Como planejar facilmente um projeto usando o Dropbox Paper

O planejamento de projetos pode ser tedioso e esmagador, especialmente quando exige que toda a sua equipe colabore em tarefas separadas, sessões de brainstorming e muito mais.

Felizmente, existem ferramentas tecnológicas que podem simplificar o processo de planejamento do projeto. E o melhor de tudo, alguns deles são gratuitos. O Dropbox Paper é uma ferramenta gratuita de criação e edição de documentos oferecida pelo Dropbox. Tudo o que você precisa é de uma conta do Dropbox.

Planejando projetos com o Dropbox Paper

Papel para caixa de depósito apresenta todas as ferramentas que você precisa para planejar projetos com facilidade e rapidez. Por exemplo, você pode usar a ferramenta de linha do tempo para definir datas para tarefas e visualize todo o seu projeto.

Você também pode criar listas de tarefas e marcar membros específicos da equipe responsáveis ​​por cada tarefa. A melhor parte? Você pode fazer tudo isso em um único documento, facilitando o acompanhamento de todos os detalhes.

O Dropbox Paper é amigável para brainstorming

Antes de nos aprofundarmos, queremos compartilhar isso: você não precisa ter todo o seu projeto planejado antes de usar essas ferramentas. Além disso, você pode querer saiba mais sobre o que o Dropbox Paper realmente é.

É fácil colaborar com sua equipe para fazer brainstorming de projetos conforme você os planeja. Todos os membros de sua equipe podem visualizar e editar documentos do Dropbox Paper ao mesmo tempo.

Desenvolvendo Cronogramas Usando o Cronograma do Projeto

Primeiro, vamos criar uma linha do tempo básica do projeto. Abra um novo documento do Dropbox Paper e nomeie-o de acordo com seu projeto. Então, siga estes passos:

1. Na parte inferior do documento, você verá a barra de ferramentas do Dropbox Paper. Selecione o ícone da linha do tempo, que se parece com um calendário em miniatura.
2. Sua linha do tempo aparecerá. Em seguida, selecione a seta ao lado de 2 semanas para escolher a duração do seu projeto.

Definir marcos

A próxima etapa é definir os marcos do projeto que você deseja que sua equipe conclua ao longo do projeto. Para fazer isso:

1. Passe o mouse sobre a data e um Ícone de bandeira vai aparecer. Selecione-o.
2. Dê um nome ao seu marco.

Se você inserir um marco incorretamente ou simplesmente desejar remover um, clique no marco na linha do tempo e selecione o ícone de lixeira.

Adicionando Tarefas

Com todos os seus marcos inseridos, agora você desejará passar e adicionar tarefas específicas até a data de vencimento. Estas são as tarefas que você precisa concluir para alcançar cada marco.

1. Passe o mouse sobre o espaço em branco abaixo de cada data para fazer uma área cinza aparecer. Selecione-o para abrir o Janela de novo item.
2. Insira o nome da tarefa e adicione uma descrição da tarefa, se necessário.
3. Atribua a tarefa selecionando o Atribuir ícone (o corpo com um círculo ao redor).

Se você quiser chamar a atenção para tarefas específicas, você pode codificá-las por cores selecionando o Ícone da paleta no canto superior direito da janela. Por exemplo, você pode colorir as tarefas de alta prioridade em vermelho.

Organizando Tarefas Usando a Lista de Tarefas

Se você quiser renunciar à linha do tempo, poderá usar a ferramenta Lista de tarefas. Ou você pode usar a Lista de Tarefas com a ferramenta Linha do Tempo para organizar ainda mais as tarefas do projeto.

Por exemplo, você pode colocar marcos importantes na Linha do Tempo e suas tarefas com datas dentro da Lista de Tarefas. Quando as tarefas forem concluídas, basta marcar a caixa ao lado da tarefa.

Para configurar uma lista de tarefas:

1. Selecione os Ícone de lista de tarefas (que se parece com uma marca de seleção) na barra de ferramentas na parte inferior da tela.
2. Digite o nome da sua tarefa.
3. Selecione a data e insira uma data.
4. Se você deseja atribuir a tarefa a alguém de sua equipe, selecione o Atribuir ícone e digite seu nome ou e-mail.

É isso! Se você quiser fazer comentários sobre tarefas específicas, você pode fazê-lo selecionando o Ícone de comentário (que se parece com um balão de fala) ao lado da tarefa.

Recursos adicionais para planejamento de projetos

Depois de preencher o cronograma do projeto e a lista de tarefas, você está no caminho certo para planejar o projeto perfeito. Se você quiser levar seu planejamento de projeto ainda mais longe, aqui estão alguns recursos adicionais que podem ser úteis.

Marcação de documentos

Você tem vários documentos para cada projeto em que está trabalhando? Isso pode rapidamente se tornar confuso e frustrante para sua equipe. A maneira mais simples de organizar os documentos do seu projeto é por meio da marcação.

Marcação (#) permite que você coloque uma etiqueta em seus documentos e arquivos, para que você possa encontrá-los facilmente na pesquisa. Para marcar seus documentos:

1. Encontre o documento ou arquivo que você deseja marcar no Dropbox e selecione-o.
2. Na janela à direita, adicione uma tag no Adicionar uma etiqueta caixa.
3. Use tags que sejam descritivas para seu projeto. Por exemplo, #March2022MarketingCampaign funcionaria neste exemplo.

Quando você quiser encontrar documentos com suas tags, digite a tag na barra de pesquisa do Dropbox.

Modelo de Planejamento de Projeto

Não quer ter que criar um projeto dentro do Dropbox do zero? O Dropbox simplifica com o modelo de planejamento de projeto que você pode encontrar aqui.

Basta selecionar Usar modelo, e o modelo será aberto na sua conta do Dropbox Paper. Este modelo inclui uma lista de tarefas e uma linha do tempo, além de outras informações, como informações do projeto.

Preencha suas informações, e você estará pronto para ir. Também é totalmente editável, para que você possa fazer alterações para atender às suas necessidades específicas.

Outra ótima maneira de manter seus arquivos de projeto juntos é vincular esses arquivos ao documento principal do projeto.

Para usar esse recurso, abra o documento de planejamento do projeto. Então, siga estes passos:

1. Na barra de ferramentas, selecione o Ícone Inserir arquivos do Dropbox, que se parece com uma caixa aberta.
2. Usando a barra de pesquisa, localize o arquivo que deseja inserir em seu documento. Isso pode ser qualquer coisa, desde contratos a apresentações. Você também pode fazer upload de documentos selecionando Fazer upload de arquivos.
3. Realce o documento e selecione Escolher.
4. O arquivo, documento ou imagem será inserido em seu documento. Você também pode clicar no arquivo para abri-lo ainda mais e visualizá-lo em tela cheia.

O que mais você pode fazer com sua conta do Dropbox?

O Dropbox Paper é uma ótima ferramenta para tudo, desde o planejamento de projetos até a criação de documentos completos com recursos visuais. Então, o que mais você pode fazer com sua conta do Dropbox? O céu é o limite.

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