Fadiga de recursos: como evitar a sobrecarga com o software de gerenciamento de projetos

Encontrar o software de gerenciamento de projetos certo pode ser um desafio. Com cada escolha vem uma longa lista de recursos e funções com nomes diferentes e, às vezes, um propósito pouco claro.

Ao fazer uma comparação, é fácil ficar sobrecarregado, mas não precisa ser assim. Neste artigo, apresentaremos algumas dicas para reduzir a fadiga de recursos na hora de escolher o software de gerenciamento de projetos certo para você.

1. Faça um plano para o seu software de gerenciamento de projetos antes de experimentar ou comprar

Você já tomou a decisão de experimentar o software de gerenciamento de projetos, ou pelo menos está considerando isso. Com tantas opções excelentes por aí, você estará fazendo um grande favor a si mesmo descrevendo o que gostaria de fazer com ele antes de analisar os recursos e recursos de cada software.

Isso não apenas o ajudará a encontrar o software certo, mas também a identificar e excluir os errados.

Pense em maneiras pelas quais você e seus colegas de trabalho comunicam as tarefas agora. Você deseja que o software substitua certos tipos de e-mails, reuniões e memorandos? Que tipos de detalhes você normalmente inclui e qual é o processo no qual você atribui tarefas?

Outra parte importante de delinear como você o usará é identificar quem o usará. Quantas pessoas você tem em sua equipe? Que tipo de funções e permissões você precisará para a conta de cada membro da equipe? Você precisará incluir contas de convidados para clientes ou contratados?

Você também pode considerar se precisará de espaços de trabalho privados em seu software. Por exemplo, você pode definir listas criadas em seus espaços de trabalho ClickUp como compartilhadas ou privadas por padrão e alternar a qualquer momento. A noção é o oposto, onde as páginas são privadas até que você as compartilhe com convidados, a menos que você vá para a conta da equipe.

Embora muitos softwares de gerenciamento de projetos possam parecer iguais, responder a essas perguntas ajudará você a entender quais recursos você precisará procurar dentro do seu orçamento.

2. Decida quais recursos você precisa, com base no que você já faz

Aqui é onde as coisas podem ficar um pouco complicadas. Existem muitas opções de software de gerenciamento de projetos e, com isso, cada software possui uma longa lista de recursos.

Algo a ter em mente aqui é que menos é mais. Você também pode delinear tarefas ou fluxos de trabalho repetitivos com apenas uma tabela e algumas listas de verificação, conforme mostrado no exemplo usando Notion abaixo. Tudo se resume a como você e sua equipe trabalham juntos.

Usar o rastreamento de tempo como exemplo, só porque você pode fazer isso em algum software de gerenciamento de projetos, não significa que você deveria. Se você já tem um método de rastreamento de tempo que funciona ou não está rastreando seu tempo no momento, e tudo bem, por que escolher aquele com rastreamento em vez de um sem?

Seu software de gerenciamento de projetos não deve adicionar nenhum atrito às suas tarefas diárias. Em primeiro lugar, é uma ferramenta que você pode usar para comunicar projetos de forma eficaz, então pense nas maneiras que você faz isso atualmente e quais recursos seriam mais úteis.

É fácil se distrair com recursos extras, não apenas porque você gasta tempo configurando-os e não os usando, mas eles sobrecarregam seu espaço de trabalho. Isso nos leva ao próximo ponto.

3. Se é chamativo, decida se é sustentável

Se um determinado recurso chamar sua atenção e você decidir usá-lo, pergunte a si mesmo se é algo que você manterá a longo prazo. Por exemplo, os widgets de fazenda e bateria de lhama da Monday.com são adições muito divertidas ao painel, pois tornam seus objetivos um pouco parecidos com jogos, mas a emoção pode desaparecer facilmente.

Na verdade, você pode querer evitar olhar para widgets, já que Monday, ClickUp, Notion e Asana são ótimas opções sem eles. A imagem abaixo é um exemplo simples de placa de solicitação de projeto usando apenas alguns dos muitos recursos disponíveis na versão não paga do ClickUp.

É melhor escolher seu software de gerenciamento de projetos com base em sua base e não em seus sinos e assobios - especialmente se eles só prejudicarem sua produtividade.

Outro item a ser observado aqui são as integrações. Assim como os widgets, é provável que você possa usar o software sem eles. No entanto, se você gosta que ele se integre a outro software, verifique quais tarefas ele pode concluir antes de deixar que isso se torne um fator decisivo. A integração pode ser apenas mais uma notificação ou etapa a ser tomada.

4. Alguns recursos básicos úteis para procurar

Antes de entrarmos no básico, é importante observar que, ao comparar os recursos do software de gerenciamento de projetos, você visita cada site individualmente. Cada software pode usar um sistema de nomenclatura diferente para o mesmo recurso, fazendo parecer que o outro não possui um recurso específico ao fazer uma comparação direta. A concorrência pode chamar isso de algo diferente.

O melhor exemplo disso é Notion. Embora você não encontre uma lista enorme de cada conteúdo, você pode adicionar tarefas, status ou quadros às suas páginas. Usando blocos, você pode criar um sistema de gerenciamento de projetos eficaz.

Não importa o nome, alguns conceitos básicos úteis que você deve observar são:

• Tarefas, páginas ou pulsos— qualquer que seja a terminologia que o software use, esses são os cartões em branco no software de gerenciamento de projetos onde você pode adicionar a descrição, data de vencimento, prioridade, responsável e anexos ao criar um tarefa.
• Ferramentas de comunicação— em vez de alternar entre o software de gerenciamento de projetos e o e-mail, tendo a ferramentas para comentar, responder e marcar outras pessoas é extremamente útil ao colaborar ou delegar projetos.
• Status— parte do que torna as ferramentas de gerenciamento de projetos ótimas é que você e sua equipe podem dizer um ao outro que estão trabalhando em algo, sem fazer um anúncio público.
• Lembretes– você provavelmente desejará ajustá-los para atender às suas necessidades, mas ficará grato por ter lembretes em seu software de gerenciamento de projetos, especialmente nos momentos em que precisar deles.
• Interface limpa— um design limpo e minimalista ajudará você a se concentrar nas tarefas mais importantes em mãos.

Não deixe que os recursos atrapalhem a função

O software de gerenciamento de projetos pode parecer intimidador no começo, mas não precisa ser. Se você seguir um plano e se ater a ele, encontrará o melhor para você e sua equipe.

O melhor de tudo é que a maioria das empresas de software de gerenciamento de projetos oferece um teste gratuito, para que você possa testá-lo antes de pagar qualquer coisa. Por que não experimentar alguns criando um quadro de projeto em cada um?

ClickUp vs. Asana: o que é melhor para o gerenciamento de projetos?

Existem muitas opções de software de gerenciamento de projetos, aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a escolher entre Asana e ClickUp.

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