Quando se trata de estimativa de tempo e gerenciamento de projetos freelance, o mais importante é acompanhar com precisão suas horas de trabalho. É importante que você conheça bem o seu projeto para dar aos seus clientes uma estimativa realista de quanto tempo uma determinada tarefa levará.

Afinal, você não quer se ver cobrando demais ou cobrando menos de seus clientes. Vamos dar uma olhada em algumas das dicas que você deve ter em mente ao fazê-lo.

1. Defina o escopo do seu projeto

O primeiro passo é ter certeza de que você tem uma compreensão firme do que o projeto implicará. Descubra exatamente com quais tarefas, prazos e orçamentos você lidará. Ter uma compreensão concreta do escopo e das tarefas envolvidas o ajudará a evitar despesas desnecessárias.

Cuidado com a fluência do escopo. Se você não for cuidadoso, seu projeto provavelmente se estenderá por mais tempo do que o previsto inicialmente. A melhor maneira de evitar isso é ter um TrabalhoDemolirEstrutura (WBS) para mapear todas as tarefas em detalhes e otimizar seu fluxo de trabalho com seu cliente de forma eficaz. Você também pode usar um modelo de escopo do projeto para essa finalidade.

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2. Use uma técnica de estimativa de tempo adequada

A todo custo, você deve tentar evitar sub e superestimação. Muitos freelancers tendem a citar sua taxa horária ao determinar o valor do trabalho realizado, mas isso pode levar a faturas inflacionadas ou até mesmo subcobrar pelo seu tempo - especialmente se você não levou em consideração contingências, restrições de recursos e outros fatores. Aqui estão alguns métodos para estimar as horas do projeto com precisão:

  • Julgamento Especializado: Isso é necessário nos casos em que os dados são difíceis ou impossíveis de medir, ou quando as especificações detalhadas não estão exatamente disponíveis. A chave para usar essa técnica é obter o máximo de informações e análises possíveis antes de tomar uma decisão. Você deve usar este método para identificar as subtarefas e sua duração na etapa de estimativa de esforços e previsão de tempo.
  • Estimativa Análoga: A estimativa análoga é uma prática comum que envolve o uso de um(s) projeto(s) com características semelhantes como base para sua estimativa. Você pode usar a experiência anterior, as médias do setor ou outros recursos para ajudá-lo nesse processo. Essencialmente, a estimativa análoga usa dados históricos de projetos semelhantes para fazer uma estimativa.
  • Estimativa de três pontos: Esse método envolve a determinação de todos os cenários possíveis (otimista, pessimista e mais provável), bem como suas probabilidades de ocorrência e, em seguida, chegar a uma estimativa final. É comumente calculado usando a técnica de distribuição triangular ou estimativa PERT beta.

Ao usar o método de distribuição triangular, você pode obter a média das seguintes estimativas: a estimativa otimista (O), a estimativa pessimista (P) e a estimativa mais provável (M). Então, a equação de distribuição triangular ficará assim:

E= (O+P+M)/3

PERT significa “Técnica de Avaliação e Revisão do Programa”. É um modelo de tomada de decisão que ajuda os grupos a priorizar seu trabalho, determinando quanto tempo eles precisam para concluir diferentes tarefas.

O método de distribuição beta PERT é mais uma média ponderada. Dá mais peso ao resultado mais provável e menos peso aos outros resultados. Os gerentes de projeto geralmente usam esse método para estimar as datas de conclusão do projeto, pois ele tende a ser mais preciso.

A equação PERT Beta pode ser estimada da seguinte maneira:

Distribuição Beta PERT = (P + O + 4ML ) / 6

Seguindo nosso exemplo acima, digamos que no caso de um freelancer trabalhando na Tarefa A (que acontece ser uma campanha de mídia social) a estimativa mais otimista é de duas semanas e o pior cenário é de nove semanas. A estimativa mais provável é de quatro semanas.

Aplicando a equação PERT beta, a estimativa de tempo aproximada seria de 4,5 semanas. Usando este método, também podemos contabilizar o desvio padrão neste caso para dar aos nossos clientes um tempo de conclusão mais amplo. Para a Tarefa A, podemos expressá-la como abaixo:

Desvio padrão = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1,75

Isso funciona para 1,75 em nosso exemplo. Portanto, podemos fornecer uma janela de conclusão provável de 6,25 semanas, em vez de 4,5 semanas.

  • Estimativa de baixo para cima: O método mais simples (e mais preciso) para calcular as horas de projeto freelance é a abordagem de estimativa de baixo para cima. Essa abordagem sugere que você comece na base de sua estrutura de divisão de trabalho, registrando todas as despesas e adicionando conforme necessário.

Com essa abordagem, você pode criar estimativas precisas começando de baixo e subindo em cada custo no escopo do projeto. Ele ajuda você a ter todos os custos cobertos de uma só vez.

3. Calcule sua proporção de Fudge

Como nem todos os freelancers trabalham da mesma maneira, pode ser difícil medir quanto tempo eles gastam trabalhando em um projeto. Nesses casos, o uso de uma calculadora de taxa de correção pode ajudá-lo a calcular estimativas precisas. Ele ajuda você a ver a proporção de tempo super/subestimado, para que você possa otimizar suas horas faturáveis.

Por exemplo, se você estima que levará quatro dias para terminar um projeto, mas leva apenas dois dias, então sua proporção de erros é de 2:1. O objetivo da taxa de fudge é determinar a rapidez com que você pode percorrer as tarefas em seu projeto e quanta folga você tem em sua agenda.

4. Conta para o tempo ocioso e pausas

Você pode pensar que pode simplesmente somar as horas que dedica, mas não é assim que funciona. Os dias de férias e os tempos ociosos devem ser considerados no total de horas que você planeja trabalhar.

Se você não fizer pausas, acabará se esgotando mais rápido do que o previsto. Se você estiver usando ferramentas de colaboração como Slack ou Todoist, torna-se importante configurar um férias ou estado fora do escritório ao tirar uma folga.

Se você tirar um dia de folga, deve considerá-lo ao calcular o número de horas que planeja trabalhar por semana. Se você estendeu o tempo ocioso ou uma pausa no trabalho, vale a pena notar isso também - basta adicionar uma ou duas horas ao total de horas trabalhadas por semana.

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5. Fator no planejamento, contingências e revisões

Um dos erros mais comuns que os freelancers cometem é não contabilizar o tempo de planejamento. Da mesma forma, as estimativas de contingência são necessárias para levar em conta circunstâncias imprevistas que podem surgir durante o curso de um projeto – por exemplo, restrições de recursos.

  • Planejamento: Você precisará de tempo para planejar seu trabalho e certificar-se de obter todas as informações necessárias dos clientes. Isso é especialmente importante ao trabalhar com clientes que são novos no seu setor ou que nunca trabalharam com você antes.
  • Administração: Você precisará de tempo para tarefas administrativas, como enviar faturas ou configurar contas de mídia social. Você também pode precisar de tempo para acompanhamento do cliente após a conclusão dos projetos.
  • Contingências/Revisões: Se um projeto demorar mais do que o esperado ou se algo der errado com um projeto, você pode precisar de mais tempo para tarefas administrativas ou fazer adições ou revisões.

O rastreamento de tempo é uma ótima maneira de entender melhor quanto tempo você está gastando em cada projeto. Você pode usar ferramentas como modelos de cronograma do projeto ou modelos de quadro de horários e aplicativos de rastreamento de tempo para garantir que você esteja obtendo dados adequados sobre quanto tempo leva para concluir as tarefas.

Você também descobrirá que configurar um sistema para rastreamento de tempo, como o Técnica Pomodoro, ajudará você a aumentar a produtividade, acompanhar seu progresso e garantir que você esteja cumprindo os prazos.

7. Revise suas estimativas finais

Você terminou sua estimativa e agora é hora de fazer esse número final. Uma das coisas que você precisa fazer aqui é revisar sua estimativa. Verifique se alguma tarefa foi omitida da estimativa. Em caso afirmativo, adicione essas horas extras de volta à estimativa final. Usando uma variedade de modelos de gerenciamento de projetos pode ajudar.

Se você tiver uma estimativa do seu cliente, revise-a para garantir que os números estejam dentro do razoável. Se houver uma discrepância entre suas duas estimativas, peça mais detalhes sobre o que eles querem e como querem que seja feito.

Avalie e gerencie suas horas faturáveis ​​com precisão

O tópico de horas de projeto é controverso para freelancers, pois cada pessoa terá sua própria taxa (com base na experiência, especialização no assunto, demandas do cliente etc.) e metodologia de resolução de problemas.

Se você está planejando calcular suas horas de trabalho freelance, conhecer essas dicas e truques será inestimável. Espero que eles economizem tempo e dinheiro em seu próximo projeto e tornem todo o processo muito menos estressante.