Como usar notas autoadesivas com o Outlook para e-mails melhores

A verificação de e-mails faz parte do dia a dia de trabalho da maioria dos profissionais. Então, vale a pena encontrar maneiras de acelerar esse processo e torná-lo um pouco menos estressante.

Uma maneira de facilitar sua vida é usar o Microsoft Sticky Notes em sua conta de e-mail do Outlook. Vamos descobrir como.

Comece a usar o Microsoft Sticky Notes no Outlook

De acordo com Pesquisa da Adobe de 2018, os americanos gastam cerca de 3,1 horas por dia em e-mails. Então, é assim que você pode usar as notas embutidas no Outlook para acelerar sua correspondência de e-mail.

Como o nome sugere, é um aplicativo de anotações que você pode usar para vários fins. Mas antes que você possa começar a fazer anotações sobre ele, primeiro você precisa configurá-lo.

É importante saber que isso só funciona para o Windows 10 e 11. Começar:

1. Baixe o aplicativo Sticky Notes na loja da Microsoft.
2. Entre no aplicativo Sticky Notes com sua conta da Microsoft.
3. Entre na sua conta do Outlook.
4. Selecione a opção Notas fornecida no menu do lado esquerdo.
instagram viewer
5. Clique em Nova nota para criar um.
6. Clique duas vezes na nota existente para editá-la.
7. Clique em três dotes para excluir ou alterar a cor de uma nota específica.

Todas as notas que você criar aqui serão sincronizadas com o aplicativo Sticky Notes que você baixou da Microsoft Store. Além disso, para acessar essas notas em seus dispositivos móveis (seja Android ou iPhone), você precisará baixar o Microsoft OneNote. Depois de configurar o aplicativo, as notas também serão sincronizadas automaticamente.

Dessa forma, você pode acessá-los quando e onde quiser.

Depois de configurá-lo, você pode começar a usá-lo para diferentes propósitos. Algumas maneiras criativas de usá-lo estão listadas abaixo.

Download: Notas adesivas para janelas (Livre)

Download: Microsoft OneNote para Android | iOS (Livre)

Faça anotações para economizar tempo

A primeira e mais simples coisa que você pode fazer com este aplicativo é fazer anotações com ele para reuniões, e-mails, coisas essenciais para incluir em um e-mail e muito mais.

Além disso, se você costuma receber feedback longo em e-mails e costuma ir e voltar para verificar se abordaram tudo antes de enviar seu projeto, o Sticky Notes pode economizar esse tempo extra e esforço. Adicionar esses comentários na forma de marcadores em suas notas autoadesivas pode ser uma ótima maneira de evitar esse incômodo.

Além disso, você também pode usar essas notas para acompanhar o feedback que recebe para melhorar seu trabalho. Por exemplo, pode não ser possível passar por todos os tópicos de e-mail para cada um dos projetos enviados no final da revisão.

Portanto, resuma o feedback que você recebe sobre a conclusão de cada tarefa em algumas linhas e adicione-os às suas notas adesivas. Até o final do mês, você terá uma lista completa de coisas em que precisa trabalhar ou que já melhorou.

Além disso, você também pode manter notas para os e-mails que envia semanalmente com outras informações, como o nome e o endereço de e-mail do destinatário e a finalidade do e-mail. Basta riscar a lista quando terminar de enviá-los. Ele pode ajudá-lo significativamente a assuma o controle de sua caixa de entrada.

Adicionar lembretes

Use Sticky Notes para adicionar lembretes de pequenas coisas que você precisa fazer hoje e não quer se incomodar em adicionar ao seu calendário.

Você também pode definir lembretes sobre os e-mails que você precisa enviar hoje, acompanhamentos, entrevistas ou reuniões que você precisa participar.

Responda mais rápido aos e-mails

Muitas pessoas passam minutos, se não horas, pensando em como responder a um e-mail. Muitas vezes consome uma grande parte do nosso tempo.

As notas autoadesivas são o lugar perfeito para adicionar frases rápidas que você pode usar para responder a diferentes tipos de e-mails. Tudo o que você precisa fazer é copiar e colar o texto daqui.

Isso é especialmente verdade se você receber consultas semelhantes regularmente em diferentes formas. Você pode apenas criar um modelo para usar para eles e alterar os detalhes conforme necessário.

Crie Modelos para Diferentes Fins

Além de responder às perguntas, precisamos escrever e-mails para várias outras ocasiões. Passamos pelo mesmo processo de pensamento todas as vezes para garantir que o resultado final seja profissional.

Portanto, crie modelos de e-mail pré-fabricados para esses eventos, para que você não perca tempo suficiente pensando no que escrever. Em vez disso, copie e cole do seu Sticky Notes. Aqui estão algumas das ocasiões para as quais você deve ter um e-mail pré-fabricado:

• Fazendo um pedido de desculpas por e-mail.
• Agradecendo seu chefe ou colega.
• Aceitando um novo projeto.
• Pedir licença médica.
• Solicitação de prorrogação de prazo.
• Acompanhamento de e-mails.
• Pedindo atualizações sobre o projeto de colegas de trabalho.

Mantenha uma lista de verificação de e-mail

Se você trabalha com vendas, procura um novo emprego ou trabalha como contratado e precisa enviar e-mails regularmente, você pode experimentar e descobrir quais de seus e-mails trazem ótimos resultados e quais fracassar. Finalmente, analise os detalhes que você cobriu neles.

Com base nisso, crie uma lista de verificação em suas notas autoadesivas sobre o que incluir em seus e-mails e o que evitar. Você pode verificar cada um dos novos e-mails que redigir com esta lista de verificação antes de enviá-los para garantir melhores resultados. Por exemplo:

1. Minha linha de assunto se dirige diretamente ao destinatário?
2. Cumprimentei o destinatário?
3. Existe um bom gancho no começo?
4. Minhas intenções com este e-mail são claras?
5. Eu revisei?
6. Anexei os documentos ou links essenciais?
7. Inclui uma boa chamada para ação?
8. A assinatura é boa o suficiente?

Mantenha uma lista de linhas de assunto prontas para usar

Semelhante aos modelos de e-mail, você também pode manter uma lista de linhas de assunto poderosas para facilitar seu trabalho e acelerar o processo. Para garantir, você pode encontrar um por um momento exato, pode categorizá-los em negrito e usá-los como quiser.

Por exemplo,

• Obrigado [Nome completo]
• A confusão no meu último e-mail
• Prazer em aceitar o novo projeto

Notas autoadesivas no Outlook para facilitar sua vida

Os e-mails podem demorar, mas são algo que simplesmente não podemos ignorar. Portanto, usar uma ferramenta como o Sticky Notes pode ajudá-lo a enviar e responder a eles mais rapidamente do que antes.

Além disso, sincronizar todas as suas notas com o OneNote no celular e o aplicativo Sticky Notes no Windows é outra excelente adição.

Se você ainda não estiver familiarizado com os recursos do Microsoft OneNote, considere ler sobre eles também.

12 recursos pouco conhecidos do Microsoft OneNote que você vai adorar

Leia a seguir

Sobre o autor