Como configurar uma resposta automática de férias recorrente no Gmail

Você provavelmente está familiarizado com a resposta de ausência temporária do Gmail. É aquele e-mail automático que você pode ativar sempre que sair de férias. Ele informa a seus amigos e colegas que você não está próximo ao seu computador e você os responderá quando voltar.

Por mais útil que seja esse recurso, às vezes não é suficiente. Por exemplo, se você tiver um dia de folga normal durante a semana, convém que uma notificação de ausência temporária seja sempre executada nesse dia.

Embora o Gmail não possa fazer isso sozinho, aqui estão duas outras maneiras de obter esse e-mail recorrente automaticamente.

Use o Auto Reply Pro para seu e-mail fora do escritório

A primeira opção é um complemento do Google Marketplace chamado Resposta automática profissional. Embora seja um recurso pago, também possui um nível gratuito, que permite enviar 50 e-mails automáticos por mês. Se sua caixa de entrada não costuma receber tanto tráfego, pode ser a solução perfeita para você.

Siga estas etapas para configurá-lo:

1. Instale o aplicativo e conecte-o à conta do Gmail desejada.
2. Na sua conta do Gmail, pressione o botão Resposta automática profissional ícone no lado direito da tela. Parece um rosto azul e quadrado feliz.
3. Na janela que aparece, clique em Iniciar.
4. Clique Adicionar/gerenciar regras no aplicativo. Isso abrirá uma nova janela.
5. Imprensa Pular para pousar na tela inicial do aplicativo.
6. No lado esquerdo, clique em Resposta automatica, e no menu que se abre, clique em Adicionar novo fora do escritório.
7. Dê um nome à regra e clique em Próximo.
8. Nesta tela, você pode escolher as condições. Por exemplo, apenas emails com um determinado tópico ou de destinatários específicos. Como queremos enviar isso para todos os e-mails, não marcamos nada e pressionamos Próximo.
9. Marca Ativar apenas para data e hora específicas.
10. Aqui é onde você pode definir quando o e-mail será enviado. No entanto, é um pouco complicado. Você pode escolher HabilitarDiário, que enviará o e-mail em horários específicos todos os dias (como na hora do almoço e depois do trabalho).
11. Se você quiser bloquear um dia inteiro, precisará escolher Ativar para eventos do calendário. Aqui você tem duas opções. Ou você escolhe seu calendário regular e também bloqueia seus dias de folga regularmente, ou cria um novo calendário, dedicado apenas a bloquear os dias de folga. Tenha em mente que se você escolher o primeiro, o e-mail será enviado toda vez que você tiver um evento, mesmo que não seja no seu dia de folga.
12. Depois que você bater Próximo, clique Adicionar nova ação>Criar e enviar novo e-mail (no novo tópico).
13. É aqui que você finalmente pode personalizar seu e-mail. Adicione conteúdo, pressione Configurações Adicionais de Correio para definir o Sujeito e qualquer outra personalização que desejar. Assim que terminar, clique Criar resposta fora do escritório na parte inferior da tela.

É isso, está tudo pronto. Se você está um pouco confuso sobre como definir seu calendário para trabalhar com a resposta automática, leia mais sobre como bloquear o tempo no Google Agenda. Você também pode definir horas de trabalho especificadas se você tiver uma conta por meio de uma organização.

Como definir uma resposta automática regular com o Zapier

Outra boa opção para definir uma resposta automática recorrente é Zapier. Esta opção requer uma assinatura paga; no entanto, pode valer a pena para algumas pessoas. É muito mais flexível e permite automatizar muitas partes de seus fluxos de trabalho, não apenas e-mails.

É assim que você cria a ausência temporária depois de se inscrever no serviço:

Criar um novo gatilho

Para fazer a bola rolar, você precisa informar ao Zapier quando deseja que uma ação ocorra. Isso é chamado de gatilho.

1. Clique Criar Zap no canto superior esquerdo da tela inicial.
2. Escolha Gmail Enquanto o Acionar para o Zap.
3. No menu suspenso em Evento acionador, escolher Novo Email e pressione Continuar.
4. Faça login na sua conta do Gmail para permitir o acesso e, uma vez feito, pressione Continuar.
5. Escolha a pasta à qual você deseja aplicar isso. Normalmente, basta enviar a resposta automática para sua caixa de entrada. No entanto, se você tiver um filtro em que novos e-mails vão diretamente para marcadores diferentes, convém escolhê-los também. A opção padrão é para todos os e-mails. Imprensa Continuar.
6. Imprensa Acionador de teste para garantir que a conexão esteja funcionando e Continuar.

Aplicar um filtro

Em seguida, você precisa garantir que o Zapier não envie a resposta para todos os novos e-mails, mas apenas para aqueles enviados em uma data específica. UMA Filtro ajuda a configurar isso.

1. Debaixo Açao, escolher Filtro.
2. Debaixo Só continue se…, escolha nos menus suspensos Data>(Texto) Começa Com e na última caixa escreva as três letras do dia que deseja que seja enviada. Em nosso exemplo, colocamos Sab ou Dom, para incluir todo o fim de semana.
3. Após o software testar o filtro, pressione Perto, e então o + para adicionar a ação.

Defina seu respondedor

É hora de finalmente definir seu respondedor de e-mail e fazer esse bebê funcionar.

1. Escolha Gmail novamente como seu Evento do aplicativo.
2. Escolher E-mail enviado como seu Evento de ação e pressione Continuar.
3. Como você já fez login na sua conta, basta selecioná-la no menu agora e continuar.
4. Nesta tela, você pode personalizar seu e-mail ao seu gosto. Os dois campos obrigatórios são Sujeito e Corpo. Também adicionamos nossa assinatura regular, para parecer mais profissional.
5. Mais uma vez, depois de bater Continuar, você pode testar o e-mail para garantir que ele fique bem no Gmail. Verifique o seu Enviei pasta para ver se você aprova.
6. Se estiver satisfeito com o resultado, clique em Ativar Zap.

Aprenda a aproveitar a automação

A opção de enviar uma mensagem recorrente de ausência temporária pode ser extremamente útil para freelancers e pequenas empresas. Você não quer ficar preso ao seu computador, e isso ajuda a garantir que seus clientes voltem para eles em algum momento.

Com esses dois aplicativos, você também pode automatizar outros processos e e-mails, para facilitar sua vida a longo prazo. Você logo descobrirá que, depois de experimentar a automação, é fácil ficar viciado.

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