Como construir um quadro de solicitação de projeto no ClickUp

Delegar tarefas ou pedir ajuda às vezes pode deixar as pessoas se sentindo constrangidas. Seja a ansiedade de perguntar da maneira errada ou se preocupar com o que outra pessoa pode pensar, é um desafio comum no local de trabalho.

Mesmo aqueles bem experientes na distribuição de tarefas poderiam se beneficiar de gastar menos tempo comunicando os detalhes. Pode ser exaustivo acompanhar tudo o que você discutiu em e-mails, mensagens e reuniões, especialmente quando você perde o controle de um anexo, detalhe ou pergunta.

Neste artigo, vamos orientá-lo sobre como fazer um quadro de solicitação de projeto no ClickUp que torna a delegação rápida e indolor.

Quais colunas você incluirá em seu quadro de solicitação de projeto?

Ao criar um quadro de solicitação de projeto no ClickUp, o objetivo é economizar tempo. Você deve deixar claro para quem está atribuindo o projeto, quando deseja que eles o concluam e o nível de prioridade, bem como quem está fazendo a solicitação. Você pode fazer isso rapidamente adicionando as colunas

cessionário, Data de Vencimento, prioridade, e criado por ao seu tabuleiro.

Se você está se perguntando por que o criado por coluna é importante, é por duas razões. Isso ajuda seus colegas de equipe a saber a quem perguntar se eles se depararem com uma pergunta. Também permite que eles saibam a quem estão se reportando se você tiver várias pessoas atribuindo projetos.

Você não pode alterar quem aparece no criado por coluna, portanto, se você estiver criando a tarefa em nome de outra pessoa, poderá anotá-la na descrição.

Além disso, você pode notar a cessionário coluna contém um nome por padrão. Se você quiser colocar mais de uma pessoa em uma tarefa, poderá ativar vários responsáveis. Para fazer isso, clique no ícone do seu perfil no canto inferior esquerdo, vá para Configurações, selecione ClickApps, e ative Vários Cessionários inas opções.

Se você quiser trazer outra pessoa para o projeto que não esteja trabalhando ativamente nele, você pode adicioná-la como um observador, ou se você quiser que seus colegas de equipe reivindiquem tarefas, você pode simplesmente deixar a coluna em branco.

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Além das quatro colunas mencionadas acima, Clique para cima oferece muitos outros que o ajudarão a comunicar as especificidades do projeto. Por exemplo, se suas tarefas são sensíveis ao tempo, você pode usar o Data Criada coluna para mostrar quanto tempo está sentado. Você também pode usar o estimativa de tempo coluna para avisar seus colegas de equipe sobre quanto tempo o projeto pode levar.

Para descobrir quais colunas você gostaria de usar, reserve um tempo para pensar na maneira como sua equipe já distribui as tarefas, escolha o que funciona e personalize seu quadro para atender às suas necessidades.

Como configurar um quadro de solicitação de projeto no ClickUp

A primeira etapa para criar um quadro de solicitação de projeto é criar uma nova lista em seu espaço de trabalho. Para fazer isso, passe o mouse sobre o nome do seu workspace na barra lateral e clique no botão Adicionar. Nomeie sua lista de acordo.

Em seguida, insira as colunas que você gostaria de usar se elas ainda não estiverem lá. Você encontrará uma longa lista deles ao selecionar a opção adicionar no canto superior direito da sua lista. Lembre-se, menos é mais. Se você adicionar muitas informações ao seu quadro, pode acabar confundindo seus colegas de trabalho, especialmente aqueles que são novos no software de gerenciamento de projetos.

Você também vai querer ter uma abordagem mínima com status. Para editar seus status, passe o mouse sobre o Façam ou qualquer guia de status em seu quadro, clique nos três pontos à direita e vá para Gerenciar status. Selecionar personalizadas e crie os que você gostaria de usar para se comunicar com sua equipe.

O exemplo usa façam, em andamento, e completo, mas você pode ser mais criativo se quiser. Se você estiver usando o quadro para reivindicar projetos, talvez queira usar abrir em vez de afazeres e ter um atribuído statuspara que você e os outros saibam que outra pessoa está nele, mesmo que ainda não tenham começado a trabalhar.

Você também pode usar opções como grudou comunicar que um colega de equipe precisa de ajuda, ou em espera para compartilhar rapidamente que um projeto não está em andamento nem concluído.

Como trabalhar dentro de um comitê de solicitação de projeto

A ideia por trás do quadro de solicitação de projeto é limitar a comunicação ao delegar tarefas. Não que você não esteja compartilhando detalhes ou respondendo perguntas, mas está fazendo isso em um só lugar, para que você e sua equipe saibam onde encontrar as informações.

Os detalhes nas colunas fornecem ao responsável uma rápida visão geral das expectativas do projeto. Além disso, você pode colocar notas detalhadas dentro da tarefa clicando em seu nome.

Aqui, você encontrará um local onde poderá descrever a tarefa para seu colega de equipe, anexar arquivos e se comunicar nos comentários.

Você também pode adicionar um observador ao projeto clicando no símbolo do olho no canto superior direito. Fazer isso é como colocar alguém em CC em um e-mail.

Quando seu colega de equipe começa a trabalhar na tarefa, ele altera o status para em andamento para mostrar que está em andamento e completo quando eles terminarem. O ClickUp oculta automaticamente as tarefas concluídas, mas você pode visualizá-las a qualquer momento clicando show fechado no canto superior direito.

Lembre-se de que qualquer pessoa pode atribuir projetos no ClickUp, portanto, seu quadro de solicitações de projetos funcionará nos dois sentidos. Dessa forma, se você tiver um colega de trabalho que precisa de sua ajuda em alguma coisa, ele também poderá criar uma tarefa para você.

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Se você trabalha com uma equipe grande e acha que o quadro de solicitações de projetos está muito ocupado, convém criar quadros separados para cada departamento. Você também pode criar quadros de solicitação de projeto para pessoas individuais se sua empresa tiver muitas tarefas ou alguém precisar de um pouco mais de foco individual.

Além disso, se você achar que tem algumas pessoas visuais em sua equipe, você pode querer adicionar uma visualização de quadro que usa um sistema de cartão no lugar de uma lista.

Concentre-se com um quadro de solicitação de projeto

Fazer um quadro de solicitação de projeto é um projeto rápido que tanto iniciantes quanto usuários experientes do ClickUp podem assumir. Usar um não só ajudará a limitar o salto entre e-mails e mensagens ao delegar tarefas, mas também pode reduzir a quantidade de tempo que você gasta em reuniões, agendadas ou não.

Apenas certifique-se de explicar à sua equipe como isso funciona e deixe-os saber que eles também podem solicitar ajuda de você ou uns aos outros quando precisarem.

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