos em tempo real é super fácil. Quando você deixa suas sugestões nos comentários, sua equipe sabe o que editar e pode agir rapidamente.

Você pode até conversar sobre seu progresso enquanto trabalha. Como proprietário do documento, você pode ativar a alternância de controle de alterações para que todas as alterações feitas no documento a partir de agora sejam facilmente verificadas novamente. Além disso, com o Zoho Writer, você também pode compartilhar documentos externamente com clientes que não estão em seu espaço de trabalho.

Os documentos são armazenados em uma biblioteca em nuvem bem organizada e podem ser pesquisados ​​e recuperados rapidamente. Além disso, você pode integrar facilmente o Zoho Writer a aplicativos como Google Drive, Dropbox, Evernote e Zoho Mail. Além disso, o Zoho Writer possui uma interface profissional e não possui uma curva de aprendizado acentuada. Assim, você não terá dificuldade em se acostumar com isso.

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Quando se trata de preços, o Zoho Writer é gratuito para uso individual. No entanto, para desfrutar de vantagens extras, como espaço adicional ou proteção por senha, você terá que optar por seus planos pagos. Verifica a Página de preços do Zoho Docs para mais detalhes.

Alguns dos recursos úteis que você pode aproveitar com o Zoho Writer são:

1. Salvamento de documentos em tempo real.
2. Bloqueio de dados confidenciais.
3. Assistente de escrita com inteligência artificial.
4. Agendamento ou publicação direta de artigos no WordPress.
5. Funciona offline também.

O ClickUp Docs é outra ferramenta altamente eficiente para compartilhar documentos remotamente. Por meio de sua incrível interface de colaboração, repleta de recursos, todos no Workspace podem colaborar, editar e trabalhar em tarefas simultaneamente.

Permite edição colaborativa no estilo do Google Docs. Você pode ver o cursor se movendo quando alguém está editando um documento, com o nome sendo exibido acima do cursor. Ao clicar no ícone de binóculo amarelo, você também pode ver quem visualiza seu trabalho.

Além disso, as alterações em tempo real são sincronizadas em todos os dispositivos para garantir que todos os membros da equipe possam acessar a versão mais recente do documento. Ao compartilhar documentos com sua equipe, você terá a flexibilidade de manter alguns documentos privados enquanto outros estão acessíveis a todos.

Além disso, protegendo seus documentos, você pode impedir que membros específicos da equipe acessem esses documentos sem pedir sua permissão. O aninhamento é outro dos recursos exclusivos do ClickUp. Ele permite agrupar páginas em um documento e, usando o recurso Relacionamentos, você pode vincular páginas relacionadas dentro do documento.

Você também pode importar seu trabalho de outros aplicativos, incluindo Evernote, Google Docs e até mesmo documentos do Microsoft Word. Se você estiver procurando por uma ferramenta de colaboração de documentos altamente responsiva, experimente o ClickUp.

A plataforma Dropbox Paper é outra opção avançada de colaboração de documentos disponível para equipes remotas. Com ele, você pode compartilhar documentos perfeitamente com os membros da equipe, dando-lhes acesso ao documento por meio de endereços de e-mail.

Atribuir tarefas aos membros de sua equipe com apenas alguns cliques e criar instantaneamente um prazo ao lado dele mantém todos informados. Além disso, você pode planejar suas reuniões vinculando os eventos do calendário no documento compartilhado.

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Como colaborador, você pode descobrir rapidamente quais tarefas foram atribuídas a você por documento ou por documento e navegar pelas tarefas atribuídas a outras pessoas e pelas já concluídas. Além disso, ao contrário do Google Docs, o Dropbox Paper suporta o compartilhamento de arquivos multimídia, tornando a colaboração mais atraente.

Além disso, o Dropbox Paper permite importar documentos do Microsoft Word, Excel e PowerPoint e vincular documentos do Google Docs, Sheets e Slides. Portanto, se você está procurando uma ferramenta de colaboração rica em recursos para sua equipe, experimente o Dropbox Paper.

Leve sua colaboração de documentos para o próximo nível

A Colaboração de Documentos existe há décadas. Experimente as ferramentas da lista para levar a colaboração de documentos com sua equipe para o próximo nível. Para determinar qual ferramenta é melhor para a equipe, você deve executá-la e escolher a solução que atende aos requisitos da equipe.

Você tem membros da equipe baseados em diferentes partes do mundo? Marcar uma reunião importante sem dúvida seria um desafio se você não conhecesse o fuso horário. Se sim, você deve verificar os conversores de fuso horário para facilitar seu trabalho.

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Você precisa trabalhar com pessoas de um fuso horário diferente? Use ferramentas de conversão de fuso horário para colaboração oportuna.

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