A maneira típica de gerenciamento manual de contratos é assinar um pedaço de papel e armazená-lo em um arquivo. O processo manual é lento e menos eficiente no monitoramento e rastreamento de funcionários remotos.
Com o trabalho remoto se tornando o novo “normal” para muitas empresas, nunca foi tão importante garantir que os contratos e os processos de gerenciamento funcionem sem problemas.
O bom é que você pode usar o software de gerenciamento de contratos para automatizar todo o ciclo de vida do contrato, desde a criação até a negociação, assinatura e renovação. Há muitos benefícios do software de gerenciamento de contratos. Aqui estão os seis primeiros.
1. Melhora a privacidade e a segurança
Um dos desafios de gerenciar contratos manualmente é que depende muito do papel. O problema com documentos físicos é que eles são mais propensos a danos e perdas. Embora o trabalho remoto arrisque violações de dados, vazamentos e hackers, o software de gerenciamento de contratos elimina esses riscos, permitindo que você faça backup de todos os seus documentos.
O software de gerenciamento de contratos permite armazenar documentos na nuvem, ajudando a reduzir as chances de perda ou dano. O software também protege as informações confidenciais do contrato contra acesso não autorizado. A ferramenta de gerenciamento inclui contratos e acordos com diferentes níveis de acesso, permitindo que você determine quem pode acessar, editar e compartilhar documentos específicos.
Por exemplo, os administradores do sistema podem configurar regras baseadas em permissão, decidindo quem pode acessar o que informações, estejam eles localizados fisicamente no escritório ou trabalhando remotamente em qualquer lugar do mundo. Além disso, alguns programas protegem documentos usando autenticação de dois fatores e as mais recentes tecnologias de criptografia.
2. Poupa tempo
Gerenciar contratos manualmente é um processo lento e demorado. Muitas vezes, envolve conversas cara a cara, assinatura de cópias em papel, envio e recebimento de correspondência, digitalização e upload de documentos para compartilhar. Além disso, você precisará repetir todo o processo sempre que modificar o contrato.
Com o software de gerenciamento de contratos, há pouco tempo de espera para obter contratos em qualquer lugar do mundo. Software como Opção padrão do Zapendo permite que você aproveite sua assinatura eletrônica para economizar horas em contratos e acordos.
Para algumas empresas, os atrasos começam durante a criação do contrato. Nesse caso, alguns softwares disponibilizam modelos pré-aprovados para iniciar o rascunho, bem como termos e cláusulas padronizados para casos de uso específicos.
Trabalhadores remotos sem acesso aos documentos do contrato tendem a solicitar respostas às perguntas respondidas no contrato. Isso pode tornar difícil para a equipe interna manter o controle sobre sua carga de trabalho.
O software de gerenciamento de contratos armazena todas as versões de um contrato em um formato organizado. Dessa forma, os trabalhadores remotos podem acessar a versão mais recente e encontrar respostas para suas dúvidas. Processos demorados que podem ser automatizados incluem aprovações, renovações e ações de gerenciamento de contratos não programadas.
3. Simplifica o compartilhamento e a colaboração
As empresas em um ambiente de trabalho remoto podem consultar e colaborar com os membros da equipe que trabalham em casa ou em trânsito enquanto viajam.
O software de gerenciamento de contratos baseado em nuvem oferece aos usuários autorizados acesso em tempo real às informações de que precisam. Ele permite que você faça login, abra um contrato e colabore com colegas de qualquer lugar do mundo.
O software também possui ferramentas de colaboração e comunicação, como comentários e bate-papo de documentos, facilitando a negociação e atualização de termos em tempo real. Essas ferramentas permitem que equipes remotas insiram dados, ajudando a criar uma força de trabalho autônoma em um ambiente controlado.
4. Reduz o risco e melhora a conformidade
Questões como termos não aprovados e obrigações perdidas podem colocar uma organização em risco. Felizmente, o software de gerenciamento de contratos pode ajudar a reduzir os riscos usando cláusulas pré-aprovadas e ferramentas de auditoria de contratos.
Usando um software de gerenciamento de contratos, a equipe de gerenciamento pode verificar se os resultados de cada contrato atendam às expectativas e que os funcionários remotos estejam cumprindo o contrato com as ferramentas de auditoria.
O software permite rastrear e auditar cada etapa de um marco de contrato de qualquer lugar, permitindo que todos os funcionários, incluindo trabalhadores remotos, sejam responsáveis por suas ações. Isso ajuda a melhorar a eficiência enquanto protege sua empresa contra não conformidades.
A ferramenta também inclui trilhas de auditoria que permitem visualizar todo o histórico do contrato com apenas alguns cliques. Os usuários autorizados podem visualizar em qual estágio um contrato está e seu status (ativo, pendente, expirado etc.), melhorando a responsabilidade e a conformidade.
Você também pode usar o software para analisar a saúde de seus relacionamentos comerciais. O software de gerenciamento de contratos inclui relatórios que ajudam a avaliar o nível de conformidade de terceiros com políticas e regulamentos.
Uma melhor comunicação com os funcionários e permitir o acesso de toda a empresa às políticas internas geram uma sensação de inclusão, permitindo maior conformidade. Isso é especialmente verdadeiro para os funcionários que trabalham em casa.
5. Automatiza alertas para datas importantes e entregas
Trabalhar com equipes remotas aumenta as chances de perder prazos e oportunidades. Felizmente, o software de gerenciamento de contratos pode capturar as principais datas e entregas do contrato e enviar notificações para a parte responsável.
O software de gestão de contratos é um dos melhores ferramentas para otimizar processos de trabalho remoto. Por exemplo, você pode configurar a ferramenta de notificações do software para alertar os gestores sobre contratos que devem ser cancelados ou renovados, mantendo seus interesses financeiros seguros.
Os trabalhadores remotos podem ser notificados e começar a trabalhar nas tarefas mais cedo, dando a você mais controle sobre os projetos. Você também pode enviar notificações a todos os funcionários remotos sobre alterações de política ou a necessidade de revisão de política.
As notificações de gatilho são um recurso crucial do software de gerenciamento de contatos e podem alertá-lo quando uma parte importante de um contrato foi assinada. Além disso, alguns softwares permitem definir alarmes recorrentes automáticos que não são redefinidos até que a equipe designada execute a ação esperada.
6. Centraliza os dados para maior visibilidade
Um problema comum com o uso do gerenciamento manual de contratos é encontrar um contrato mal colocado. Com o software de gerenciamento de contratos, você não precisa depender de armários bagunçados que dificultam a busca rápida de documentos cruciais.
O CMS baseado em nuvem resolve os problemas fornecendo um repositório central pesquisável. O hub de documentos centralizado inclui ferramentas de pesquisa e filtro para garantir que os membros da equipe, incluindo trabalhadores remotos, acessem informações críticas a qualquer hora e em qualquer lugar.
Armazenar todos os documentos em um repositório virtual centralizado aumenta a visibilidade do contrato. Ele também oferece controle sobre o acesso aos documentos do contrato e cria uma única fonte de verdade. Algumas empresas permitem que os membros da equipe visualizem obrigações em andamento, entregas, projetos futuros e datas de renovação e gastos com contratos.
Simplifique processos e fluxos de trabalho com o software de gerenciamento de contratos
Gerenciar contratos remotamente não é uma das tarefas mais glamorosas de uma organização. Monitorar e rastrear funcionários remotos é ainda mais desafiador ao gerenciar contratos manualmente.
Técnicas manuais e baseadas em papel tornam o processo de gestão de contratos mais lento e menos eficiente. Mas com um software confiável de gerenciamento de contratos, as empresas podem lidar facilmente com contratos, mesmo quando trabalham com equipes remotas.
